¿Cuáles son las tres cosas que las agencias de empleo deben saber sobre el formulario I-9 para contratistas y la verificación del empleo para cumplir la normativa? Permítanme desglosarlo.

Como agencia de empleo, es esencial cumplir correctamente el formulario I-9.

¿Los contratistas independientes deben cumplimentar el formulario I-9? 

¿Cuándo debe cumplimentarse exactamente el formulario? 

¿Cuánto tiempo debe conservar los registros I-9? 

Este es el tipo de preguntas que toda agencia debe ser capaz de responder con confianza, ya que la verificación de la elegibilidad del empleo no es opcional, sino un requisito legal.

¿Qué es el formulario I-9?

El formulario I-9 es el documento federal que las empresas deben utilizar para verificar la identidad y la autorización de empleo de un trabajador en Estados Unidos. Sólo se aplica a las personas clasificadas como empleados, aquellos que reciben un formulario W-2 a efectos fiscales. Los contratistas independientes, a los que se paga mediante el 1099, no están obligados a cumplimentar el I-9.

¿Quieres profundizar más? Echa un vistazo a nuestra entrada del blog: Preguntas frecuentes sobre el formulario I-9.

Dónde presentar el formulario I-9

En la mayoría de los casos, los empleadores no están obligados a presentar el formulario I-9 a ningún organismo gubernamental. En cambio, el formulario debe cumplimentarse, conservarse y estar disponible para su inspección si lo solicitan las autoridades federales.

Sin embargo, algunos empleadores están obligados, o pueden optar, por utilizar el sistema federal E-Verify. E-Verify compara electrónicamente la información del formulario I-9 con los registros de la Administración de la Seguridad Social (SSA) y el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) para confirmar la elegibilidad de un empleado para trabajar.

Dado que los requisitos de E-Verify varían según el estado y el sector, las empresas deben confirmar sus obligaciones con un asesor jurídico o con expertos en cumplimiento de la normativa.

Formulario I-9 y verificación de empleo

Para empezar, permítanme desmentir el mito de que las agencias de empleo no están obligadas a cumplimentar los formularios I-9. Incluso si su plantilla está compuesta en gran parte por contratistas, los requisitos del formulario I-9 no pueden pasarse por alto. Incluso si su fuerza de trabajo está compuesta en gran parte por contratistas, los requisitos del Formulario I-9 no pueden pasarse por alto. La ley federal exige que cada empleador verifique la identidad y la autorización de trabajo de cada empleado contratado en los Estados Unidos.

Aunque es posible que los contratistas independientes no necesiten un formulario I-9, las agencias de empleo que colocan trabajadores en su nómina deben cumplimentar y conservar estos formularios con exactitud. Entender cuándo se aplica el requisito (y cuánto tiempo hay que conservar los registros cumplimentados) es fundamental para evitar costosas sanciones y garantizar el cumplimiento.

I-9 para contratistas independientes

Los contratistas independientes, a los que se paga mediante el formulario 1099, no están obligados a cumplimentar el formulario I-9.

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) establece que el formulario I-9 solo es necesario para las personas que son contratadas como empleados. Los verdaderos contratistas independientes, aquellos que trabajan por cuenta propia y ofrecen servicios a su empresa, son responsables de verificar su propia autorización de trabajo.

Sin embargo, hay un detalle de cumplimiento importante:

• Si una agencia de colocación coloca a un trabajador en su nómina, esa persona se considera un empleado de la agencia, no un contratista independiente, y la agencia debe cumplimentar el formulario I-9.
• Si la agencia contrata a un proveedor externo o a una empresa contratista independiente, la responsabilidad de verificar la idoneidad para el trabajo recae en dicho contratista, no en la agencia.
  

El riesgo surge cuando se clasifica erróneamente a los trabajadores. Si se trata a alguien como contratista pero en realidad trabaja como empleado, el empresario puede enfrentarse a sanciones por no cumplimentar el formulario I-9.

Puede obtener más información sobre los contratistas independientes y las agencias de trabajo temporal y de selección de personal en la lista oficial de excepciones del USCIS. Excepciones.

