Las 5 características principales que debe tener su software de retención legal
El software de retención legal es un elemento moderno esencial para aplicar una retención legal o una retención de litigios. A medida que los asuntos legales de las empresas y los litigios se vuelven más complejos, las formas tradicionales de ejecutar una retención no pueden seguir el ritmo.
A retención legal es un mandato legal para informar a todas las partes y a los posibles custodios de pruebas de que el litigio es inminente o anticipado de la necesidad de preservar la información potencialmente relevante de que los documentos en papel y la información almacenada electrónicamente (ESI) no deben ser alterados o borrados.
Implantar una solución automatizada de software de retención legal es más necesario ahora que nunca: no cumplir o hacer cumplir los procedimientos de retención legal adecuados puede acarrear graves consecuencias legales y multas. Y hacer un seguimiento de todas las notificaciones y respuestas en toda la organización puede ser tedioso, incluso sin la carga añadida de gestionar custodios que trabajan a distancia.
Por esta razón, el software de retención legal o de litigios se ha convertido en un elemento imprescindible para las organizaciones que pretenden mejorar la eficacia y garantizar el cumplimiento de la normativa a la hora de llevar a cabo retenciones legales.
Pero, ¿qué es el software de retención legal?
Una solución eficaz de software de retención legal o de litigios gestionará el proceso de retención legal de principio a fin, al tiempo que protege automáticamente los datos críticos. Las soluciones de software de retención de litigios se ponen en marcha para ahorrar a los equipos procesos obsoletos y laboriosos de seguimiento y organización de los datos corporativos durante una retención de litigios.
En el caso de Acuity ELM Essentials, abordamos estas necesidades mediante la integración con LegalHold, una de las soluciones más potentes que existen, que ofrece una forma rápida y rentable de mejorar y/o automatizar sus flujos de trabajo.
Si está pensando en una solución de software que le facilite la gestión de las obligaciones legales y, al mismo tiempo, le garantice el cumplimiento de sus responsabilidades y lo documente todo, ¿cuáles son las características que debe buscar?
Las cinco características clave que hay que buscar en un software de retención legal o de litigios:
- NOTIFICACIONES: Gestión y seguimiento de las notificaciones a lo largo de todo el proceso de retención legal.
- RECORDATORIOS: recordatorios automáticos configurables de las obligaciones legales de retención y escalamientos automáticos en caso de falta de respuesta, lo que garantiza que las instrucciones se comuniquen a los custodios adecuados, al tiempo que se mejora el cumplimiento.
- HISTORIAL DE SEGUIMIENTO: Una auditoría completa que rastrea el historial de toda la actividad de retención legal.
- PLANTILLAS: Una biblioteca de plantillas de notificaciones estandarizadas que puede reutilizar para garantizar procesos fiables y repetibles.
- BASE DE DATOS DE CUSTODIA: Perfiles e historial accesibles para todos los custodios y posibles custodios en una ubicación centralizada.
Con la solución adecuada , la gestión de las complejidades y los riesgos que entraña esta parte esencial del proceso de litigios y reclamaciones resulta mucho más sencilla. Lo que, a su vez, puede ayudar a obtener mejores resultados.
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