¿Es relevante la gestión de documentos en una organización sin papel?
Antes las conocíamos como "soluciones de escaneado". Con la llegada del CD a mediados de los 80, apareció de repente un nuevo soporte para almacenar datos que garantizaba que éstos no podían ser manipulados.
Muchos proveedores de software se subieron al carro y empezaron a ofrecer soluciones para almacenar datos en CD inviolables.
Al principio, las soluciones consistían en almacenar los resultados de las aplicaciones principales, como informes diarios, estados financieros, etc. El concepto pasó a denominarse COLD ( Computer Output to Laser Disc). Gracias a la indexación automática de esa información, los usuarios de las empresas encontraron una forma de almacenar y recuperar al instante los documentos que históricamente se habían impreso y almacenado en papel A3.
El crecimiento del almacenamiento de contenidos digitales
Cuando el coste del hardware de escaneado empezó a bajar, los proveedores de software adaptaron rápidamente sus soluciones de gestión documental para dar cabida a los documentos escaneados, así como a los COLD.
Pasaron unos años y otros tipos de correspondencia, como correos electrónicos y documentos de MS-Office, empezaron a almacenarse en los mismos sistemas.
Hoy en día, las soluciones de gestión de documentos se conocen como gestión de contenidos o Gestión de contenidos empresariales (ECM). Ofrecen la posibilidad de almacenar electrónicamente todo tipo de documentación asociada a una empresa, y de poner esa información a disposición instantánea de cualquiera que esté autorizado a consultarla.
Esta "fuente única de la verdad" se ha convertido en la columna vertebral de la mayoría de las organizaciones, desde los servicios financieros a la logística, pasando por los hospitales y, de hecho, cualquier tipo de empresa en la que sea esencial un acceso rápido y sencillo a la documentación. Es posible que muchos usuarios empresariales ni siquiera sepan dónde se encuentra su contenido, ya que podrían acceder a él directamente desde su aplicación principal a través de una API invisible.
Por supuesto, la facilidad de acceso no es el único factor; la planificación de la continuidad del negocio depende en gran medida de que la documentación se conserve de forma segura en caso de incendio, inundación u otro tipo de desastre. El servicio de atención al cliente mejora enormemente cuando un agente tiene toda la información pertinente al alcance de la mano cuando responde a una llamada de un cliente, y las empresas viven o mueren en función del nivel de atención al cliente que prestan.
¿Qué buscar en una solución moderna de gestión de contenidos empresariales?
Para satisfacer las demandas de segmentos altamente regulados y complejos, como los servicios financieros, la sanidad y similares, las organizaciones necesitan clasificar los productos de software ECM competidores aplicando un riguroso conjunto de puntos de referencia:
Volumen de datos - ¿Puede el software ECM gestionar enormes cantidades de datos cada hora, cada día, almacenándolos automáticamente de forma segura para su recuperación 24/7?
Conformidad -¿Ayuda la solución a cumplir la normativa sobre gobernanza de la información permitiéndole aplicar fácilmente los aspectos esenciales del cumplimiento?
Minería de datos - ¿Le permite extraer grandes cantidades de datos de innumerables documentos, aplicando múltiples rangos y parámetros para encontrar resultados exactos?
Gestión de registros - ¿Se racionaliza mucho más la gestión de archivos, permitiendo a los usuarios elegir qué documentos y ¿se conservan los datos de forma segura, durante cuánto tiempo, e incluso se configura la eliminación automática al expirar los datos?
Gestión del flujo de trabajo - ¿Permite la capacidad de flujo de trabajo del software ECM tanto el enrutamiento simplificado de documentos como la gestión compleja de procesos empresariales (BPM), dando a los usuarios flexibilidad para adaptarse a diferentes necesidades de proceso?
Podría decirse que la solución ECM adecuada no sólo es relevante para la organización sin papel, sino que es decisiva para facilitar la organización sin papel.
