Prepare su pila de tecnología jurídica para el futuro, Parte I: Automatización de procesos
Por muy avanzada que parezca la pila tecnológica de una empresa, también tiene que soportar procesos eficientes y ágiles para garantizar la continuidad del negocio, tanto en tiempos "normales" como en medio de crisis.
También debe ser capaz de proporcionar ese nivel de confianza en los años venideros. Una pila tecnológica "preparada para el futuro" será capaz de hacer frente a futuras perturbaciones sin necesidad de cambiarla; sus componentes tendrán la flexibilidad necesaria para evolucionar con el tiempo y seguir aportando valor y rentabilidad de la inversión.
¿Cuál es la herramienta fundamental para A) ofrecer procesos flexibles y altamente eficientes, B) proporcionar valor inmediato y a largo plazo, y C) unir otros componentes de su pila de tecnología jurídica para que funcionen de forma más eficiente? La automatización de procesos.
Connie Brenton, pionera de Legal Ops y Jefa de Personal y Directora de Operaciones Jurídicas del gigante tecnológico NetApp, la describió en una ocasión como "una de esas tecnologías locas que te cambian la vida". ¿Por qué?
El poder de pivotar
Las razones se analizaron durante un reciente seminario web en el que participó Jeffrey Marple, Director de Innovación, Corporate Legal de Liberty Mutual, junto con Brian McGovern y Steven O'Donnell de Mitratech.
Las mejores soluciones de automatización de procesos jurídicos permiten a los departamentos jurídicos diseñar, crear e implantar de forma rápida y sencilla flujos de trabajo y procesos muy rentables y sin errores, lo que es bastante importante para el rendimiento del departamento jurídico durante la "normalidad". Cuando se producen interrupciones, ser capaz de pivotar rápidamente e implementar nuevos procesos para hacer frente a los impactos repentinos ha demostrado ser un salvavidas para algunos equipos internos.
¿Algunos de los tipos de procesos y flujos de trabajo que se desarrollaron e implantaron, a menudo en cuestión de días, para mitigar los efectos de COVID-19? Procesos para examinar la continuidad de los proveedores jurídicos, para obtener aprobaciones de solicitudes de visitas in situ, incluso para el seguimiento del trabajo a distancia.
Acelerar todo, en todas partes
La capacidad de la automatización de procesos para reaccionar con rapidez a las exigencias de una pandemia es sólo un ejemplo de su valor cotidiano para su pila tecnológica y sus operaciones. Casi cualquier proceso, en cualquier lugar, puede automatizarse, y los que lo adoptan con éxito suelen empezar por las tareas de mayor volumen que pueden digitalizarse fácilmente y, por tanto, pueden demostrar inmediatamente el retorno de la inversión y las ventajas de la automatización.
Tomemos, por ejemplo, los procesos que dependen del correo electrónico. En palabras de Brian McGovern, Director General de Soluciones de Flujo de Trabajo de Mitratech y reconocido líder de Operaciones Jurídicas: "El correo electrónico es la herramienta de flujo de trabajo más utilizada y, al mismo tiempo, es la peor herramienta de flujo de trabajo."
¿Automatizando uno de estos procesos para garantizar que los responsables correctos reciben los correos electrónicos adecuados en el momento oportuno, con notificaciones automáticas y escaladas para mantener a los participantes en el buen camino? Esto no sólo acelera la ejecución y garantiza la finalización, sino que libera a los empleados y directivos del trabajo manual de escribir correos electrónicos y hacer seguimientos. Esto, a su vez, reduce los costes de tiempo hasta en un 95%, dependiendo del proceso.
Construya algo mejor con la automatización de procesos
Pero como señala Brian, no se trata simplemente de automatizar un proceso existente. "Quieres construir un proceso mejorado, no simplemente el mismo proceso".
"Busca hacer algo mejor. Piensa en cómo puedes mejorarlas y empieza con 'amigos'... que tengan algunas buenas relaciones en tu organización porque tus pasos iniciales son conseguir algunos puntos en el tablero, (y) convencer a la gente para que te acompañe en este viaje".
"Si ha diseñado un buen proceso, va a generar ahorros... y luego, a medida que su empresa aprenda más sobre la automatización de procesos, si consigue esas primeras victorias en su haber y genera cierto entusiasmo, siga adelante y aborde los procesos más grandes y complicados."
Según su experiencia y la de otros responsables de operaciones jurídicas, esto lleva a que otras unidades de negocio y departamentos empiecen a trabajar con el departamento jurídico en la adopción de la automatización de procesos. Esto permite a los departamentos jurídicos integrar las mejores prácticas legales y de cumplimiento en esos procesos, lo que permite la capacidad del departamento jurídico para impulsar resultados positivos y generalizados para toda la organización. Lo que también refuerza la estrella del departamento jurídico, por supuesto. Como explica Jeff Marple:
"En un principio, el departamento jurídico de Liberty Mutual no era una organización orientada a los procesos o a la tecnología. Ahora hemos desarrollado varios flujos de trabajo internos de cara al cliente que nuestros clientes adoran, y eso ha cambiado la reputación....Legal lidera ahora la organización con despliegues de automatización de procesos".
Ayudar a otros sistemas a trabajar juntos
La integración de aplicaciones y recursos dispares en una pila de tecnología jurídica es clave para el valor a largo plazo de esos componentes, e incluso de toda la pila. Una solución moderna de automatización de procesos jurídicos puede integrarse a la perfección con sistemas heredados y proveedores externos, lo que les permite funcionar juntos como colaboradores en procesos que pueden ir de lo simple a lo extraordinariamente complejo.
Esto no sólo puede beneficiar al departamento jurídico, sino que, una vez más, proporciona una base para la integración extensible a toda la organización.
Como señaló en una ocasión Greg Bennett, Director de Operaciones Jurídicas de Gilead Sciences:
Demostrado en la práctica: El 64% de los departamentos jurídicos internos afirma que la tecnología ha mejorado los flujos de trabajo de los abogados.
Fuente: Statista
"Vemos que (la automatización de procesos) permite que fluyan más datos e información entre varias aplicaciones... podemos conectar varias organizaciones a Legal para que la información llegue más rápido".
En la próxima entrega de esta serie sobre cómo preparar su pila de tecnología jurídica para el futuro, abordaremos la importancia de contar con una estrategia de datos. Y por qué esa estrategia debe impulsar sus decisiones de inversión sobre la adopción de tecnología jurídica.
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