Nous poursuivons aujourd'hui notre série de blogs de sept semaines sur les programmes de conformité efficaces en analysant la quatrième caractéristique, à savoir la formation et la communication. Alors que de nombreuses organisations et départements de conformité pensent qu'ils gèrent bien cette caractéristique, ils sont souvent loin d'avoir atteint leur plein potentiel dans ce domaine.
Dans ce blog, nous allons décomposer cette caractéristique, exposer exactement où les organisations échouent et clarifier les attentes des régulateurs dans ce domaine. Si vous ne l'avez pas encore fait, n'oubliez pas de lire la première partie de notre sériequi traite des les politiques et procédures écrites, la surveillance du programme et la vigilance éthique.
Selon les Federal Sentencing Guidelines for Organizations, les organisations doivent prendre des mesures pour communiquer régulièrement leurs normes et procédures d'une manière pratique. Cela signifie que les organisations doivent communiquer leurs programmes de conformité et d'éthique par le biais d'une formation efficace et d'un partage d'informations approprié aux personnes ayant des rôles et des responsabilités spécifiques.
Les organisations n'atteignent souvent pas cet objectif en raison de l'interprétation qu'elles font de cette marque et de l'attention et des détails qu'elles lui accordent. En règle générale, les organisations ne parviennent pas à satisfaire aux exigences de cette marque de fabrique de quatre manières principales :
- Absence de révision périodique et de communication continue
- Ne pas s'assurer que la formation et la communication des politiques sont pertinentes pour l'employé
- Mesure incorrecte ou absence de mesure de l'efficacité de la formation et des politiques
- Ne pas tenir compte de la hiérarchisation des risques liés à la formation
Révision périodique et communication continue
Tout d'abord, de nombreuses organisations mettent en place toutes leurs politiques et tous leurs programmes de formation en une seule fois et hébergent le matériel sur l'intranet de l'entreprise pour que les employés puissent le consulter à volonté. D'une certaine manière, le simple fait de mettre ces informations à la disposition des employés enlève à la direction le sens de l'appropriation et de la responsabilité de l'application de la conformité et de l'éthique. De nombreuses organisations pensent que, puisque l'information est maintenant disponible, leur travail est terminé puisque leurs employés ont été informés.
Cependant, l'information des employés n'est que la première étape d'une formation et d'une communication efficaces d'un programme de conformité. Les entreprises doivent régulièrement revoir, mettre à jour et redistribuer les politiques et le matériel de formation pour s'assurer de leur pertinence. Même s'il n'est pas nécessaire de modifier le contenu, les organisations doivent rappeler aux employés leurs devoirs et le comportement qu'on attend d'eux.
Pour mettre en lumière cette question, nous nous tournons vers le livre blanc du DOJ sur " l'évaluation des programmes de conformité des entreprises ".Évaluation des programmes de conformité des entreprises." Ce document clarifie les types de questions posées par les agents chargés de l'application de la loi lors de l'évaluation de l'efficacité.
Selon le livre blanc, le ministère de la justice ne se contente pas d'examiner les formations périodiques sur des sujets précis, mais s'intéresse également à ce que fait la direction pour informer les employés de la position de l'entreprise sur les cas de mauvaise conduite.
Par exemple, le ministère de la justice veut savoir quelles communications ont été diffusées après le licenciement d'un employé pour non-respect des politiques, procédures et contrôles de l'entreprise. Les employés doivent comprendre clairement les conséquences d'un comportement inadéquat et inacceptable.
Formation pertinente et communication des politiques aux employés
Un autre problème courant que les organisations n'abordent pas est la nécessité de diffuser des informations adaptées aux rôles et aux responsabilités de chacun. La formation et la communication doivent être ciblées et pertinentes. Si cette formation ciblée n'est pas dispensée, l'efficacité n'est pas au rendez-vous.
La question suivante posée par le ministère de la justice est de savoir si la formation est proposée sous une forme et dans une langue adaptées au public visé. Il cherche des preuves que les politiques et les formations sont communiquées dans la langue maternelle du destinataire et qu'elles sont adaptées au lieu, à la géographie, à la fonction, au rôle et au domaine de responsabilité du destinataire.
Mesurer l'efficacité de la formation et des politiques
S'assurer que la communication est pertinente pour l'employé a pour objectif d'accroître l'efficacité de la formation. La mesure de l'efficacité est un domaine qui fait l'objet d'un grand débat et qui passionne Hui Chen, ancien consultant en matière d'application de la loi auprès du ministère de la justice.
"Souvent, lorsque les entreprises parlent d'un ton robuste, elles utilisent simplement les mauvais paramètres et mesurent les mauvaises choses", déclare Hui Chen.
Elle poursuit :
"Les gens me demandent souvent ce qu'ils devraient mesurer lors d'un entraînement et je leur réponds qu'ils doivent me dire quel est le but ou l'objectif de leur entraînement. Que voulez-vous que votre formation accomplisse exactement ? Je pense que cela revient à la question du "pourquoi". Pourquoi faites-vous cette formation ? Si votre formation est réussie, quel en sera le résultat ? Je ne pense pas que les gens se posent suffisamment la question du "pourquoi".
Hiérarchisation des risques liés à la formation
La question du "pourquoi" nous amène à la dernière lacune de nombreuses organisations dans ce domaine : la formation basée sur le risque.
"Si vous ne savez même pas quels sont les risques, comment pouvez-vous y faire face ? s'interroge Chen.
Lorsqu'on lui demande ce qu'elle attend d'une formation basée sur le risque, Chen répond :
"Allouez-vous vos ressources - qu'il s'agisse de temps, d'argent ou de systèmes de contrôle - d'une manière proportionnelle aux dommages potentiels qu'elles pourraient causer ?
L'"évaluation des programmes de conformité des entreprises" va également dans ce sens. Le DOJ veut savoir quelle analyse une entreprise entreprend pour déterminer qui doit recevoir une formation et sur quels sujets.
Une fois de plus, comme pour de nombreuses caractéristiques, les régulateurs demandent aux organisations d'aller au-delà de l'exercice consistant à simplement dispenser une formation à la conformité. Pour être vraiment efficaces, la formation et la communication doivent être renforcées, pertinentes, mesurées et basées sur les risques.
Revenez la semaine prochaine pour découvrir la cinquième caractéristique de la conformité : le contrôle et l'efficacité.
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