La gestion documentaire est-elle pertinente dans une organisation sans papier ?

Nous les connaissions sous le nom de "solutions de numérisation". Avec l'avènement du CD au milieu des années 80, un nouveau support de stockage des données est soudain apparu, qui garantissait que les données ne pouvaient pas être altérées.

De nombreux éditeurs de logiciels ont pris le train en marche et ont commencé à proposer des solutions de stockage de données sur des CD inviolables.

Au départ, les solutions consistaient à stocker les données de sortie des applications principales, telles que les rapports quotidiens, les états financiers, etc. Le concept a été baptisé COLD ( Computer Output to Laser Disc). Grâce à l'indexation automatique de ces informations, les utilisateurs professionnels ont trouvé un moyen de stocker et de retrouver instantanément les documents qui étaient traditionnellement imprimés et stockés sur du papier de format A3.

La croissance du stockage de contenu numérique

Lorsque le coût du matériel de numérisation a commencé à baisser, les éditeurs de logiciels ont rapidement adapté leurs solutions de gestion documentaire pour prendre en charge les documents numérisés ainsi que les documents COLD.

Quelques années plus tard, d'autres types de correspondance, tels que les courriers électroniques et les documents MS-Office, ont commencé à être stockés dans les mêmes systèmes.

Aujourd'hui, les solutions de gestion documentaire sont connues sous le nom de gestion de contenu ou de gestion du contenu de l'entreprise (ECM). Elles permettent de stocker électroniquement tous les types de documents associés à une entreprise et de rendre ces informations instantanément accessibles à toute personne autorisée à les consulter.

Cette "source unique de vérité" est devenue l'épine dorsale de la plupart des organisations, des services financiers à la logistique en passant par les hôpitaux, et en fait de tout type d'entreprise où un accès rapide et facile à la documentation est essentiel. De nombreux utilisateurs professionnels ne savent peut-être même pas où se trouve leur contenu - ils pourraient facilement y accéder directement à partir de leur application principale via une API invisible.

Bien entendu, la facilité d'accès n'est pas le seul facteur déterminant ; la planification de la continuité des activités repose en grande partie sur la conservation de la documentation en toute sécurité en cas d'incendie, d'inondation ou d'une autre forme de catastrophe. Le service à la clientèle est grandement amélioré lorsqu'un agent a toutes les informations pertinentes à portée de main lorsqu'il répond à un appel d'un client - et les entreprises vivent ou meurent en fonction du niveau de service à la clientèle qu'elles fournissent.

Que faut-il rechercher dans une solution moderne de gestion de contenu d'entreprise ?

Pour répondre aux exigences de segments complexes et hautement réglementés tels que les services financiers, les soins de santé et autres, les organisations doivent faire le tri parmi les produits logiciels ECM concurrents en appliquant un ensemble rigoureux de critères de référence :

Volume de données - Le logiciel ECM peut-il gérer d'énormes quantités de données chaque heure, chaque jour, en les stockant automatiquement et en toute sécurité pour les retrouver 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ?

Conformité -La solution vous aide-t-elle à respecter les réglementations en matière de gouvernance de l'information en vous permettant de mettre en œuvre facilement les éléments essentiels de la conformité ?

Exploration de données - Vous permet-il d'extraire de grandes quantités de données à partir d'innombrables documents, en appliquant de multiples plages et paramètres pour trouver des résultats exacts ?

Gestion des archives - La gestion des documents devient-elle beaucoup plus rationnelle, permettant aux utilisateurs de choisir les documents qu'ils souhaitent conserver ? et Les données sont conservées en toute sécurité, pendant combien de temps, et il est même possible de programmer une suppression automatique à l'expiration des données.

Gestion du flux de travail - La capacité de flux de travail du logiciel ECM permet-elle à la fois un acheminement simplifié des documents et une gestion complexe des processus d'entreprise (BPM), offrant ainsi aux utilisateurs la souplesse nécessaire pour répondre aux différents besoins en matière de processus ?

On pourrait dire que la bonne solution ECM n'est pas seulement pertinente pour l'organisation sans papier, elle contribue à faciliter l'organisation sans papier.