Por qué los procesos obsoletos podrían ponerle en riesgo de auditorías I-9
¿Sigue utilizando procesos I-9 obsoletos? Quizás sea hora de actualizarse. Cumplir con la normativa no es solo una casilla que marcar, es clave para superar las auditorías I-9 y proteger a su organización de riesgos graves. Afortunadamente, existe un software electrónico de cumplimiento de la normativa I-9 que le ayuda a simplificar el proceso, reducir el riesgo y darle la tranquilidad de saber que su equipo está siguiendo las instrucciones 1-9 sin las molestias del trabajo manual.
En esta entrada del blog, hablo de:
- Qué desencadena las auditorías I-9;
- Errores comunes de cumplimiento del I-9 que deben evitarse, y;
- Cómo el uso de software para el formulario I-9 (como Tracker I-9 de Mitratech) puede ahorrar a su organización tiempo, dinero y dolores de cabeza.
Sumerjámonos.
Índice
¿Qué es el formulario I-9?
Incluso para los profesionales de RR.HH. más experimentados, merece la pena repasar los fundamentos, especialmente en lo que respecta al formulario I-9, un documento aparentemente sencillo con implicaciones de alto riesgo para el cumplimiento de la normativa.
Aunque rellenarlo es relativamente sencillo (puede parecer un formulario de incorporación más), mantener el cumplimiento a largo plazo es lo que puede complicar las cosas. Piense en gestionar las reverificaciones para la autorización de trabajo sin incumplir los plazos, rebuscar en los archivadores o unidades compartidas para encontrar un formulario durante una auditoría, o intentar coordinar las firmas y la verificación de la identidad de un nuevo empleado remoto en otro estado. Estas son las realidades cotidianas que convierten un simple formulario en un riesgo de cumplimiento si no se gestiona con precisión.
¿Cuándo se rellena el formulario I-9?
El formulario I-9 es un formulario obligatorio en EE. UU. que se utiliza para verificar la identidad y la autorización de trabajo de un empleado. Los empleados deben completar la sección 1 antes del primer día. Los empleadores deben completar la sección 2 en un plazo de tres días hábiles.
¿Cómo se rellena el formulario I-9?
El formulario I-9 puede completarse en papel o electrónicamente, y puede rellenarse en persona o a distancia, siempre que se sigan los procedimientos de verificación adecuados. Los empleados deben presentar documentos válidos de identidad y autorización de empleo, como un pasaporte estadounidense, una tarjeta de residente permanente (tarjeta verde) o un documento de autorización de empleo (EAD).
Algunas empresas también utilizan E-Verify, un sistema en línea voluntario (a menos que sea obligatorio por ley estatal o contrato federal) que compara la información del formulario I-9 con bases de datos federales para confirmar la elegibilidad para el trabajo.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el formulario I-9?
Los empresarios están obligados a conservar el formulario I-9 durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la finalización de la relación laboral, lo que ocurra más tarde.
¿Por qué se rechaza un I-9?
Un formulario I-9 puede ser rechazado (o considerado no conforme) si los documentos aportados por el empleado no parecen razonablemente auténticos o no parecen referirse a la persona que los presenta. En tales casos, no debe aceptar los documentos a efectos de verificación.
Sin embargo, usted está obligado a dar al empleado una oportunidad justa de presentar documentos alternativos de las Listas oficiales de documentos aceptables. Siempre que los documentos sean válidos y cumplan los requisitos, el formulario I-9 puede cumplimentarse sin problemas.
Es importante que los equipos de RRHH apliquen esta norma de forma coherente y eviten cualquier forma de discriminación documental. Céntrate siempre en si los documentos cumplen las normas, no en suposiciones sobre el individuo.
