Warum NDA-Automatisierung für Kanzleien 2019 unerlässlich ist
Anwaltskanzleien spüren den Druck, mit den sich beschleunigenden, technologiegetriebenen Veränderungen in der Rechtsbranche Schritt zu halten. Warum sollte die NDA-Automatisierung einer der ersten Schritte in Richtung Legal Rising und digitale Transformation sein?
Lassen Sie uns zunächst prüfen, woher dieser Druck kommt: Einige werden von den Kunden ausgeübt, insbesondere von den internen Rechtsabteilungen der Unternehmen, die selbst unter dem Druck stehen, effizienter zu arbeiten, die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig die Risiken zu verringern. Immer mehr von ihnen wenden sich zur Bewältigung dieser Herausforderungen Softwarelösungen zu und erwarten, dass externe Anwälte Teil des digitalen Ökosystems des Kunden werden.
Die Kunden sind die treibende Kraft hinter diesem Mandat, weil es ihnen einen besseren Einblick in die Verwaltung von Angelegenheiten und andere Prozesse, an denen externe Firmen beteiligt sind, sowie in die Abrechnungs- und Zeiterfassungspraktiken ermöglicht. Kleinere Anwaltskanzleien in einigen Regionen spüren bereits den Druck, da die Kunden die Kosten zunehmend in die Beziehung zwischen Kunde und Anwalt einbeziehen. Eine neue Bellwether-Studie über britische Kanzleien ergab dies:
71 % der befragten Anwälte gaben an, dass ihre Arbeit durch "die Ansprüche der Mandanten und ihr Konsumverhalten" beeinträchtigt wird, wobei ein Drittel angab, dass sie regelmäßig mit dieser Art von Störungen konfrontiert werden. 58 % sind der Ansicht, dass preisorientierte Mandanten die Fähigkeit der Anwälte beeinträchtigen, die Integrität des Rechts zu wahren und ihren Mandanten den besten Service zu bieten.
Hinzu kommt der Druck, den Anwaltskanzleien ausüben, um wettbewerbsfähiger und rentabler zu werden. Ja, der Berufsstand steht im Ruf, steinzeitlich und konservativ zu sein und sich an Präzedenzfälle zu halten. Dennoch treiben viele Kanzleien die Einführung von Rechtstechnologien voran, weil sie die Vorteile erkennen, die diese Tools im Hinblick auf eine verbesserte Leistung und betriebliche Rentabilität bieten. Dies geht über die Erfüllung von Kundenwünschen hinaus: Für diese Kanzleien ist die Einführung von Technologie einfach ein gutes Geschäft.
Abschaffung papierbasierter NDA-Prozesse
NDAs sind in der Geschäftswelt wohl oder übel immer häufiger anzutreffen. Mehr als ein Drittel der US-amerikanischen Arbeitnehmerschaft arbeitet laut einer Studie der Vanderbilt Law Review aus dem Jahr 2017 unter einem NDA irgendeiner Art. Sie werden auch immer umfangreicher und umfassen neue Erweiterungen wie Nichtverleumdungsklauseln, die Mitarbeiter verpflichten, niemals schlecht über ihren Arbeitgeber oder ehemaligen Arbeitgeber zu sprechen.
Es gibt mehr als genug prozessfremde Stolpersteine, die zu Problemen mit einem NDA führen können, ganz zu schweigen von den prozessbedingten Fehlern, die durch manuelle, papierintensive NDA-Workflows verursacht werden. Wo sind die traditionellen NDA-Workflows unzureichend?
- Die Ermüdung durch manuelle Wiederholungen fördert Fehler und Versäumnisse.
- Selbst in einem mittelgroßen Unternehmen kann die schiere Anzahl der NDAs zu groß und die manuelle Bearbeitung zu kostspielig sein.
- Sie sind zu langsam, vor allem, wenn es sich um ein Verkaufs- oder Supportangebot handelt, bei dem eine schnelle Bearbeitung wichtig ist.
- Oftmals werden innerhalb des Unternehmens (oder sogar innerhalb derselben Abteilung) unterschiedliche, sogar nicht genehmigte Vorlagen verwendet.
- NDAs werden oft nicht ordnungsgemäß erstellt, unterzeichnet, eingereicht oder weitergeleitet.
- Die einreichende Partei wird oft nur unzureichend darüber unterrichtet , wie sie die NDA ausfüllen und einreichen muss.
- Die Mitarbeiter selbst wissen oft nicht, wie und wann sie NDAs verwenden oder diesen Prozess richtig handhaben sollen.
- Die Mitarbeiter der Rechtsabteilung haben nur wenig oder gar keine Einsicht oder Kontrolle über laufende Arbeitsabläufe.
- Es ist schwierig, Unterschriften und Genehmigungen nachzuvollziehen.
- Eine unzureichende Weiterleitung bedeutet, dass ein und dieselbe NDA gleichzeitig (und widersprüchlich) von verschiedenen Anwälten/Gatekeepern geprüft werden kann.
- Es ist nicht ersichtlich, ob bereits ein NDA vorliegt oder nicht.
NDA-Automatisierung: Zahlreiche Vorteile für Anwaltskanzleien (und Mandanten)
Die NDA-Automatisierung, die die Funktionen einer führenden SaaS-Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzt, löst diese Probleme für Anwaltskanzleien:
- Mithilfe eines Self-Service-NDA-Workflows, eines Online-Portals und standardisierter Formulare können Benutzer fehlerfreie NDAs anfordern und erhalten ohneohne die Beteiligung eines Anwalts.
- Selbstbedienungs-NDAs können individuell gestaltet werden oder vorformatierte Vorlagen verwenden, was eine Standardisierung und Konsistenz erzwingt.
