Hoy continuamos nuestra serie de blogs de siete semanas sobre programas de cumplimiento eficaces con un análisis del cuarto sello distintivo sobre formación y comunicación. Aunque muchas organizaciones y departamentos de cumplimiento creen que manejan bien este sello distintivo, a menudo no alcanzan todo su potencial en este ámbito.
En este blog, desglosaremos este sello distintivo, expondremos exactamente en qué fallan las organizaciones y aclararemos las expectativas de los reguladores en este ámbito. Si aún no lo ha hecho, no deje de leer la primera parte de nuestra serieque trata sobre políticas y procedimientos escritos, supervisión de programas y el debido cuidado ético.
Según las Directrices Federales de Sentencias para Organizaciones, las organizaciones deben tomar medidas para comunicar regularmente sus normas y procedimientos de forma práctica. Esto significa que las organizaciones deben comunicar sus programas de cumplimiento y ética a través de una formación eficaz y compartiendo información adecuada a las personas con funciones y responsabilidades específicas.
A menudo, las organizaciones no alcanzan este objetivo debido a su interpretación de este sello distintivo y a la cantidad de cuidado y detalle que le dedican. Por lo general, las organizaciones no cumplen los requisitos de este sello distintivo de cuatro maneras fundamentales:
- Falta de revisión periódica y comunicación continua
- No garantizar que la formación y la comunicación de las políticas sean pertinentes para el empleado.
- Medición incorrecta o falta de medición de la eficacia de la formación y las políticas
- No considerar la priorización de riesgos de la formación
Revisión periódica y comunicación continua
En primer lugar, muchas organizaciones despliegan todas sus políticas y programas de formación a la vez y alojan el material en una intranet corporativa para que los empleados puedan visitarla a voluntad. En cierto sentido, el mero hecho de poner esta información a disposición de los empleados elimina el sentido de propiedad y responsabilidad de la dirección en materia de cumplimiento y aplicación de las normas éticas. Muchas organizaciones piensan que, puesto que la información ya está disponible, su trabajo ha terminado, ya que sus empleados han sido informados.
Sin embargo, informar a los empleados es sólo el primer paso hacia una formación y comunicación eficaces de un programa de cumplimiento. Las empresas deben revisar, actualizar y redistribuir periódicamente las políticas y los materiales de formación para garantizar su pertinencia. Incluso cuando no haya necesidad de cambiar el contenido, las organizaciones deben recordar a los empleados sus obligaciones y el comportamiento que se espera de ellos.
Para poner de relieve esta cuestión, nos fijamos en el libro blanco del DOJ sobre la "Evaluación de los Programas de Cumplimiento Corporativo." Este documento aclara los tipos de preguntas que se plantean los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley a la hora de evaluar la eficacia.
Según el informe, el DOJ no sólo examina la formación en la materia que se publica periódicamente, sino que también se fija en lo que hace la alta dirección para comunicar a los empleados la postura de la empresa ante cualquier caso de conducta indebida.
Por ejemplo, el DOJ quiere saber qué comunicaciones se enviaron tras el despido de un empleado por incumplimiento de las políticas, procedimientos y controles de la empresa. Los empleados deben comprender claramente las consecuencias de un comportamiento inadecuado e inaceptable.
Formación pertinente y comunicación de las políticas a los empleados
Otro problema común que las organizaciones no abordan es la necesidad de difundir información adecuada a las funciones y responsabilidades respectivas de cada persona. La formación y la comunicación deben ser específicas y pertinentes. Si no se imparte esta formación específica, se fracasa en el intento de ser eficaz.
La siguiente pregunta que se hace el Departamento de Justicia es si la formación se ofrece en una forma y un lenguaje apropiados para el público al que va dirigida. Buscan pruebas de que las políticas y los cursos de formación se imparten en la lengua materna del destinatario, y de que son apropiados para la ubicación, la geografía, la función, el papel y el área de responsabilidad del destinatario.
Medir la eficacia de la formación y las políticas
El objetivo de garantizar que la comunicación sea relevante para el empleado es aumentar la eficacia de la formación. La medición de la eficacia es un área de gran debate, sobre la que Hui Chen, antiguo consultor del DOJ en materia de aplicación de la ley, siente pasión.
"A menudo, cuando las empresas hablan de un tono robusto, simplemente están utilizando las métricas equivocadas y midiendo las cosas equivocadas", afirma Hui Chen.
Continúa:
"La gente me pregunta a menudo qué deben medir en el entrenamiento y mi respuesta es que me digan cuál es el propósito o el objetivo de su entrenamiento. ¿Qué quieren conseguir exactamente con su entrenamiento? Creo que volvemos a las preguntas del 'por qué'. ¿Por qué estás haciendo este entrenamiento? Si la formación tiene éxito, ¿cuál será el resultado? No creo que la gente se plantee suficientemente la pregunta del 'por qué'".
Priorización de riesgos de la formación
La pregunta "¿por qué?" nos lleva a la última carencia de muchas organizaciones en este distintivo: la formación basada en el riesgo.
"Si ni siquiera sabes cuáles son los riesgos, ¿cómo se supone que vas a abordarlos?", se pregunta Chen.
Cuando se le pregunta qué busca en la formación basada en el riesgo, Chen responde:
"¿Está asignando sus recursos -ya sea tiempo, dinero o sistemas de control- de forma proporcional a los daños potenciales que podría causar?".
La "Evaluación de los programas de cumplimiento corporativo" también apoya esta opinión. El DOJ quiere saber qué análisis realiza una empresa para determinar quién debe recibir formación y sobre qué temas.
Una vez más, como ocurre con muchos de los distintivos, los reguladores piden a las organizaciones que vayan más allá del mero ejercicio de marcar casillas e impartir formación en materia de cumplimiento. Para ser realmente eficaces, la formación y la comunicación deben reforzarse, ser pertinentes, medirse y basarse en el riesgo.
Vuelva la semana que viene para conocer el quinto sello distintivo del cumplimiento: la supervisión y la eficacia.
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