Lista de documentos I-9: Qué pueden aportar los empleados
Para cumplimentar el formulario I-9, los empleados deben presentar:
- Un documento de la Lista A
O - Un documento de la lista B Y uno de la Lista C
Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo
(Sólo se necesita un documento de esta lista)
- Pasaporte estadounidense o tarjeta de pasaporte estadounidense
- Tarjeta de residente permanente (tarjeta verde)
- Documento de autorización de empleo (EAD) con fotografía (formulario I-766)
- Pasaporte extranjero con un formulario I-94 que indique la condición de no inmigrante autorizado para trabajar
- Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia o de la República de las Islas Marshall con el formulario I-94 (para determinados ciudadanos)
Lista B: Documentos que acreditan la identidad
(Deberá presentarse un documento de la lista C)
- Permiso de conducir expedido por el Estado o documento de identidad con fotografía
- Tarjeta de identificación escolar con fotografía
- Tarjeta de elector
- Cartilla militar de EE.UU.
- Documento tribal nativo americano
- Permiso de conducir expedido por una autoridad gubernamental canadiense
Nota: En el caso de los menores de 18 años que no dispongan de documento de identidad, pueden aceptarse otros documentos, como el expediente escolar o el boletín de notas.
Lista C: Documentos que acreditan la autorización de empleo
(Deberá presentarse un documento de la lista B)
- Tarjeta de la Seguridad Social (que no lleve la mención "No válida para el empleo")
- Certificado de nacimiento expedido por un estado o territorio de los Estados Unidos.
- Certificado de nacimiento en el extranjero expedido por el Departamento de Estado de los Estados Unidos (formulario FS-545 o DS-1350)
- Documento tribal nativo americano
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197)
- Documento de autorización de empleo expedido por el DHS (distinto de los enumerados en la lista A)
Recordatorios importantes para RRHH
- Los documentos deben ser originales y no estar caducados (salvo contadas excepciones),
- No puede especificar qué documentos debe presentar el empleado, ellos eligen de las listas.
- Revise siempre los documentos para comprobar su autenticidad y su relación con la persona que los presenta.
- Almacenar y conservar los I-9 según las directrices federales.
Esta información se proporciona únicamente con fines educativos y no debe considerarse asesoramiento jurídico. Los empleadores deben mantenerse informados sobre los cambios en las leyes federales y estatales de elegibilidad de empleo, ya que los requisitos del Formulario I-9 y los documentos aceptables pueden ser actualizados periódicamente por USCIS u otras agencias reguladoras. Consulte siempre las últimas directrices oficiales o a su asesor jurídico para garantizar el cumplimiento.
Más información sobre Formulario I-9: documentos aceptados de USCIS.
¿Qué desencadena las auditorías del I-9?
El Departamento de Seguridad Nacional (DHS), a través del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), tiene la autoridad para realizar auditorías del formulario I-9 con el fin de garantizar que los empleadores cumplan con estos requisitos.
Las auditorías ICE suelen desencadenarse por uno o varios de los siguientes motivos:
Quejas de empleados o del público : denuncias sobre trabajadores no autorizados o prácticas de contratación inadecuadas.
Incoherencias en los datos : discrepancias en el número de la Seguridad Social (SSN) o anomalías detectadas a través de E-Verify o del análisis interno de datos.
Referencias de otras agencias gubernamentales : información compartida por el Departamento de Trabajo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) u otras entidades federales o estatales durante investigaciones no relacionadas.
Durante una auditoría, la carga de demostrar el pleno cumplimiento recae sobre el empleador. Por eso es fundamental realizar auditorías internas con regularidad y mantener un archivo I-9 limpio y organizado, y por eso es útil utilizar una tecnología que garantice que los formularios están completos, a tiempo y sin errores.
Cómo los procesos obsoletos de cumplimiento del I-9 aumentan su riesgo de auditorías del I-9
Confiar en procesos I-9 manuales y obsoletos es un riesgo de cumplimiento a punto de ocurrir. Deja a su organización vulnerable a auditorías, sanciones costosas y estrés innecesario. Y lo que es más, puede afectar a la reputación de su empresa, algo que ningún equipo de RRHH quiere que ocurra por algo tan evitable como los errores de papeleo.
