Quelles sont les trois choses que les agences de recrutement doivent absolument savoir sur le formulaire I-9 pour les sous-traitants et la vérification de l'emploi pour rester en conformité ? Voici ce qu'il faut savoir.

En tant qu'agence de recrutement, il est essentiel d'assurer la conformité du formulaire I-9.

Les entrepreneurs indépendants doivent-ils remplir un formulaire I-9 ? 

Quand le formulaire doit-il être rempli ? 

Combien de temps devez-vous conserver les dossiers I-9 ? 

C'est à ce genre de questions que chaque agence doit pouvoir répondre en toute confiance, car la vérification de l'éligibilité à l'emploi n'est pas facultative, c'est une obligation légale.

Qu'est-ce que le formulaire I-9 ?

Le formulaire I-9 est le document fédéral que les employeurs doivent utiliser pour vérifier l'identité d'un travailleur et son autorisation d'emploi aux États-Unis. Il ne s'applique qu'aux personnes considérées comme des employés, c'est-à-dire celles qui reçoivent un formulaire W-2 à des fins fiscales. Les entrepreneurs indépendants, payés au moyen d'un formulaire 1099, ne sont pas tenus de remplir un formulaire I-9.

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Où soumettre le formulaire I-9

Dans la plupart des cas, les employeurs ne sont pas tenus de soumettre le formulaire I-9 à une quelconque agence gouvernementale. En revanche, le formulaire doit être rempli, conservé et mis à disposition pour inspection à la demande des autorités fédérales.

Certains employeurs sont toutefois tenus d'utiliser le système fédéral E-Verify ou peuvent choisir de le faire. E-Verify compare électroniquement les informations contenues dans le formulaire I-9 avec les dossiers de l'administration de la sécurité sociale (SSA) et du ministère de la sécurité intérieure (DHS) afin de confirmer l'admissibilité d'un employé au travail.

Les exigences d'E-Verify variant d'un État à l'autre et d'un secteur à l'autre, les employeurs doivent vérifier leurs obligations auprès d'un conseiller juridique ou d'un expert en matière de conformité.

Formulaire I-9 et vérification de l'emploi

Tout d'abord, permettez-moi de réfuter le mythe selon lequel les agences de recrutement ne sont pas tenues de remplir les formulaires I-9. Même si votre personnel est composé en grande partie d'entrepreneurs, les exigences du formulaire I-9 ne peuvent pas être négligées. La loi fédérale impose à tout employeur de vérifier l'identité et l'autorisation de travail de chaque employé embauché aux États-Unis.

Si les entrepreneurs indépendants n'ont pas besoin d'un formulaire I-9, les agences de recrutement qui placent des travailleurs sur leur liste de paie doivent remplir et conserver ces formulaires avec précision. Il est essentiel de comprendre quand l'obligation s'applique (et combien de temps il faut conserver les dossiers remplis) pour éviter des pénalités coûteuses et garantir la conformité.

I-9 pour les entrepreneurs indépendants

Les entrepreneurs indépendants, payés au moyen du formulaire 1099, ne sont pas tenus de remplir un formulaire I-9.

The U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) states that Form I-9 is required only for individuals who are hired as employees. True independent contractors, those who are self-employed and offering services to your business, are responsible for verifying their own work authorization.

Cependant, il y a un détail de conformité important :

• Si une agence de recrutement place un travailleur sur sa liste de paie, cette personne est considérée comme un employé de l'agence, et non comme un entrepreneur indépendant, et l'agence doit remplir le formulaire I-9.
• Si l'agence passe un contrat avec un fournisseur tiers ou une entreprise indépendante, la responsabilité de vérifier l'éligibilité au travail incombe à ce fournisseur, et non à l'agence.
  

Le risque survient lorsque les travailleurs sont mal classés. Si une personne est traitée comme un entrepreneur alors qu'elle travaille en réalité comme un employé, l'employeur peut se voir infliger des sanctions pour avoir omis de remplir le formulaire I-9.

You can read more about Independent Contractors and Temporary and Staffing Agencies in the official USCIS list of Exceptions.

