Ist das Dokumentenmanagement in einer papierlosen Organisation von Bedeutung?
Früher kannte man sie als "Scanlösungen". Mit dem Aufkommen der CD Mitte der 80er Jahre gab es plötzlich ein neues Medium zum Speichern von Daten, das sicherstellte, dass die Daten nicht verfälscht werden konnten.
Viele Softwarehersteller sprangen auf diesen "Zug" auf und begannen, Lösungen für die Speicherung von Daten auf fälschungssicheren CDs anzubieten.
Ursprünglich ging es bei den Lösungen nur um die Speicherung von Ausgaben aus Kernanwendungen wie Tagesberichten, Jahresabschlüssen usw. Das Konzept wurde unter dem Namen COLD - Computer Output to Laser Disc - bekannt. Mit der automatischen Indizierung solcher Informationen fanden die Geschäftsanwender eine Möglichkeit, Dokumente zu speichern und sofort abzurufen, die bisher auf A3-Listenpapier gedruckt und gespeichert wurden.
Das Wachstum der Speicherung digitaler Inhalte
Als die Kosten für Scan-Hardware zu sinken begannen, passten die Software-Anbieter ihre Dokumentenmanagement-Lösungen schnell an, um sowohl gescannte Dokumente als auch COLD verarbeiten zu können.
Ein paar Jahre später wurden auch andere Arten von Korrespondenz wie E-Mails und MS-Office-Dokumente in denselben Systemen gespeichert.
Heute sind Dokumentenmanagement-Lösungen als Content Management oder Unternehmens-Content-Management (ECM)-Lösungen. Sie bieten die Möglichkeit, alle Arten von Dokumenten, die mit einem Unternehmen verbunden sind, elektronisch zu speichern und diese Informationen jedem, der sie einsehen darf, sofort zur Verfügung zu stellen.
Diese "Single Source of Truth" ist zum Rückgrat der meisten Unternehmen geworden, von Finanzdienstleistungen über Logistik bis hin zu Krankenhäusern und in der Tat jeder Art von Unternehmen, in denen ein schneller und einfacher Zugang zu Dokumenten wichtig ist. Viele Geschäftsanwender wissen vielleicht nicht einmal, wo ihre Inhalte gespeichert sind - sie könnten einfach über eine unsichtbare API direkt von ihrer Hauptanwendung darauf zugreifen.
Natürlich ist der einfache Zugriff nicht der einzige Faktor. Die Planung der Geschäftskontinuität hängt stark davon ab, dass die Dokumentation im Falle eines Brandes, einer Überschwemmung oder einer anderen Katastrophe sicher aufbewahrt wird. Der Kundenservice wird erheblich verbessert, wenn ein Mitarbeiter bei der Beantwortung eines Kundenanrufs alle relevanten Informationen zur Hand hat - und Unternehmen stehen und fallen mit dem Niveau ihres Kundenservice.
Was ist von einer modernen Enterprise Content Management-Lösung zu erwarten?
Um den Anforderungen hochregulierter und komplexer Segmente wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und ähnlichem gerecht zu werden, müssen Unternehmen die konkurrierenden ECM-Softwareprodukte anhand strenger Benchmarks auswählen:
Datenvolumen - Kann die ECM-Software stündlich und täglich riesige Datenmengen verarbeiten und diese automatisch und sicher speichern, so dass sie rund um die Uhr abrufbar sind?
Einhaltung -Hilft die Lösung bei der Einhaltung von Information-Governance-Vorschriften, indem sie Ihnen die einfache Implementierung von Compliance-Elementen ermöglicht?
Data Mining - Erlaubt es Ihnen, riesige Datenmengen aus unzähligen Dokumenten zu durchsuchen und mehrere Bereiche und Parameter anzuwenden, um exakte Ergebnisse zu finden?
Schriftgutverwaltung - Wird die Verwaltung von Unterlagen weitaus effizienter, so dass die Benutzer auswählen können, welche Dokumente und Daten sicher aufbewahrt werden, wie lange, und sogar die automatische Löschung nach Ablauf der Daten einrichten?
Arbeitsablauf-Management - Erlaubt die Workflow-Fähigkeit der ECM-Software sowohl ein vereinfachtes Dokumenten-Routing als auch ein komplexes Business Process Management (BPM), so dass die Benutzer flexibel auf unterschiedliche Prozessanforderungen reagieren können?
Man könnte sagen, dass die richtige ECM-Lösung nicht nur relevant für die papierlose Organisation ist, sondern auch dazu beiträgt Erleichterung die papierlose Organisation.
