Los despachos de abogados se ven obligados a seguir el ritmo de los cambios acelerados e impulsados por la tecnología que se están produciendo en el sector legal. Por qué la automatización de los AVD debería ser uno de sus primeros pasos hacia el Legal Rising y la transformación digital?
En primer lugar, analicemos de dónde proceden esas presiones: algunas las ejercen los clientes, en particular los departamentos jurídicos internos de las empresas, que a su vez se ven presionados para ofrecer una mayor eficiencia y controlar los costes al tiempo que reducen los riesgos. Cada vez son más los que recurren a soluciones de software para afrontar estos retos, y esperan que los abogados externos formen parte del ecosistema digital del cliente.
Los clientes están impulsando este mandato porque les proporciona una mayor visibilidad de la gestión de asuntos y otros procesos en los que intervienen bufetes externos, así como de las prácticas de facturación y control horario. Los despachos más pequeños de algunas regiones ya están sufriendo las consecuencias, pues los clientes tienen cada vez más en cuenta el coste en la relación cliente-asesor. Según un nuevo estudio de Bellwether sobre bufetes del Reino Unido:
El 71% de los abogados encuestados afirma que su trabajo se ha visto comprometido por "las exigencias de los clientes y sus comportamientos consumistas", y un tercio afirma que experimenta este tipo de perturbación con regularidad. El 58% cree que la presión de los clientes por el precio está afectando a la capacidad de los abogados para defender la integridad de la ley y ofrecer el mejor servicio a los clientes.
Luego está la presión que los bufetes de abogados ejercen sobre sí mismos para ser más competitivos y rentables. Sí, la profesión tiene fama de ser tradicionalista, conservadora y respetuosa con los precedentes. Sin embargo, muchos despachos siguen adelante con la adopción de tecnología jurídica porque son conscientes de las ventajas intrínsecas que ofrecen estas herramientas en términos de mejora del rendimiento y del ROI operativo. Esto va más allá de satisfacer las demandas de los clientes: para estos bufetes, adoptar la tecnología es simplemente un buen negocio.
Acabar con los acuerdos de confidencialidad en papel
Los acuerdos de confidencialidad son, para bien o para mal, cada vez más frecuentes en el mundo empresarial. Más de un tercio de la mano de obra estadounidense opera bajo algún tipo de acuerdo de confidencialidad, según un estudio de 2017 de la Vanderbilt Law Review. Su ámbito de aplicación también está creciendo, con la inclusión de nuevas extensiones como las cláusulas de no descrédito, que exigen a los empleados que nunca hablen mal de su empleador o antiguo empleador.
Hay más que suficientes tropiezos no relacionados con los procesos que pueden crear problemas con un acuerdo de confidencialidad, por no hablar de los errores derivados de los procesos causados por los flujos de trabajo manuales y con uso intensivo de papel. ¿En qué se quedan cortos los flujos de trabajo tradicionales para los acuerdos de confidencialidad?
- El tedio de la repetición manual favorece los errores y descuidos.
- Incluso en una empresa mediana, el número de acuerdos de confidencialidad puede resultar abrumador y costoso de procesar manualmente.
- Son demasiado lentos, sobre todo si se trata de una oportunidad de venta o asistencia en la que la rapidez de respuesta es importante.
- A menudo existen plantillas diferentes, incluso no sancionadas, que se utilizan en toda la organización (o incluso en el mismo departamento).
- A menudo, los acuerdos de confidencialidad no se crean, firman, presentan o envían correctamente.
- A menudo no se dan instrucciones adecuadas a la parte remitente sobre cómo rellenar y presentar el NDA.
- Los propios empleados a menudo no saben cómo y cuándo utilizar los acuerdos de confidencialidad o gestionar adecuadamente ese proceso.
- El personal jurídico tiene poca o ninguna visibilidad o control sobre cualquier flujo de trabajo en curso.
- Es difícil hacer un seguimiento de las firmas y aprobaciones.
- Un enrutamiento deficiente significa que el mismo acuerdo puede ser revisado simultáneamente (y de forma contradictoria ) por distintos abogados o guardianes.
- No se sabe si ya existe o no un acuerdo de confidencialidad.
Automatización de los acuerdos de confidencialidad: Muchas ventajas para los bufetes de abogados (y los clientes)
La automatización de los acuerdos de confidencialidad, utilizando las funciones de una solución SaaS líder en automatización de flujos de trabajo, resuelve estos problemas de los bufetes de abogados:
- Utilizando un flujo de trabajo de autoservicio de A.D.N., un portal en línea y formularios normalizados, los usuarios pueden solicitar y obtener A.D.N. sin errores sinla intervención de un abogado.
- Los acuerdos de confidencialidad de autoservicio pueden diseñarse a medida o utilizar plantillas preformateadas, lo que obliga a la normalización y la coherencia.
- Un completo repositorio de plan tillas puede almacenar plantillas de CND para hacer frente a cualquier contingencia.