Si vous ne savez toujours pas si un travailleur peut être considéré comme une exception, nous pouvons vous aider à clarifier les exigences relatives au remplissage du formulaire I-9, aux périodes de conservation et aux règles spéciales qui s'appliquent aux agences de recrutement.

Il peut s'avérer complexe de gérer les exceptions pour certaines catégories de travailleurs et les embauches non traditionnelles. Pour réduire les risques, confirmez toujours votre approche auprès d'un conseiller qualifié en matière de conformité.

Embauche par une agence de recrutement - I-9 pour les agences de recrutement

En gardant ces détails importants à l'esprit, examinons les trois principales choses que toute agence de recrutement doit savoir lorsqu'elle remplit le formulaire I-9, ainsi que les conséquences juridiques d'un manquement à cette obligation.

Quand remplir le formulaire I-9

Pour les agences de recrutement, le choix du moment est primordial lorsqu'il s'agit du formulaire I-9. La question clé est la suivante : le formulaire doit-il être rempli lorsqu'un employé accepte une offre dans votre agence ou lorsqu'il est affecté à son premier emploi ?

Les agences disposent généralement de deux options acceptables pour fixer le "premier jour d'emploi" sur le formulaire I-9 :

• Date à laquelle le salarié est affecté à son premier emploi
  
• Date d'entrée du salarié dans le pool d'affectation
  

Les deux approches sont acceptables, mais la cohérence est essentielle. Quelle que soit l'option choisie par votre agence, elle doit être appliquée de la même manière à chaque employé. Cette uniformisation sera importante si l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) vérifie vos dossiers.

Key deadlines to remember:

• Section 1: The employee may complete this as soon as— but not before—accepting an offer with your agency. It must be completed no later than the date you record in Section 2.
• Section 2: Must be completed by the agency within three business days of the date entered as the employee’s first day of employment in Section 2.

Conservation du formulaire I-9

Every staffing agency is at risk of an I-9 audit by a federal agency such as ICE. This risk escalates quickly if forms aren’t properly completed, stored, or retained. Agencies must maintain reliable recordkeeping systems that ensure an I-9 is on file for every employee placed on payroll.

Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver le formulaire I-9 ?

Les employeurs doivent conserver le formulaire I-9 de chaque employé pendant trois ans après la date d'embauche ou un an après le licenciement de l'employé, la date la plus tardive étant retenue.

Exemples :

• Si un employé travaille pendant un an, l'I-9 doit être conservé pendant deux années supplémentaires (trois ans au total à compter de la date d'embauche).
• Si un employé travaille pendant dix ans, le formulaire I-9 doit être conservé pendant un an après la cessation d'emploi.
  

Les exigences en matière de conservation s'appliquent à tous les employeurs, quelle que soit leur taille, et les formulaires doivent être facilement accessibles en cas d'audit gouvernemental. Pour toute question concernant des cas particuliers, consultez un conseiller juridique ou des experts en matière de conformité.

Audits du formulaire I-9

Les entreprises de recrutement sont confrontées à des défis propres à leur secteur, notamment un taux de rotation élevé (particulièrement fréquent dans des secteurs tels que l'hôtellerie, la restauration et le nettoyage). Il est donc d'autant plus important d'adopter des pratiques cohérentes en matière de conformité. 

Comme je l'ai expliqué plus haut, les employeurs sont tenus de conserver chaque formulaire I-9 pendant trois ans à compter de la date d'entrée en fonction de l'employé ou pendant un an à compter de la date de cessation d'emploi, la date la plus tardive étant retenue.

Pour se tenir prêtes, les agences de recrutement doivent

• Conduct regular internal audits to verify I-9 accuracy and storage;
• Address common mistakes (See: What Triggers I-9 Audits);
• Avoid discriminatory practices, such as requesting specific documents (e.g., a green card) before placement, which is prohibited by law; and
• Leverage E-Verify, which adds an extra layer of validation to reduce the risk of onboarding unauthorized workers.
  

Les conséquences de la non-conformité peuvent être graves : amendes, pénalités, voire perte de la capacité d'exercer une activité. Les audits I-9 étant de plus en plus fréquents, les audits proactifs et la formation du personnel restent les mesures de protection les plus efficaces.

