El perfil de la gestión de políticas ha crecido significativamente en 2020 y 2021. Las empresas se han adaptado a nuevas formas de trabajar, y es poco probable que esto cambie significativamente al menos a corto plazo, ya que la gente mezcla el trabajo en casa, el trabajo en la oficina y el trabajo en espacios compartidos.
Este modelo híbrido se apoya en la tecnología: cuentas Zoom, aplicaciones basadas en SaaS, VPN seguras, por ejemplo. También se sustenta en una gestión eficaz de las políticas, ya que el personal debe respetar las normas corporativas en materia de TI, seguridad, salud y seguridad, o recursos humanos, por ejemplo, en cualquier lugar donde trabaje.
Para que el trabajo híbrido sea sostenible, el personal y la dirección deben conocer y demostrar que conocen las obligaciones y responsabilidades que cada uno tiene, legal y contractualmente. No reconocerlo plenamente puede dar lugar a problemas en la gestión de las políticas que costarán tiempo, dinero, reputación y, potencialmente, dañarán valiosas relaciones comerciales.
Parte de nuestra serie Cómo convertirse en un profesional de la gestión de políticas
A decir verdad, de las conversaciones que hemos mantenido con profesionales del sector se desprende que las empresas comprenden la necesidad de mejorar la gestión de sus políticas de apoyo al trabajo híbrido.
Un factor clave del éxito
De estas conversaciones se desprende que un factor clave para el éxito es cambiar la actitud de la gente respecto a la gestión de políticas, para que deje de ser un inconveniente necesario y se convierta en un factor clave para un modelo de trabajo flexible. Esto suele implicar una combinación de educación y utilización de capacidades tecnológicas que satisfagan las necesidades de la empresa y de una serie de usuarios y sus diferentes necesidades.
En primer lugar, están los propios gestores de las pólizas. Desempeñan un papel no reconocido, pero fundamental, en la gestión de riesgos de la empresa. Los gestores de políticas de RR.HH., TI, seguridad o finanzas, por ejemplo, tienen un papel crucial en la comprensión de la propensión al riesgo de la empresa, las obligaciones reglamentarias y legales de la empresa, y la forma en que éstas se entretejen en la "actividad habitual".
Tienen que desarrollar y alinear sus políticas con la dirección general de la empresa, sincronizando sus esfuerzos con otras funciones, a menudo con sus propias necesidades en conflicto. También tienen que vigilar el entorno normativo o jurídico y anticipar cómo pueden afectar los cambios a sus políticas vigentes.
Esto ya es bastante difícil si uno es analista político a tiempo completo, pero muchos gestores políticos tienen esta responsabilidad como una parte menor de su trabajo diario. Normalmente, pueden estar contratando personal, gestionando equipos informáticos, recopilando informes financieros trimestrales y muchas otras cosas. Si una política debe revisarse cada tres meses, y aunque no se actualice, requiere tiempo y concentración para refrescar los conocimientos y coordinar los problemas con los demás implicados.
Cualquier cambio necesario debe crearse, revisarse y aprobarse, al tiempo que se mantienen las demás responsabilidades. Además de ser perturbador, este enfoque da lugar a errores u omisiones en un proceso que forma parte de la primera línea de defensa de la empresa.
Prestar servicios a la dirección y a los usuarios finales
Otra comunidad cuyas necesidades son importantes es la alta dirección de una empresa, responsable del lanzamiento de nuevos productos, el desarrollo de nuevas asociaciones, la gestión de fusiones y adquisiciones o la puesta en marcha de nuevas unidades de negocio, por ejemplo. Las responsabilidades que conllevan son increíblemente importantes y afectan a múltiples políticas, muchas de las cuales pueden resultar desconocidas. Los altos directivos y sus subordinados tendrán que entender las políticas y procedimientos y asegurarse de que todo su personal los cumple.
Deben poder acceder rápida y fácilmente a la política pertinente en vigor y, en el mejor de los casos, recibir una alerta en caso de que se actualice una política clave. Una vez más, se trata de un aspecto pequeño pero importante de su función y fácil de pasar por alto, pero con implicaciones significativas en caso de que se pasen por alto detalles clave.
Las necesidades de los usuarios finales también importan. Sus funciones serán diversas, pero se centrarán en la prestación de servicios. El tiempo que necesitan para centrarse en la gestión de las políticas -tanto para la educación como para la evaluación- debe reducirse al mínimo, sin dejar de garantizar el cumplimiento. El proceso debe ser fácil, fluido e incluso interesante. Lo último que se desea es que un módulo de formación y evaluación de políticas no se utilice o se apruebe porque es demasiado lento o difícil de usar.
Necesidad de un mejor marco de gestión política
Para todos los grupos, es vital poder utilizar estas funciones en cualquier lugar, ya que las personas pueden trabajar desde múltiples ubicaciones durante cualquier periodo.
Equilibrar la necesidad de una gestión más eficaz de las políticas con el reconocimiento de que el tiempo del personal es valioso es uno de los motores del reciente lanzamiento de la iniciativa Policy Management Pro del Open Compliance and Ethics Group (OCEG). Se ha diseñado para ayudar a los directivos de las empresas y a los profesionales de la gestión de políticas a ofrecer una gestión de políticas que satisfaga las nuevas y elevadas exigencias de la empresa. Su núcleo es el Modelo de Capacidades de Gestión de Políticas, que proporciona un marco práctico para ofrecer una gestión de políticas eficiente, eficaz y racionalizada.
Mitratech ha estado trabajando con la OCEG para aportar su experiencia práctica para aprovechar plenamente el valor de su modelo de gestión de políticas, ayudando a los profesionales a convertirse en Profesionales de la Gestión de Políticas. Mitratech proporciona capacidades de gestión de políticas que satisfacen las complejas necesidades de los usuarios finales: bibliotecas de políticas centralizadas, creación automatizada de documentos de políticas y flujos de trabajo de aprobación, así como conjuntos de herramientas de educación y evaluación fáciles de usar.
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