Protéger l'avenir de votre pile technologique juridique, première partie : l'automatisation des processus
Aussi avancée que puisse paraître la pile technologique d'une entreprise, elle doit également soutenir des processus efficaces et agiles pour assurer la continuité de l'activité, aussi bien en temps normal qu'en cas de crise.
Elle devrait également être en mesure de fournir ce niveau de confiance pour les années à venir. Une pile technologique "à l'épreuve du temps" sera en mesure de faire face aux perturbations futures sans avoir besoin d'être remplacée ; ses composants auront la souplesse nécessaire pour évoluer au fil du temps, en continuant à fournir régulièrement de la valeur et un retour sur investissement.
Quel est l'outil fondamental qui a fait ses preuves pour A) fournir des processus flexibles et hautement efficaces, B) apporter une valeur immédiate et à long terme, et C) unir d'autres composants de votre pile technologique juridique afin qu'ils fonctionnent plus efficacement ? L'automatisation des processus.
Connie Brenton, pionnière des opérations juridiques, chef de cabinet et directrice des opérations juridiques chez le géant de la technologie NetApp, l'a décrite comme "l'une de ces technologies folles qui changent la vie". Pourquoi ?
Le pouvoir de pivoter
Les raisons ont été explorées lors d'un récent webinaire auquel participaient Jeffrey Marple, directeur de l'innovation, Corporate Legal chez Liberty Mutual, ainsi que Brian McGovern et Steven O'Donnell de Mitratech.
Les meilleures solutions d'automatisation des processus juridiques permettent aux services juridiques de concevoir, d'élaborer et de déployer rapidement et facilement des flux de travail et des processus très rentables et exempts d'erreurs, ce qui est suffisamment important pour la performance du service juridique en temps normal. Lorsque des perturbations surviennent, la capacité à pivoter rapidement et à mettre en œuvre de nouveaux processus pour faire face aux impacts soudains s'est avérée être une bouée de sauvetage pour certaines équipes internes.
Parmi les types de processus et de flux de travail qui ont été développés et déployés, souvent en quelques jours seulement, pour atténuer les effets de COVID-19 ? Des processus de vérification de la continuité des fournisseurs juridiques, d'approbation des demandes de visite sur place, voire de suivi du travail à distance.
Accélérer tout, partout
La capacité de l'automatisation des processus à réagir rapidement aux exigences d'une pandémie n'est qu'une illustration de sa valeur quotidienne pour votre pile technologique et vos opérations. Presque tous les processus, où qu'ils soient, peuvent être automatisés, et ceux qui réussissent commencent souvent par les tâches à haut volume qui peuvent être facilement numérisées, ce qui leur permet de démontrer immédiatement le retour sur investissement et les avantages de l'automatisation.
Prenons, par exemple, les processus qui reposent sur le courrier électronique. Comme le dit Brian McGovern, directeur général des solutions de flux de travail chez Mitratech et leader reconnu des opérations juridiques, "le courrier électronique est l'outil de flux de travail le plus utilisé et c'est en même temps le pire outil de flux de travail".
En automatisant l'un de ces processus pour s'assurer que les bonnes personnes reçoivent les bons courriels au bon moment, avec des notifications automatiques et des escalades pour maintenir les participants sur la bonne voie ? Cela permet non seulement d'accélérer l'exécution et de garantir l'achèvement, mais aussi de libérer le personnel et les responsables des tâches manuelles liées à la rédaction des courriels et au suivi. Cela permet de réduire les coûts de temps jusqu'à 95 %, en fonction du processus.
Construire quelque chose de mieux avec l'automatisation des processus
Mais comme le souligne Brian, il ne s'agit pas simplement d'automatiser un processus existant. "Il s'agit de mettre en place un processus amélioré, et pas seulement le même processus.
"Cherchez à faire quelque chose de mieux. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez les améliorer et commencez par des 'amis'... qui ont de bonnes relations dans votre organisation parce que vos premières étapes consistent à obtenir quelques points sur le tableau, (et) à convaincre les gens de vous accompagner dans cette aventure.
"Si vous avez conçu un bon processus, vous allez réaliser des économies... puis, au fur et à mesure que votre entreprise se familiarise avec l'automatisation des processus, si vous obtenez ces premières victoires et suscitez un certain enthousiasme, vous pourrez vous attaquer à des processus plus importants et plus compliqués."
D'après son expérience et celle d'autres responsables des opérations juridiques, les autres unités et départements de l'entreprise commencent à collaborer avec le service juridique pour adopter l'automatisation des processus. Cela permet aux services juridiques d'intégrer les meilleures pratiques en matière de droit et de conformité dans ces processus, ce qui permet au service juridique d'obtenir des résultats positifs et généralisés pour l'ensemble de l'organisation. Ce qui, bien entendu, permet également de redorer le blason du département juridique. Comme l'explique Jeff Marple :
"Le service juridique n'était pas à l'origine une organisation axée sur les processus ou la technologie au sein de Liberty Mutual. Aujourd'hui, nous avons développé plusieurs flux de travail internes orientés vers les clients, que ces derniers adorent, et cela a changé la réputation de l'entreprise...Le service juridique est désormais le premier à déployer l'automatisation des processus au sein de l'organisation.
Aider les autres systèmes à fonctionner ensemble
L'intégration d'applications et de ressources disparates dans un ensemble de technologies juridiques est un élément clé de la valeur à long terme de ces composants, voire de l'ensemble de l'ensemble. Une solution moderne d'automatisation des processus juridiques peut s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants et aux fournisseurs tiers, ce qui leur permet de fonctionner ensemble en tant que contributeurs dans des processus qui peuvent aller du simple à l'extraordinairement complexe.
Cela peut non seulement profiter au service juridique, mais aussi - encore une fois - fournir une base d'intégration extensible à l'ensemble de l'organisation.
Comme l'a souligné Greg Bennett, directeur des opérations juridiques chez Gilead Sciences :
La pratique le prouve : 64 % des services juridiques internes déclarent que la technologie a permis d'améliorer les flux de travail des avocats.
Source : Statista
"L'automatisation des processus permet de faire circuler davantage de données et d'informations entre plusieurs applications... Nous pouvons connecter plusieurs organisations à Legal afin d'obtenir des informations plus rapidement.
Dans le prochain épisode de cette série consacrée à la pérennisation de votre pile de technologies juridiques, nous aborderons l'importance de la mise en place d'une stratégie en matière de données. Et pourquoi cette stratégie doit guider vos décisions d'investissement en matière d'adoption de technologies juridiques.
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