Still have questions? If your staffing agency needs guidance on when to complete an I-9, how long to keep records, or whether you must complete an I-9 for a new placement, our team can help.

Partenariat avec Mitratech pour la conformité au formulaire I-9

Les employeurs doivent remplir le formulaire I-9 dans les délais, le conserver correctement et être prêts à le produire à la demande de l'ICE. Mais l'intégration est déjà un processus à forte pression, et les flux de travail manuels ne font qu'augmenter le risque d'erreurs susceptibles de déclencher des problèmes de conformité.

That’s where Mitratech comes in. We partner with staffing agencies to ensure every Form I-9 is prepared accurately, retained properly, and fully compliant well ahead of any federal audit. With a 20+ year track record of zero client fines in federal audits, Mitratech’s Tracker I-9 is the trusted choice for audit-ready I-9 compliance.

En centralisant les flux de travail liés à l'embauche et à l'intégration dans un tableau de bord unique et automatisé, vous pouvez réduire le travail manuel, éliminer la double saisie de données et vous assurer que votre processus I-9 est à la fois efficace et conforme, sans dépendre de la paperasserie et de la main-d'œuvre.

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FAQ sur l'embauche par les agences de recrutement

Y a-t-il de nouveaux formulaires chaque année ?

Les services américains de la citoyenneté et de l'immigration (USCIS) ne mettent à jour le formulaire fédéral I-9 qu'en cas de modification de la réglementation, d'actualisation de la politique ou de nécessité de clarifier les instructions, et non selon un calendrier annuel fixe. Les employeurs doivent s'assurer qu'ils utilisent toujours la version la plus récente et la plus valide sur le site web de l'USCIS et qu'ils respectent la date de mise en œuvre publiée pour toute mise à jour.

Je viens de remplir le formulaire I-9 avec un nouvel employé et je me suis rendu compte que j'avais inscrit la mauvaise date. Que dois-je faire ?

Si vous trouvez une erreur sur un formulaire I-9, l'USCIS vous recommande de procéder comme suit :

• Tracer une ligne à travers les informations incorrectes
• Saisir les informations correctes
• Apposer ses initiales et dater la correction

Une fois que vous avez effectué les étapes ci-dessus, joignez une note au formulaire I-9 expliquant la raison du changement.

Un entrepreneur doit-il remplir un formulaire I-9 ?

Non. Les entrepreneurs indépendants ne remplissent pas le formulaire I-9. Cette obligation ne s'applique qu'aux employés embauchés sur le registre du personnel d'une entreprise.

Les entrepreneurs indépendants doivent-ils remplir un formulaire I-9 ?

Non. Les véritables entrepreneurs indépendants, c'est-à-dire ceux qui sont payés au moyen d'un formulaire 1099 et qui ne sont pas considérés comme des salariés, sont responsables de la vérification de leur propre admissibilité au travail. Les employeurs ne doivent pas remplir les formulaires I-9 pour eux.

Les entrepreneurs ayant un contrat de 1099 doivent-ils remplir un formulaire I-9 ?

Non. Les travailleurs classés comme entrepreneurs 1099 ne sont pas soumis aux exigences du formulaire I-9. Toutefois, la classification erronée constitue un risque. Si un travailleur fonctionne comme un employé mais est étiqueté comme un entrepreneur, l'employeur peut être sanctionné pour ne pas avoir rempli les formulaires I-9 requis.

Est-il obligatoire de remplir le formulaire I-9 ?

Oui. Tous les employeurs américains doivent remplir le formulaire I-9 pour chaque employé W-2, qu'il soit à temps plein ou à temps partiel. Les entrepreneurs indépendants, en revanche, ne sont pas tenus de remplir un formulaire I-9 puisqu'ils ne sont pas considérés comme des employés.

Que recherchent les clients lorsqu'ils font appel à une agence de recrutement ?

Les clients attendent des agences de recrutement qu'elles

• Classer correctement les travailleurs en tant qu'employés ou entrepreneurs
• Veiller à ce que les formulaires I-9 soient remplis pour toute personne inscrite sur les listes de paie de l'agence.
• Tenir des registres précis et prêts à être contrôlés
• Les protéger contre les risques de non-conformité liés à la vérification de l'emploi