- El flujo de trabajo de los acuerdos de confidencialidad puede incluir el enrutamiento de las solicitudes a las partes interesadas internas adecuadas, si es necesario.
- Los requisitos de autoridad de firma se integran en el flujo de trabajo y pueden aprovechar herramientas seguras de firma electrónica.
- El control del estado en tiempo real permite supervisar el proceso.
- Las partes interesadas pueden colaborar en los procesos de aprobación y en los CND de autoservicio más complejos mediante comentarios/anotaciones en línea.
- Se pueden enviar notificaciones, alertas y escaladas a las partes interesadas en puntos previamente designados a lo largo del proceso.
"Hoy en día, los clientes quieren algo más que una buena abogacía. Esperan que sus asesores externos inviertan en las herramientas tecnológicas necesarias para mejorar la eficacia, la calidad y la coherencia".
Justin Hectus
CIO/CISO, Keesal, Young & Logan
¿Cómo se traducen estas capacidades en ventajas derivadas de la automatización de los acuerdos de confidencialidad?
- Un flujo de trabajo de autoservicio para acuerdos de confidencialidad puede ser hasta 7 veces más rápido y 15 veces más eficaz que un proceso manual, con un cumplimiento del 100% y una rentabilidad de la inversión de hasta el 400%.
- El retorno de la inversión es casi inmediatogracias a la facilidad de adopción de las mejores soluciones de automatización de NDA.
- Los acuerdos de confidencialidad estandarizados y sencillos pueden obtenerse en cualquier momento y lugar, sin necesidad de una costosa revisión interna por parte del personal jurídico, lo que supone un ahorro considerable.
- A través de un único portal, los bufetes de abogados y los clientes pueden ahora gestionar los procesos de los acuerdos de confidencialidad a gran escala, incluso a través de redes globales.
- La automatización del proceso proporciona un flujo de trabajo sin errores y una experiencia de usuario más rápida y fiable.
- Se puede hacer una copia de seguridad automática de cada flujo de trabajo de NDA en un archivo seguro en la nube, al que se puede acceder fácilmente con fines de auditoría, gobernanza y cumplimiento.
- La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.
Pero los beneficios van más allá...
Para un bufete de abogados, la automatización de los AVD tiene otras repercusiones positivas. Cuáles son algunos de estos macrobeneficios?
Ben Bogin, Director de Soluciones y Servicios Profesionales de Mitratech, lo ha visto en la práctica. En primer lugar, la automatización de los flujos de trabajo de NDA ayuda a un bufete de abogados a priorizar lo que es realmente importante para sus clientes y sus propios resultados. "Automatizar los NDA significa que las firmas pueden dedicar tiempo al trabajo legal que realmente importa", dice, "y los NDA salen por la puerta más rápido".
"Los acuerdos de confidencialidad son una fruta madura para cualquier organización. Es un gran primer caso de uso para ver el ROI inmediato".
Ben Bogin
Director, Soluciones y Servicios Profesionales, Mitratech
¿Otra ventaja? Que la plataforma adecuada "puede eliminar gran parte del trabajo transaccional de gran volumen que los abogados odian, y permitirles dedicar más tiempo a utilizar su JD", señala.
Sin embargo, estos beneficios a gran escala van más allá. A medida que los despachos de abogados se enfrentan a la toma de decisiones sobre qué tecnologías son sus mejores inversiones en 2019, la automatización del flujo de trabajo jurídico puede ser una tecnología clave que proporcione "ganancias rápidas" que demuestren el valor de la transformación digital, haciendo que Legal Rising sea alcanzable.
Al aplicar las herramientas de automatización del flujo de trabajo jurídico a la automatización de los acuerdos de confidencialidad, los bufetes de abogados pueden disfrutar de una de las victorias más rápidas posibles, explica Ben. "Los acuerdos de confidencialidad son una fruta madura para cualquier organización. Es un gran primer caso de uso para ver un ROI inmediato".
Un bufete de abogados no debe evaluar el retorno de la inversión sólo en términos de la posible amortización de una solución de automatización del flujo de trabajo, sino en términos de tiempo-valoro T2V. Invertir en un producto SaaS que ofrezca una mayor facilidad de adopción, una experiencia de usuario intuitiva para el diseño y la publicación de formularios y flujos de trabajo, la integración de la firma electrónica, una integración fluida con plataformas heredadas y un conjunto de funciones más completo generará un retorno más rápido.
Los dos productos hipotéticos de automatización de flujos de trabajo del gráfico siguiente ofrecen T2V diferentes, con la Plataforma A alcanzando el "punto de amortización" mucho más rápido gracias exactamente a las capacidades que acabamos de mencionar.
La implementación de flujos de trabajo de automatización de NDA es, sin embargo, sólo uno de los tres procesos esenciales en los que es imperativo que los bufetes de abogados apliquen la automatización de flujos de trabajo legales en el próximo año con el fin de aprovechar la transformación que está inexorablemente en marcha en la práctica legal. En nuestro próximo post de esta serie, profundizaremos en cómo la gestión de asuntos debe ser otra de sus prioridades clave.
