Verbesserter Schutz von HR-Daten: Mitratech und Vault Verify

Mitarbeiter- und Personaldaten = Expositionsrisiko

Die Gewährung mehrerer Zugriffspunkte auf die Datensätze von Mitarbeitern birgt ein Risiko der Gefährdung. Alle unternehmensweiten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz privater Informationen sind nur so stark wie die schwächste Sicherheitsstufe unter den Anbietern, die die Daten erhalten. Der Arbeitgeber kann die Kontrolle über die Daten verlieren, sobald sie weitergegeben werden. Mit den neuen staatlichen Vorschriften in den Vereinigten Staaten, insbesondere dem Kalifornisches Gesetz über Datenschutzrechtedrohen Arbeitgebern nun empfindliche Geldstrafen, wenn sie die Daten ihrer Mitarbeiter nicht schützen. Mit dem Aufkommen neuer Anforderungen an die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen für Arbeitgeber ist die Welt der HR-Technologie plötzlich komplexer geworden, und die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Überprüfung der Anbieter und der Auftragsvergabe ist noch akuter.

Es gibt viele legitime Gründe für die Weitergabe von Mitarbeiterdaten, um bestimmte HR-Funktionen zu erleichtern, wenn diese an Anbieter ausgelagert werden. Bei der Auftragsvergabe an diese Anbieter muss überprüft und überwacht werden, wie der Anbieter diesen Zugang verwaltet. Im Idealfall sind die verwendeten Daten zeitnah und genau. Oft wird die gemeinsame Nutzung von Daten jedoch verzögert oder übermäßig stark beansprucht, weil ein kompletter Datensatz an den Anbieter weitergegeben wird, vielleicht für jeden Lohnzeitraum. Bei einer solchen Vereinbarung können die Daten in einer sich schnell verändernden Arbeitsumgebung "veraltet" sein. Oder die Verpflichtung zur gemeinsamen Nutzung von Dateien ist nicht eingeschränkt, und in vielen Fällen wird ein großer Bestand an personenbezogenen Daten an einen Anbieter weitergegeben, der möglicherweise nicht alle Daten benötigt, um die vertraglich vereinbarte Dienstleistung zu erbringen. Die Daten aller Mitarbeiter können gemeinsam genutzt werden, aber nur einige wenige Mitarbeiter nehmen den Dienst in Anspruch. Ein relevantes Beispiel wären Beschäftigungs- und Einkommensüberprüfungen, bei denen in einem durchschnittlichen Jahr vielleicht nur einer von fünf Mitarbeitern einen Überprüfungsbericht benötigt.

Outsourcing einer Dienstleistung

Bei der Auslagerung einer Dienstleistung bestand der "Status quo" jahrelang darin, den gesamten Datensatz der Mitarbeiter zu übermitteln. Dies wurde entweder beibehalten, weil der Anbieter dies verlangt, oder weil es als bequemer angesehen wird, die Übermittlung eines vollständigen Berichts für jeden Lohnzeitraum einzurichten. Dies erhöht das Risiko der Datenexposition aufgrund der schieren Datenmenge, und es kann für den Anbieter auch verlockend sein, diese Daten weiter zu monetarisieren, indem er sie neu verpackt und über den beabsichtigten Zweck hinaus weiterverkauft. In der Tat sind einige Anbieter, die auch Datenmakler sind, können Arbeitgeberdateien, die sie über HR-Tech-Dienste gewonnen haben, zu einer kollektiven Arbeitnehmerdatenbank zusammenfassen, die ein Schlüsselelement ihres Geschäftsmodells als Datenmakler ist. Dies ist sicherlich nicht die ursprüngliche Absicht des Arbeitgebers, der für den Schutz der Arbeitnehmerdaten verantwortlich ist. Diese Verantwortung ist in Kalifornien inzwischen zu einem gesetzlichen Auftrag zur Einhaltung der Vorschriften geworden, und weitere Staaten bewegen sich in diese Richtung.

Mitratech und Vault Verify schließen sich zusammen, um gemeinsame Kunden besser zu betreuen
Angesichts des zunehmenden Interesses am Datenschutz sowohl bei Arbeitgebern als auch bei ihren Arbeitnehmern sollten diese seit langem etablierten Praktiken zu Recht in Frage gestellt werden. In der Tat werden verschiedene staatliche Gesetze zunehmend eine genauere Prüfung des Schutzes von Mitarbeiterdaten fordern. Die gute Nachricht ist, dass diese "Senden und Speichern"-Methode, bei der alle Mitarbeiterdaten in verschiedenen Berichten pro Lohnperiode an mehrere Dienstleister weitergegeben werden, nicht mehr notwendig ist. Dank der Echtzeit-API-Technologie gibt es einen besseren Weg!