Si aún no está seguro de si un trabajador puede considerarse una excepción, podemos ayudarle a aclarar los requisitos relativos a la cumplimentación del formulario I-9, los periodos de conservación y las normas especiales que se aplican a las agencias de empleo.

Navegar por las excepciones para determinadas categorías de trabajadores y contrataciones no tradicionales puede ser complejo. Para reducir el riesgo, confirme siempre su enfoque con un asesor cualificado en materia de cumplimiento.

Contratación de agencias de empleo - I-9 para agencias de empleo

Con estos importantes detalles en mente, vamos a profundizar en las tres cosas más importantes que toda agencia de empleo debe saber a la hora de presentar un formulario I-9, y las ramificaciones legales de no hacerlo.

Cuándo cumplimentar el formulario I-9

Para las agencias de empleo, el momento oportuno lo es todo cuando se trata del formulario I-9. La pregunta clave es: ¿debe cumplimentarse el formulario cuando un empleado acepta una oferta de su agencia o cuando se le asigna su primer trabajo?

Las agencias suelen tener dos opciones aceptables para establecer el "primer día de empleo" en el formulario I-9:

• Fecha de asignación del empleado a su primer puesto de trabajo
  
• Fecha de inscripción del empleado en el pool de asignaciones
  

Ambos enfoques son aceptables, pero la coherencia es fundamental. Sea cual sea la opción que elija su organismo, debe aplicarse de la misma manera a todos los empleados. Esta normalización será importante si el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) audita sus registros.

Fechas clave a recordar:

• Sección 1: El empleado puede completar esta sección tan pronto como acepte una oferta de su agencia, pero no antes. Debe completarse a más tardar en la fecha que usted registre en la sección 2.
• Sección 2: Debe ser completada por la agencia en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha indicada como primer día de empleo del empleado en la sección 2.

Conservación del formulario I-9

Todas las agencias de empleo temporal corren el riesgo de ser objeto de una auditoría del formulario I-9 por parte de una agencia federal como el ICE. Este riesgo aumenta rápidamente si los formularios no se completan, almacenan o conservan correctamente. Las agencias deben mantener sistemas de registro fiables que garanticen que se archiva un formulario I-9 para cada empleado que figura en la nómina.

¿Cuánto tiempo deben conservar los empresarios el formulario I-9?

Las empresas deben conservar el formulario I-9 de cada empleado en sus archivos durante tres años después de la fecha de contratación o un año después del cese del empleado, lo que ocurra más tarde.

Ejemplos:

• Si un empleado trabaja durante un año, el formulario I-9 debe conservarse durante dos años más (en total, tres años a partir de la fecha de contratación).
• Si un empleado trabaja durante diez años, el formulario I-9 debe conservarse durante un año tras la separación del servicio.
  

Los requisitos de conservación se aplican a todos los empresarios, independientemente de su tamaño, y los formularios deben estar fácilmente disponibles en caso de auditoría gubernamental. Si tiene dudas sobre casos concretos, consulte a un asesor jurídico o a expertos en cumplimiento normativo.

Auditorías del formulario I-9

Las empresas de empleo se enfrentan a retos propios de su sector, como la elevada rotación de personal (especialmente común en sectores como la hostelería, la restauración y la limpieza). Esto hace que las prácticas de cumplimiento coherentes sean aún más críticas. 

Como he explicado anteriormente, las empresas deben conservar cada Formulario I-9 durante tres años después de la fecha de inicio de la relación laboral del empleado o un año después de la finalización de la relación laboral, lo que ocurra más tarde.

Para estar preparadas, las agencias de empleo deberían

• Realizar auditorías internas periódicas para verificar la precisión y el almacenamiento del formulario I-9;
• Abordar los errores comunes (Véase: Qué desencadena las auditorías del formulario I-9);
• Evite las prácticas discriminatorias, como solicitar documentos específicos (por ejemplo, una tarjeta de residencia) antes de la colocación, lo cual está prohibido por ley; y
• Aproveche E-Verify, que añade una capa adicional de validación para reducir el riesgo de contratar a trabajadores no autorizados.
  

Las consecuencias del incumplimiento pueden ser graves, incluidas multas, sanciones e incluso la pérdida de la capacidad para operar. Con el aumento de las auditorías del I-9, la auditoría proactiva y la formación del personal siguen siendo las salvaguardas más sólidas.

