Elevando la protección de datos de RRHH: Mitratech y Vault Verify

Datos de empleados y RRHH = Riesgo de exposición

La concesión de múltiples puntos de acceso a los conjuntos de datos de los empleados está plagada de riesgo de exposición. Todas las medidas de seguridad de la empresa destinadas a proteger la información privada son tan sólidas como la seguridad más débil de los proveedores que reciben los datos. El empresario puede perder el control de los datos una vez compartidos. Con las nuevas normativas estatales en Estados Unidos, especialmente la Ley de Derechos de Privacidad de Californialas empresas están ahora sujetas a fuertes multas si no protegen los datos de los empleados. Con la llegada de nuevos requisitos de cumplimiento de datos para las empresas, el mundo de la tecnología de RR.HH. se ha vuelto repentinamente más complejo, y la necesidad de una adecuada investigación y contratación de proveedores es más acuciante.

Existen muchas necesidades legítimas de compartir los datos de los empleados para facilitar determinadas funciones de RR.HH. cuando se subcontratan a proveedores. Al contratar a estos proveedores, existe la responsabilidad de verificar y supervisar cómo gestiona el proveedor este acceso. Lo ideal sería que los datos utilizados fueran puntuales y precisos. Pero a menudo, el intercambio de datos se retrasa o se sobreexpone debido al modelo de "enviar y almacenar", o de archivo plano, en el que se comparte un conjunto de datos completo con el proveedor, quizás cada periodo de pago. En este caso, los datos pueden ser "obsoletos" en un entorno laboral que cambia rápidamente. O bien, la obligación de compartir archivos no está restringida y, en muchas situaciones, se comparte un vasto repositorio de IIP con un proveedor que puede no necesitar todos los datos para realizar el servicio contratado. Es posible que se compartan los datos de todos los empleados, pero que sólo unos pocos utilicen el servicio. Un ejemplo pertinente serían las verificaciones de empleo e ingresos, en las que, en un año medio, sólo uno de cada cinco empleados puede requerir un informe de verificación.

Externalizar un servicio

Cuando se externaliza un servicio, el "status quo" durante años puede haber sido proporcionar el conjunto completo de datos del empleado. Esto ha persistido porque el proveedor lo exige, o porque se considera más conveniente configurar la transmisión de un informe completo cada período de pago. Esto aumenta el riesgo de exposición de los datos debido al gran volumen de datos proporcionados, y también puede ser tentador para el proveedor monetizar aún más esos datos reempaquetándolos y revendiéndolos más allá de su uso previsto. De hecho, algunos proveedores que también son intermediarios de datos pueden combinar archivos de empleadores, obtenidos a través de servicios tecnológicos de RRHH, en una base de datos colectiva de empleados que es un elemento clave en su modelo de negocio de intermediación de datos. Desde luego, esta no es la intención inicial del empleador, que tiene la responsabilidad de proteger los datos de los empleados. Esta responsabilidad se ha convertido en un mandato de cumplimiento normativo en California, y cada vez son más los estados que avanzan en esa dirección.

Mitratech y Vault Verify se unen para servir mejor a sus clientes comunes
Con un interés cada vez mayor por la privacidad tanto entre los empleadores como entre sus trabajadores, estas prácticas establecidas desde hace tiempo deberían cuestionarse. De hecho, varias leyes estatales exigirán cada vez más un mayor escrutinio de la protección de los datos de los empleados. La buena noticia es que este método de "enviar y almacenar" todos los datos de los empleados con múltiples proveedores de servicios en varios informes cada período de pago ya no es necesario. Gracias a la tecnología API en tiempo real, ¡hay una forma mejor!

Mitratech, el líder en cumplimiento de recursos humanos, se enorgullece de anunciar una nueva alianza con Vault Verify para servir mejor a los clientes mutuos.

Vault Verify es un proveedor innovador de verificaciones subcontratadas de empleo e ingresos. Cuando se contacta con un cliente en relación con un informe de verificación de empleo o verificación de ingresos (VOE o VOI) para un empleado que solicita una hipoteca, por ejemplo, Vault Verify puede proporcionar un informe puntual y preciso conforme a la FCRA, eliminando la carga de trabajo para el departamento de RRHH o de nóminas.

Pasarela Vault EDGe 

Para satisfacer las solicitudes en línea de los verificadores certificados, Vault Verify utiliza API en tiempo real con las principales plataformas de HCM. La configuración suele llevar sólo unas horas. Después de eso, se accede a los datos de forma segura a través de la API del cliente, y sólo se extraen y utilizan los puntos de datos necesarios para satisfacer la solicitud de servicio consentida individualmente. Una vez proporcionados los datos al verificador, se eliminan completamente del sistema de Vault Verify. A través de este proceso innovador y conforme, denominado Vault EDGe Gateway, los clientes obtienen muchas ventajas.

La principal ventaja de Vault EDGe Gateway es que los clientes pueden reducir en gran medida la exposición potencial de los datos de los empleados. El escenario típico con los proveedores VOE/VOI de la competencia implica que el departamento de RRHH comparta todo su conjunto de datos de empleados y datos de nóminas en una transferencia de archivos cada periodo de pago. Una vez que esos datos se comparten con un tercero, la seguridad de la IIP sólo es tan buena como el nivel de protección del proveedor. En el pasado con proveedores de tecnología de RRHH. Cualquier control que el departamento de RR.HH. tuviera sobre los datos de los empleados se pierde cuando se comparten todos los datos. La mejor manera de minimizar el riesgo es reducir la cantidad de datos compartidos. El uso de EDGe Gateway de Vault Verify también se traduce en una mejora constante de la eficacia para los clientes.

Otra ventaja de Vault EDGe Gateway es que los departamentos de RR.HH. pueden utilizar los servicios de otros proveedores de tecnología de RR.HH. que accederán a sus datos a través de Vault EDGe Gateway, obteniendo así los mismos beneficios de seguridad al tiempo que reducen las API o los informes de datos necesarios para cumplir con sus servicios. A través del acuerdo para utilizar Vault EDGe Gateway para acceder a los datos de los empleados de los clientes que también utilizan Vault Verify, Mitratech puede facilitar la gestión del I-9 con Tracker I-9o la investigación de antecedentes con AssureHireobteniendo acceso seguro a datos y notificaciones en tiempo real sin integraciones añadidas.

Agrupación

Tal vez la ventaja más apreciada por los clientes de ambos servicios sea la reducción del coste global gracias a la agrupación. La solución VOE/VOI de Vault Verify es siempre gratuita para sus clientes empleadores. Es posible ahorrar en otros servicios tecnológicos de RRHH gracias al exclusivo programa de reparto de ingresos de Vault Verify. Por cada verificación realizada para un empleado, Vault Verify comparte una parte de los honorarios del verificador con el empleador. Después de todo, ¡son SUS datos! Este flujo de ingresos puede ser entregado a usted en forma de una reducción en el precio pagado por las líneas de servicio de Mitratech, incluyendo Rastreador I-9 y AssureHire. El ahorro puede ser bastante sustancial.

Si está interesado en aprovechar las ventajas de seguridad de Vault EDGe Gateway, la eficacia de los servicios VOE/VOI de Vault Verify y un precio reducido para sus servicios Mitratech, póngase en contacto con su representante Mitratech hoy mismo para una revisión personalizada.