Effektives Compliance-Programm Merkmal 4 - Schulung und Kommunikation

Heute setzen wir unsere siebenwöchige Blogserie über wirksame Compliance-Programme mit einer Analyse des vierten Merkmals fort: Schulung und Kommunikation. Viele Unternehmen und Compliance-Abteilungen glauben zwar, dass sie dieses Merkmal gut beherrschen, bleiben aber oft hinter ihrem Potenzial in diesem Bereich zurück.  

In diesem Blog werden wir dieses Merkmal aufschlüsseln, genau aufzeigen, wo Organisationen versagen und Klarheit über die Erwartungen der Regulierungsbehörden in diesem Bereich schaffen. Falls Sie es noch nicht getan haben, lesen Sie unbedingt den ersten Teil unserer Serielesen, der sich mit schriftliche Richtlinien und Verfahren, Programmaufsicht und ethische Sorgfaltspflicht.

Gemäß den Federal Sentencing Guidelines for Organizations sollten Organisationen Maßnahmen ergreifen, um ihre Standards und Verfahren regelmäßig und praxisnah zu vermitteln. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Compliance- und Ethikprogramme durch wirksame Schulungen und die Weitergabe von Informationen an Personen mit bestimmten Aufgaben und Verantwortlichkeiten vermitteln sollten.

Organisationen verfehlen dieses Ziel oft aufgrund ihrer Interpretation dieses Gütesiegels und der Sorgfalt und Detailgenauigkeit, mit der sie es behandeln. In der Regel erfüllen Organisationen die Anforderungen dieses Gütesiegels auf vier wesentliche Arten nicht:

1. Mangel an regelmäßiger Überprüfung und kontinuierlicher Kommunikation
2. Nicht sicherstellen, dass die Schulung und die Kommunikation von Richtlinien für den Mitarbeiter relevant sind
3. Falsche oder fehlende Messung der Wirksamkeit von Schulungen und Maßnahmen
4. Keine Berücksichtigung der Risikopriorisierung der Ausbildung

Regelmäßige Überprüfung und kontinuierliche Kommunikation

Erstens geben viele Unternehmen alle Richtlinien und Schulungsprogramme auf einmal heraus und stellen das Material im Intranet zur Verfügung, damit die Mitarbeiter es nach Belieben abrufen können. Dadurch, dass diese Informationen den Mitarbeitern einfach zur Verfügung gestellt werden, wird den Führungskräften in gewisser Weise das Gefühl der Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften und die Durchsetzung der Ethikvorschriften genommen. Viele Unternehmen sind der Meinung, dass sie mit der Bereitstellung der Informationen ihre Arbeit getan haben, da ihre Mitarbeiter informiert sind.

Die Information der Mitarbeiter ist jedoch nur der erste Schritt zu einer wirksamen Schulung und Kommunikation eines Compliance-Programms. Die Unternehmen sollten die Richtlinien und Schulungsmaterialien regelmäßig überprüfen, aktualisieren und neu verteilen, um ihre Relevanz zu gewährleisten. Selbst wenn keine Notwendigkeit besteht, Inhalte zu ändern, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter an ihre Pflichten und das von ihnen erwartete Verhalten erinnern.

Um dieses Thema zu beleuchten, schauen wir uns das Whitepaper des DOJ über die "Bewertung von Corporate Compliance-Programmen." Dieses Papier verschafft Klarheit über die Art der Fragen, die die Vollzugsbeamten bei der Bewertung der Wirksamkeit stellen.

Dem Whitepaper zufolge prüft das DOJ nicht nur die regelmäßig veröffentlichten Schulungen zum Thema, sondern achtet auch darauf, was die Unternehmensleitung unternimmt, um die Mitarbeiter über die Haltung des Unternehmens zu etwaigem Fehlverhalten zu informieren.

So möchte das DOJ beispielsweise wissen, welche Mitteilungen nach der Kündigung eines Mitarbeiters wegen Nichteinhaltung der Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -kontrollen verschickt wurden. Die Mitarbeiter müssen die Konsequenzen von unangemessenem und inakzeptablem Verhalten klar verstehen.

Einschlägige Schulungen und Kommunikation der Richtlinien an die Mitarbeiter

Ein weiteres Problem, das von den Unternehmen häufig vernachlässigt wird, ist die Notwendigkeit, Informationen zu verbreiten, die den jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter entsprechen. Schulung und Kommunikation sollten zielgerichtet und relevant sein. Wird diese gezielte Schulung nicht durchgeführt, so ist sie nicht effektiv.

Die nächste Frage, die das DOJ stellt, ist, ob die Schulungen in einer für die Zielgruppe geeigneten Form und Sprache angeboten werden. Sie suchen nach Belegen dafür, dass die Richtlinien und Schulungen in der Muttersprache eines Empfängers vermittelt werden und dass sie dem Standort, der Geografie, der Funktion, der Rolle und dem Verantwortungsbereich des Empfängers angemessen sind.

Messung der Effektivität von Schulungen und Politiken

Das Ziel, die Relevanz der Kommunikation für den Mitarbeiter zu gewährleisten, besteht darin, die Wirksamkeit der Schulung zu erhöhen. Die Messung der Wirksamkeit ist ein sehr umstrittenes Thema, das Hui Chen, ehemaliger Berater des Justizministeriums, sehr am Herzen liegt.

"Wenn Unternehmen von einem robusten Ton sprechen, verwenden sie oft nur die falschen Kennzahlen und messen die falschen Dinge", so Hui Chen.

Sie fährt fort:

"Die Leute fragen mich oft, was sie beim Training messen sollten, und meine Antwort ist, dass sie mir sagen sollen, was der Zweck oder das Ziel ihres Trainings ist. Was genau wollen Sie mit Ihrem Training erreichen? Ich denke, das geht zurück auf die Frage nach dem 'Warum'. Warum machen Sie dieses Training? Wenn Ihr Training erfolgreich ist, was wäre das Ergebnis? Ich glaube nicht, dass die Leute die Frage nach dem 'Warum' oft genug stellen.

Risikopriorisierung der Ausbildung

Die Frage nach dem "Warum" führt uns zum letzten Defizit vieler Organisationen in diesem Bereich - der risikobasierten Ausbildung.

"Wenn man nicht einmal weiß, welche Risiken bestehen, wie soll man sie dann angehen?", fragt Chen.

Auf die Frage, worauf sie bei risikobasierten Schulungen Wert legt, antwortet Chen:

"Setzen Sie Ihre Ressourcen - sei es Zeit, Geld oder Kontrollsysteme - so ein, dass sie in einem angemessenen Verhältnis zu den möglichen Schäden stehen?"

Auch die "Evaluation of Corporate Compliance Programs" unterstützt diese Ansicht. Das DOJ möchte wissen, welche Analyse ein Unternehmen vornimmt, um zu bestimmen, wer und zu welchen Themen geschult werden soll.

Auch hier fordern die Regulierungsbehörden die Unternehmen auf, über die bloße Durchführung von Schulungen zur Einhaltung der Vorschriften hinauszugehen, wie dies bei vielen anderen Merkmalen der Fall ist. Um wirklich effektiv zu sein, müssen Schulung und Kommunikation verstärkt, relevant, gemessen und risikobasiert sein.

Schauen Sie nächste Woche wieder vorbei, wenn wir uns mit dem fünften Merkmal der Einhaltung der Vorschriften befassen: Überwachung und Wirksamkeit.

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