Uno de los riesgos más importantes asociados a los procesos obsoletos de cumplimiento del I-9 es la falta de precisión y coherencia en la verificación de la elegibilidad de los empleados. Con los sistemas basados en papel, es más fácil equivocarse o pasar por alto detalles importantes, lo que deja margen para errores que pueden acarrear graves consecuencias.
Además, si no se dispone de un software electrónico de gestión del cumplimiento del I-9, hacer un seguimiento de los plazos y las fechas de vencimiento puede ser una tarea desalentadora. El incumplimiento de los plazos de reverificación puede dar lugar a problemas de incumplimiento e incluso desencadenar una auditoría por parte de las agencias gubernamentales.
Otro riesgo reside en la vulnerabilidad de almacenar copias físicas. Ya sabes cómo es: tu escritorio se amontona, tu bandeja de entrada se desborda y hacer un seguimiento de todo se convierte en un reto. Es entonces cuando los I-9 en papel empiezan a convertirse en un verdadero riesgo. Las copias físicas pueden extraviarse, dañarse o quedar enterradas en la confusión, lo que dificulta encontrar lo que se necesita en caso de apuro. Y cuando se trata de pilas de papeles, guardarlos de forma segura no sólo es más difícil, sino también más arriesgado.
Cómo evitar los errores más comunes en el cumplimiento del I-9: Lo que todo responsable de RRHH debe saber
Incluso para los profesionales de RR.HH. con experiencia, el cumplimiento del formulario I-9 presenta retos únicos. Con más de 1.200 normas que regulan su correcta cumplimentación, almacenamiento y verificación, el margen de error es pequeño y hay mucho en juego. Desde costosas sanciones hasta auditorías fallidas, un solo descuido puede poner en peligro a su organización.
Mala gestión y colocación de los formularios I-9
Uno de los errores más comunes y costosos es no gestionar y conservar adecuadamente los formularios I-9. Como se mencionó anteriormente, los formularios deben completarse para cada nueva contratación y conservarse durante un período específico, ya sea tres años después de la fecha de contratación o un año después de la terminación, lo que ocurra más tarde.
Con demasiada frecuencia, los formularios en papel se extravían, se almacenan de forma insegura o se cumplimentan incorrectamente. En una auditoría, estas lagunas pueden dar lugar a importantes multas y daños a la reputación. Para evitarlo, muchos equipos de RRHH están realizando la transición a sistemas electrónicos I-9 que agilizan el almacenamiento, controlan los plazos de conservación y garantizan que los documentos sean accesibles y seguros.
Navegar por las más de 1.200 normas de cumplimiento del I-9
El proceso del formulario I-9 se rige por un complejo marco de más de 1.200 normas, que abarcan desde la documentación aceptable hasta los plazos de reverificación y los requisitos de firma. El incumplimiento de una sola de estas normas, como una Sección 2 incompleta o un plazo incumplido, puede acarrear multas de entre 230 y 2.292 dólares por infracción.
Y lo que es peor, los errores repetidos o la contratación a sabiendas de trabajadores no autorizados pueden acarrear sanciones y consecuencias legales más graves.
Evitar trampas de verificación indebida del formulario I-9
Mantener el cumplimiento del I-9 va mucho más allá de simplemente marcar casillas durante la incorporación. Requiere procesos claros, una supervisión coherente y una estrategia proactiva para evitar errores costosos, especialmente en el complejo entorno normativo actual.
Establezca procedimientos sólidos de incorporación y desincorporación
Es esencial contar con un proceso bien definido de contratación y separación del servicio. Durante la incorporación, asegúrese de que los empleados cumplimentan el formulario I-9 con precisión y a tiempo, y de que su equipo verifica los documentos en los tres días laborables requeridos. En el momento de la separación, disponga de procedimientos para gestionar los plazos de conservación y archivar o eliminar de forma segura los formularios I-9 de acuerdo con los requisitos federales.
Conozca los riesgos de las fusiones y adquisiciones
La actividad de fusiones y adquisiciones introduce riesgos adicionales de cumplimiento del formulario I-9. Tanto si opta por conservar los formularios existentes como por cumplimentar otros nuevos, el hecho de no abordar las obligaciones del formulario I-9 durante una transacción corporativa puede exponer a la organización adquirente a resultados de auditoría y sanciones. Haga que la diligencia debida en relación con el I-9 forme parte de su lista de comprobación para la integración.