- Ein vollständiges Vorlagen-Repository kann NDA-Vorlagen für alle Eventualitäten speichern.
- Die Weiterleitung von Anfragen an die richtigen internen Beteiligten kann bei Bedarf in den NDA-Workflow integriert werden.
- Die Anforderungen an die Unterschriftsberechtigung sind in den Arbeitsablauf integriert und können sichere Tools für die elektronische Unterschrift nutzen.
- Die Statusüberwachung in Echtzeit ermöglicht die Prozessüberwachung.
- Die Beteiligten können bei Genehmigungsverfahren und komplexeren Selbstbedienungs-NDAs über Online-Kommentare/Notizen zusammenarbeiten.
- Benachrichtigungen, Warnungen und Eskalationen können an bestimmten Punkten des Prozesses an die Beteiligten weitergeleitet werden.
"Heutzutage wollen die Mandanten mehr als nur gute Rechtsberatung. Sie erwarten von ihren externen Anwälten, dass sie in technologische Hilfsmittel investieren, um Effizienz, Qualität und Konsistenz zu fördern."
Justin Hectus
CIO/CISO, Keesal, Young & Logan
Wie lassen sich diese Fähigkeiten in Vorteile aus der NDA-Automatisierung umsetzen?
- Ein Self-Service-NDA-Workflow kann bis zu 7-mal schneller und 15-mal effizienter sein als ein manueller Prozess, mit 100-prozentiger Konformität und einem ROI von bis zu 400 %.
- Der ROI stellt sich fast sofort eindank der einfachen Einführung von erstklassigen NDA-Automatisierungslösungen.
- Einfache standardisierte NDAs können jederzeit und an jedem Ort eingeholt werden, ohne dass eine kostspielige interne Prüfung durch juristisches Personal erforderlich ist, was zu erheblichen Einsparungen führt.
- Über ein einziges Portal können Anwaltskanzleien und Mandanten nun NDA-Prozesse in großem Umfang verwalten, sogar über globale Netzwerke hinweg.
- Die Automatisierung des Prozesses sorgt für einen fehlerfreien Arbeitsablauf und eine schnellere und zuverlässigere Benutzererfahrung.
- Jeder NDA-Workflow kann automatisch in einem sicheren Cloud-Archiv gesichert werden, das für Audit-, Governance- und Compliance-Zwecke leicht zugänglich ist.
- Die Integration der elektronischen Unterschrift standardisiert sichere Genehmigungen.
Aber die Vorteile gehen noch weiter...
Für eine Anwaltskanzlei hat die NDA-Automatisierung weitere positive Auswirkungen. Was sind einige dieser Makrovorteile?
Ben Bogin, Director, Solutions and Professional Services bei Mitratech, hat sie in der Praxis erlebt. Erstens hilft die Automatisierung von NDA-Workflows einer Anwaltskanzlei, Prioritäten zu setzen, was für ihre Mandanten und ihr eigenes Ergebnis wirklich wichtig ist. "Die Automatisierung von NDAs bedeutet, dass die Kanzleien Zeit für die wirklich wichtigen juristischen Aufgaben haben", sagt er, "und die NDAs sind schneller fertig."
"NDAs sind für jede Organisation ein leichtes Ziel. Es ist ein großartiger erster Anwendungsfall, um einen sofortigen ROI zu sehen."
Ben Bogin
Direktor, Lösungen und professionelle Dienstleistungen, Mitratech
Ein weiteres Plus? Die richtige Plattform "kann einen großen Teil der hochvolumigen Transaktionsarbeit abnehmen, die Anwälte hassen, und es ihnen ermöglichen, mehr Zeit mit ihrem JD zu verbringen", betont er.
Diese langfristigen Vorteile gehen jedoch noch weiter. Während Anwaltskanzleien mit Entscheidungen darüber ringen, welche Technologien ihre besten Investitionen im Jahr 2019 sind, kann die Automatisierung des juristischen Workflows eine Eckpfeilertechnologie sein, die "Quick Wins" liefert, die den Wert der digitalen Transformation beweisen und Legal Rising realisierbar machen.
Durch die Anwendung von Tools zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe auf die NDA-Automatisierung können Anwaltskanzleien einen der schnellstmöglichen Gewinne erzielen, erklärt Ben. "NDAs sind für jede Organisation ein leichtes Ziel. Es ist ein großartiger erster Anwendungsfall, um einen sofortigen ROI zu sehen."
Eine Anwaltskanzlei sollte den ROI nicht nur in Bezug auf die letztendliche Amortisation einer Workflow-Automatisierungslösung bewerten, sondern auch in Bezug auf Zeit bis zur Wertschöpfungoder T2V. Die Investition in ein SaaS-Produkt, das eine einfachere Akzeptanz, eine intuitive Benutzeroberfläche für die Gestaltung und Veröffentlichung von Formularen und Workflows, die Integration von elektronischen Signaturen, eine reibungslose Integration mit bestehenden Plattformen und einen umfassenderen Funktionsumfang bietet, führt zu einer schnelleren Rendite.
Die beiden hypothetischen Produkte zur Workflow-Automatisierung in der nachstehenden Grafik liefern unterschiedliche T2Vs, wobei Plattform A den "Amortisationspunkt" dank genau der gerade erwähnten Fähigkeiten viel schneller erreicht.
Die Implementierung von NDA-Automatisierungsworkflows ist jedoch nur einer von drei wesentlichen Prozessen , die Kanzleien im nächsten Jahr unbedingt automatisieren müssen, um den unaufhaltsamen Wandel in der juristischen Praxis zu nutzen. Im nächsten Beitrag dieser Serie werden wir uns mit der Frage befassen, warum die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten eine weitere wichtige Priorität sein sollte.