Mitratech, das führende Unternehmen im Bereich der Einhaltung von Vorschriften im Personalwesen, ist stolz darauf, eine neue Allianz mit Vault Verify bekannt zu geben, um gemeinsame Kunden besser bedienen zu können.

Vault Verify ist ein innovativer Anbieter von ausgelagerten Beschäftigungs- und Einkommensüberprüfungen. Wenn ein Kunde einen Bericht zur Überprüfung der Beschäftigung oder des Einkommens (VOE oder VOI) für einen Mitarbeiter benötigt, der sich beispielsweise um eine Hypothek bewirbt, kann Vault Verify einen zeitnahen und genauen FCRA-konformen Bericht bereitstellen, wodurch die Personal- oder Lohnbuchhaltung entlastet wird.

Gewölbe EDGe-Gateway 

Um die Online-Anfragen von zertifizierten Prüfern zu erfüllen, nutzt Vault Verify Echtzeit-APIs mit allen wichtigen HCM-Plattformen. Die Einrichtung dauert in der Regel nur ein paar Stunden. Danach wird über die API des Kunden sicher auf die Daten zugegriffen, und Es werden nur die Datenpunkte extrahiert und verwendet, die für die Erfüllung der individuell vereinbarten Serviceanfrage erforderlich sind. Nachdem die Daten dem Prüfer zur Verfügung gestellt wurden, werden sie vollständig aus dem System von Vault Verify entfernt. Durch diesen innovativen und gesetzeskonformen Prozess, der als Vault EDGe Gateway bezeichnet wird, erhalten Kunden viele Vorteile.

Der Hauptvorteil des Vault EDGe Gateways besteht darin, dass die Kunden die potenzielle Gefährdung von Mitarbeiterdaten erheblich reduzieren können. Das typische Szenario bei konkurrierenden VOE/VOI-Anbietern besteht darin, dass die Personalabteilung ihren gesamten Mitarbeiterdatensatz und die Gehaltsabrechnungsdaten in einer Dateiübertragung pro Gehaltsperiode weitergibt. Sobald diese Daten an einen Dritten weitergegeben werden, ist die Sicherheit der personenbezogenen Daten nur so gut wie das Schutzniveau des Anbieters. Große Datenschutzverletzungen sind in der Vergangenheit bei Anbietern von HR-Technologien aufgetreten. Jede Kontrolle, die die Personalabteilung über die Mitarbeiterdaten hatte, geht verloren, wenn alle Daten gemeinsam genutzt werden. Die beste Möglichkeit, das Risiko zu minimieren, besteht darin, die Menge der ausgetauschten Daten zu reduzieren. Die Verwendung des EDGe-Gateways von Vault Verify führt außerdem zu einer kontinuierlichen Effizienzsteigerung bei den Kunden.

Ein weiterer Vorteil des Vault EDGe Gateways besteht darin, dass Personalabteilungen die Dienste anderer HR-Tech-Anbieter in Anspruch nehmen können, die über das Vault EDGe Gateway auf ihre Daten zugreifen, und so die gleichen Sicherheitsvorteile nutzen können, während gleichzeitig weniger APIs oder Datenberichte erforderlich sind, um ihre Dienste zu erfüllen. Durch die Vereinbarung, das Vault EDGe Gateway zu nutzen, um auf die Mitarbeiterdaten von Kunden zuzugreifen, die auch Vault Verify nutzen, kann Mitratech die I-9-Verwaltung mit Tracker I-9oder die Hintergrundüberprüfung mit AssureHirevereinfachen und so einen sicheren Zugang zu Echtzeitdaten und Benachrichtigungen ohne zusätzliche Integrationen erhalten.

Bündelung

Der vielleicht willkommenste Vorteil für die Kunden beider Dienste sind die geringeren Gesamtkosten durch die Bündelung. Die VOE/VOI-Lösung von Vault Verify ist für seine Arbeitgeberkunden immer kostenlos. Einsparungen bei anderen HR-Tech-Services sind aufgrund des einzigartigen Umsatzbeteiligungsprogramms von Vault Verify möglich. Für jede Überprüfung, die für einen Mitarbeiter durchgeführt wird, teilt Vault Verify einen Teil der Überprüfungsgebühr mit dem Arbeitgeber. Schließlich sind es IHRE Daten! Diese Einnahmequelle kann Ihnen in Form einer Ermäßigung des Preises für die Mitratech-Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden, einschließlich Tracker I-9 und AssureHire. Die Einsparungen können beträchtlich sein.

Wenn Sie daran interessiert sind, den Sicherheitsvorteil des Vault EDGe Gateway, die Effizienz der VOE/VOI-Services von Vault Verify und einen reduzierten Preis für Ihre Mitratech-Services zu nutzen, wenden Sie sich bitte noch heute an Ihren Mitratech-Vertreter, um eine individuelle Prüfung zu erhalten.