Evite errores comunes de verificación
Incluso los equipos de RRHH experimentados pueden caer en trampas comunes del I-9, como:
- Aceptar documentos no válidos o caducados
- No verificar la autorización de trabajo de los empleados con estatuto temporal
- No cumplimentar o actualizar el apartado 3 en caso de recontratación o cambio de nombre
Cada uno de estos errores puede ser señalado durante una auditoría de ICE y dar lugar a multas significativas, incluso si no fueron intencionados.
Racionalice el cumplimiento con el software I-9 electrónico
Para reducir el riesgo de error humano y simplificar el cumplimiento, muchos equipos de RRHH están recurriendo a soluciones digitales. Los sistemas electrónicos de gestión del I-9 ofrecen:
- Recordatorios automáticos para las revisiones y los plazos de retención
- Flujos de trabajo remotos para completar el formulario I-9 que dan soporte a equipos híbridos y distribuidos.
- Controles de cumplimiento configurables para garantizar que los formularios se completen correctamente en todo momento.
- Almacenamiento seguro que protege los datos confidenciales de los empleados y simplifica las auditorías.
Al automatizar y estandarizar su proceso I-9, puede garantizar una mayor precisión, mejorar la preparación para auditorías y proteger a su organización de costosos incumplimientos.
Aspectos clave de las auditorías I-9 para RRHH
- La preparación para auditorías comienza con procesos I-9 precisos, puntuales y seguros
- Cumplir más de 1.200 normas exige una formación constante y herramientas fiables.
- Las auditorías internas periódicas y unas prácticas de conservación adecuadas son esenciales para evitar sanciones.
- Las soluciones de gestión electrónica del I-9, como Tracker I-9, reducen los riesgos y aumentan la eficacia
Por qué asociarse con Mitratech y Tracker I-9
Mitratech cuenta con la confianza de miles de organizaciones, desde empresas de la lista Fortune 500 hasta medianas empresas en crecimiento, gracias a nuestra probada capacidad para simplificar los complejos procesos de cumplimiento normativo. Con una amplia experiencia en tecnología jurídica, de recursos humanos y normativa, ofrecemos soluciones como Tracker I-9, diseñadas específicamente para garantizar la precisión, la seguridad y la preparación para auditorías.
Con el respaldo de un soporte líder en el sector y la innovación continua de productos desde 1987, Mitratech ayuda a los equipos de RR.HH. a anticiparse a la evolución de la normativa, ahorrando tiempo, reduciendo riesgos y garantizando una experiencia del empleado sin fisuras.
Por qué los equipos de RR. HH. confían en Tracker I-9
No tiene tiempo para procesos anticuados y engorrosos, sobre todo cuando está en juego el cumplimiento de la normativa.
Para los responsables de RR. HH. que desean modernizar y reducir los riesgos de sus procesos I-9, Tracker I-9 de Mitratech ofrece una solución diseñada específicamente para ello. Esta plataforma electrónica integral de cumplimiento de I-9 ayuda a las organizaciones a:
- Automatizar la cumplimentación y reverificación del I-9
- Almacene y controle de forma segura la retención de formularios
- Señale los errores y las secciones incompletas en tiempo real
- Mantener un sistema de registro totalmente auditable
Al abandonar los flujos de trabajo manuales y con gran cantidad de papeleo y adoptar un sistema electrónico seguro como Tracker I-9, no solo se reduce el riesgo de cometer errores costosos y recibir sanciones, sino que también se libera tiempo para centrarse en otros objetivos SMART para los profesionales de RR.HH..
Haga clic en el enlace para solicitar una demostración para obtener más información sobre Tracker I-9 y nuestro completo conjunto de soluciones automatizadas de RR. HH. para el cumplimiento normativo y la gestión del ciclo de vida de los empleados.