¿Todavía tiene preguntas? Si su agencia de empleo necesita orientación sobre cuándo completar un formulario I-9, cuánto tiempo conservar los registros o si debe completar un formulario I-9 para una nueva colocación, nuestro equipo puede ayudarle.

Asociarse con Mitratech para el cumplimiento del formulario I-9

Los empleadores deben cumplimentar el formulario I-9 a tiempo, almacenarlo correctamente y estar preparados para presentarlo si lo solicita el ICE. Pero la contratación ya es un proceso de alta presión, y los flujos de trabajo manuales solo aumentan el riesgo de errores que podrían desencadenar problemas de cumplimiento.

Ahí es donde entra en juego Mitratech. Colaboramos con agencias de selección de personal para garantizar que todos los formularios I-9 se preparen con precisión, se conserven adecuadamente y cumplan plenamente con la normativa mucho antes de cualquier auditoría federal. Con más de 20 años de trayectoria sin multas a clientes en auditorías federales, el Tracker I-9 es la opción de confianza para el cumplimiento del formulario I-9, listo para cualquier auditoría.

Al centralizar los flujos de trabajo de contratación e incorporación en un único panel automatizado, puede reducir el trabajo manual, eliminar la introducción de datos por duplicado y garantizar que su proceso I-9 sea eficiente y conforme, sin depender del papeleo ni de la mano de obra.

Simplifique el cumplimiento del formulario I-9 con Tracker I-9. Descubra cómo Mitratech ayuda a las agencias de empleo a optimizar la incorporación de personal y a estar siempre preparadas para las auditorías.

Preguntas frecuentes sobre la contratación de personal

¿Hay nuevos formularios cada año?

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS) sólo actualiza el formulario federal I-9 cuando se produce un cambio normativo, una actualización de la política o una necesidad de aclarar las instrucciones, no en un calendario anual fijo. Las empresas deben asegurarse de utilizar siempre la versión más actualizada y válida del sitio web del USCIS y respetar la fecha de aplicación publicada para cualquier actualización.

Acabo de rellenar el formulario I-9 con un nuevo empleado y me he dado cuenta de que me he equivocado de fecha. ¿Qué debo hacer?

Si encuentra un error en un formulario I-9, el USCIS le recomienda que haga lo siguiente:

• Trace una línea sobre la información incorrecta
• Introduzca la información correcta
• Ponga sus iniciales y la fecha en la corrección

Una vez que haya completado los pasos anteriores, incluya una nota con el formulario I-9 explicando el motivo del cambio.

¿Necesita un contratista rellenar un formulario I-9?

No. Los contratistas independientes no rellenan el formulario I-9. El requisito sólo se aplica a los empleados contratados en la nómina de una empresa.

¿Los contratistas independientes deben cumplimentar el formulario I-9?

No. Los verdaderos contratistas independientes, los que cobran a través del 1099 y no son tratados como empleados, son responsables de verificar su propia elegibilidad laboral. Los empresarios no deben rellenar los formularios I-9 por ellos.

¿Los contratistas 1099 deben cumplimentar el formulario I-9?

No. Los trabajadores clasificados como contratistas 1099 no están sujetos a los requisitos del formulario I-9. Sin embargo, la clasificación errónea es un riesgo. Si un trabajador funciona como un empleado, pero es etiquetado como un contratista, el empleador puede enfrentar sanciones por no completar el formulario I-9 requerido.

¿Es obligatorio rellenar el formulario I-9?

Sí. Todas las empresas estadounidenses deben cumplimentar el formulario I-9 para cada empleado W-2, ya sea a tiempo completo o parcial. Los contratistas independientes, sin embargo, no están obligados a cumplimentar el I-9, ya que no están clasificados como empleados.

¿Qué buscan los clientes cuando contratan a una agencia de colocación?

Los clientes esperan que las agencias de colocación

• Clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o contratistas
• Asegurarse de que se cumplimenta el formulario I-9 para todos los empleados de la agencia.
• Mantener registros precisos y listos para auditorías
• Protéjalos del riesgo de cumplimiento vinculado a la verificación del empleo