Los bufetes de abogados están sintiendo la presión de mantenerse al día con los cambios acelerados impulsados por la tecnología que están transformando el sector jurídico. ¿Por qué la automatización de los acuerdos de confidencialidad debería ser uno de sus primeros pasos hacia el Legal Rising y la transformación digital?
En primer lugar, repasemos de dónde provienen esas presiones: algunas son ejercidas por los clientes, en particular por los departamentos jurídicos internos de las empresas, que a su vez se ven presionados para aumentar la eficiencia y controlar los costes, al tiempo que reducen los riesgos. Cada vez son más los que recurren a soluciones de software para hacer frente a estos retos y esperan que los abogados externos formen parte del ecosistema digital del cliente.
Los clientes están impulsando esta exigencia porque les proporciona una mayor visibilidad de la gestión de asuntos y otros procesos en los que participan bufetes externos, así como de las prácticas de facturación y control del tiempo. Los bufetes más pequeños de algunas regiones ya están sintiendo los efectos, ya que los clientes tienen cada vez más en cuenta el coste en la relación entre cliente y abogado. Un nuevo estudio de Bellwether sobre bufetes del Reino Unido ha revelado que:
El 71 % de los abogados encuestados afirmó que su trabajo se ha visto afectado por «las exigencias de los clientes y su comportamiento consumista», y un tercio de ellos señaló que experimenta este tipo de perturbaciones de forma habitual. El 58 % cree que los clientes que se guían por el precio están afectando a la capacidad de los abogados para defender la integridad de la ley y prestar el mejor servicio a los clientes.
Además, existe la presión que los bufetes de abogados ejercen sobre sí mismos para ser más competitivos y rentables. Sí, la profesión tiene fama de ser muy tradicionalista,conservadora y respetuosa con los precedentes. Sin embargo, muchos bufetes están impulsando la adopción de tecnología jurídica porque se dan cuenta de las ventajas intrínsecas que estas herramientas ofrecen en términos de mejora del rendimiento y del retorno de la inversión operativa. Esto va más allá de satisfacer las demandas de los clientes: para estos bufetes de abogados, adoptar la tecnología es, sencillamente, una buena estrategia empresarial.
Acabar con los procesos de NDA en papel
Los acuerdos de confidencialidad, para bien o para mal, son cada vez más frecuentes en el mundo empresarial. Según un estudio de 2017 de la revista Vanderbilt Law Review, más de un tercio de la población activa de Estados Unidostrabajabajo algún tipo de acuerdo de confidencialidad. Además, su alcance es cada vez mayor, ya que incluyen nuevas extensiones, como cláusulas de no difamación, que obligan a los empleados a no hablar mal de su empleador actual o anterior.
Hay suficientes tropiezos ajenos al procesoque pueden crear problemas con un acuerdo de confidencialidad, por no hablar de los errores derivados del proceso causados por los flujos de trabajo manuales y con gran uso de papel. ¿En qué fallan los flujos de trabajo tradicionales de los acuerdos de confidencialidad?
- El tedio de la repetición manual fomenta los errores y los descuidos.
- El gran número de acuerdos de confidencialidad que existen incluso en una empresa de tamaño medio puede resultar abrumador de controlar y costoso de procesar manualmente.
- Son demasiado lentos, especialmente si se trata de una oportunidad de ventas o asistencia técnica en la que es importante una respuesta rápida.
- A menudo se utilizan plantillas diferentes, incluso no autorizadas, en toda la organización (o incluso en el mismo departamento).
- Los acuerdos de confidencialidad a menudo no se crean , firman, envían o distribuyen correctamente.
- A menudo, la parte que presenta el documento no recibe instrucciones adecuadas sobre cómo rellenar y presentar el acuerdo de confidencialidad.
- Los propios empleados a menudo no saben cómo y cuándo utilizar los acuerdos de confidencialidad ni cómo gestionar adecuadamente ese proceso.
- El personal jurídico tiene poca o ninguna visibilidad o control sobre los flujos de trabajo en curso.
- Es difícil realizar un seguimiento de las firmas y aprobaciones.
- Una mala distribución significa que el mismo acuerdo de confidencialidad puede ser revisado simultáneamente (y de forma contradictoria) por diferentes abogados/guardianes.
- No hay información sobre si ya existe un acuerdo de confidencialidad.
Automatización de los acuerdos de confidencialidad: un sinfín de ventajas para los bufetes de abogados (y sus clientes)
La automatización de los acuerdos de confidencialidad, que utiliza las funciones de una solución líder de automatización de flujos de trabajo SaaS, resuelve estos problemas para los bufetes de abogados:
- Mediante un flujo de trabajo de NDA de autoservicio, un portal en línea y formularios estandarizados, los usuarios pueden solicitar y obtener NDA sin errores sinla intervención de un abogado.
- Los acuerdos de confidencialidad de autoservicio pueden diseñarse a medida o utilizar plantillas preformateadas, lo que obliga a la estandarización y la coherencia.
- Un repositorio completo de plantillas puede almacenar plantillas de acuerdos de confidencialidad para hacer frente a cualquier contingencia.
- El envío de solicitudes a las partes interesadas internas adecuadas, si es necesario, se puede integrar en el flujo de trabajo del acuerdo de confidencialidad.
- Los requisitos de autoridad de firma están integrados en el flujo de trabajo y pueden aprovechar herramientas seguras de firma electrónica.
- La supervisión del estado en tiempo real permite controlar el proceso.
- Las partes interesadas pueden colaborar en los procesos de aprobación y en acuerdos de confidencialidad (NDA) más complejos mediante comentarios y anotaciones en línea.
- Las notificaciones, alertasy escalamientos pueden enviarse a las partes interesadas en puntos predeterminados a lo largo del proceso.
«Hoy en día, los clientes quieren algo más que una buena defensa legal. Esperan que sus asesores externos inviertan en herramientas tecnológicas que respalden la eficiencia, la calidad y la coherencia».
Justin Hectus
CIO/CISO, Keesal, Young & Logan
¿Cómo se traducen estas capacidades enbeneficiosderivados de la automatización de los acuerdos de confidencialidad?
- Un flujo de trabajo de NDA autoservicio puede ser hasta 7 veces más rápido y 15 veces más eficiente que un proceso manual, con un cumplimiento del 100 % y un retorno de la inversión de hasta el 400 %.
- El retorno de la inversión es casi inmediato, gracias a la facilidad de adopción de las mejores soluciones de automatización de NDA.
- Los acuerdos de confidencialidad (NDA) sencillos y estandarizados se pueden obtener en cualquier momento y lugar, sin necesidad de costosas revisiones internas por parte del personal jurídico, lo que supone un ahorro considerable.
- A través de un único portal, los bufetes de abogados y los clientes ahora pueden gestionar los procesos de NDA a gran escala, incluso en redes globales.
- La automatización del proceso proporciona un flujo de trabajo sin errores y una experiencia de usuario más rápida y fiable.
- Cada flujo de trabajo de NDA se puede respaldar automáticamente en un archivo seguro en la nube, fácilmente accesible para fines de auditoría, gobernanza y cumplimiento normativo.
- La integración de la firma electrónica estandariza las aprobaciones seguras.
Pero las ventajas no terminan ahí...
Para un bufete de abogados, la automatización de los acuerdos de confidencialidad tiene otras repercusiones positivas. ¿Cuáles son algunas de estasventajas generales?
Ben Bogin, director de Soluciones y Servicios Profesionales de Mitratech, los ha visto en la práctica. En primer lugar, la automatización de los flujos de trabajo de los acuerdos de confidencialidad ayuda a los bufetes de abogados a priorizar lo que es realmente importante para sus clientesy sus propios resultados. «La automatización de los acuerdos de confidencialidad significa que los bufetes pueden dedicar tiempo al trabajo legal que realmente importa», afirma, «y los acuerdos de confidencialidad se tramitan más rápidamente».
«Los acuerdos de confidencialidad son un objetivo fácil de alcanzar para cualquier organización. Es un excelente primer caso de uso para ver un retorno de la inversión inmediato».
Ben Bogin
Director, Soluciones y Servicios Profesionales, Mitratech
¿Otra ventaja? Que la plataforma adecuada «puede reducir considerablemente el volumen de trabajo transaccional que tanto detestan los abogados y permitirles dedicar más tiempo a ejercer su profesión», señala.
Sin embargo, estas ventajas generales van aún más allá. Mientras los bufetes de abogados se debaten entre qué tecnologías son las mejores inversiones para 2019, la automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede ser una tecnología fundamental que ofrezca «beneficios rápidos» que demuestren el valor de la transformación digital, haciendo posible el Legal Rising.
Al aplicar herramientas de automatización de flujos de trabajo legales a la automatización de los acuerdos de confidencialidad, los bufetes de abogados pueden obtener uno de los beneficios más rápidos posibles, explica Ben. «Los acuerdos de confidencialidad son una oportunidad fácil de aprovechar para cualquier organización. Es un excelente primer caso de uso para ver un retorno de la inversión inmediato».
Un bufete de abogados no debe evaluar el retorno de la inversión solo en términos de la recuperación final de una solución de automatización del flujo de trabajo, sino también en tiempo de valorización, o T2V. Invertir en un producto SaaS que ofrezca una mayor facilidad de adopción, una experiencia de usuario intuitiva para el diseño y la publicación de formularios y flujos de trabajo, la integración de la firma electrónica, una integración fluida con las plataformas heredadas y un conjunto de funciones más completo, impulsará una recuperación más rápida de la inversión.
Los dos productos hipotéticos de automatización de flujos de trabajo que se muestran en el gráfico siguiente ofrecen diferentes T2V, y la plataforma A alcanza el «punto de recuperación» mucho más rápido gracias precisamente a las capacidades que acabamos de mencionar.
Sin embargo, la implementación de flujos de trabajo automatizados para los acuerdos de confidencialidad es solo uno de los tres procesos esenciales en los quees imperativo que los bufetes de abogados apliquen la automatización de los flujos de trabajo legales durante el próximo año para aprovechar latransformación que se está produciendo inexorablemente en la práctica jurídica. En nuestra próxima publicación de esta serie, profundizaremos en cómo la gestión de asuntos debería ser otra de sus prioridades clave.
