Le profil de la gestion des politiques s'est considérablement accru en 2020 et 2021. Les entreprises se sont adaptées à de nouvelles méthodes de travail, et il est peu probable que cela change de manière significative, du moins à court terme, car les gens mélangent le travail à domicile, le travail de bureau et le travail dans des espaces partagés.
Ce modèle hybride s'appuie sur la technologie - comptes Zoom, applications SaaS, VPN sécurisé, par exemple. Il s'appuie également sur une gestion efficace des politiques, car le personnel doit respecter les normes de l'entreprise en matière d'informatique, de sécurité, de santé et de sécurité ou de ressources humaines, par exemple, partout où il travaille.
Pour que le travail hybride soit durable, le personnel et la direction doivent être conscients des obligations et des responsabilités qui leur incombent, légalement et contractuellement, et démontrer qu'ils en sont conscients. Tout manquement à cette obligation peut entraîner des problèmes de gestion des politiques qui coûteront du temps, de l'argent et de la réputation, et qui risquent de nuire à de précieuses relations d'affaires.
Fait partie de notre série Devenir un pro de la gestion des politiques
En toute honnêteté, d'après les conversations que nous avons eues avec les professionnels du secteur, les entreprises comprennent la nécessité d'améliorer leur gestion des politiques pour soutenir le travail hybride.
Un facteur clé de succès
Il ressort de ces conversations que l'un des principaux facteurs de réussite consiste à changer l'attitude des gens à l'égard de la gestion des politiques, pour qu'elle ne soit plus un inconvénient nécessaire, mais un élément clé d'un modèle de travail flexible. Cela implique généralement un mélange d'éducation et d'utilisation des capacités technologiques qui répondent aux besoins de l'entreprise et d'un éventail d'utilisateurs et de leurs différents besoins.
Tout d'abord, il y a les gestionnaires de politiques eux-mêmes. Ils jouent un rôle méconnu mais essentiel dans la gestion des risques de l'entreprise. Les responsables politiques des RH, de l'informatique, de la sécurité ou des finances, par exemple, ont un rôle crucial à jouer dans la compréhension de l'appétence de l'entreprise pour le risque, de ses obligations réglementaires et légales, et de la manière dont elles sont intégrées dans les activités habituelles de l'entreprise.
Ils doivent élaborer et aligner leurs politiques sur l'orientation générale de l'entreprise, en synchronisant leurs efforts avec d'autres fonctions, dont les besoins sont souvent contradictoires. Ils doivent également garder un œil sur l'environnement réglementaire ou juridique et anticiper la manière dont les changements peuvent avoir un impact sur leurs politiques existantes.
C'est déjà assez difficile si l'on est analyste politique à plein temps, mais de nombreux responsables politiques n'ont cette responsabilité que comme une partie mineure de leur travail quotidien. En temps normal, ils peuvent être amenés à recruter du personnel, à gérer des équipes informatiques, à compiler des rapports financiers de fin de trimestre, etc. Si une politique doit être révisée tous les trois mois, et même si elle n'est pas réellement mise à jour, il faut tout de même consacrer du temps et de l'énergie à rafraîchir sa compréhension et à coordonner les problèmes avec toutes les autres personnes concernées.
Tout changement nécessaire doit être créé, examiné et approuvé, tout en conservant ses autres responsabilités. En plus d'être perturbatrice, cette approche donne lieu à des erreurs ou à des omissions dans un processus qui fait partie de la première ligne de défense de l'entreprise.
Gestion des services et utilisateurs finaux
Une autre communauté dont les besoins sont importants est celle des cadres supérieurs d'une entreprise, responsables du lancement de nouveaux produits, du développement de nouveaux partenariats, de la gestion des fusions et acquisitions ou de la création de nouvelles unités commerciales, par exemple. Les responsabilités qui en découlent sont incroyablement importantes et touchent à de multiples politiques, dont beaucoup peuvent être mal connues. Les cadres supérieurs et leurs subordonnés devront comprendre les politiques et les procédures et s'assurer que l'ensemble de leur personnel les respecte.
Ils doivent être en mesure d'accéder rapidement et facilement à la politique pertinente actuelle et, idéalement, d'être alertés en cas de mise à jour d'une politique clé. Là encore, il s'agit d'un aspect mineur mais important de leur rôle, qu'il est facile de négliger, mais qui a des implications significatives si des détails essentiels ne sont pas pris en compte.
Les besoins des utilisateurs finaux sont également importants. Leurs rôles seront diversifiés, mais l'accent sera mis sur l'exécution, le temps et l'attention étant des éléments primordiaux. Le temps qu'ils consacrent à la gestion des politiques - tant pour la formation que pour l'évaluation - doit être réduit au minimum, tout en garantissant la conformité. Le processus doit être facile, fluide, voire intéressant. La dernière chose que l'on souhaite, c'est un faible taux d'utilisation ou de réussite d'un module de formation et d'évaluation des politiques parce qu'il est trop lent ou trop compliqué à utiliser.
Répondre à la nécessité d'un meilleur cadre de gestion politique
Pour tous les groupes, il est essentiel de pouvoir utiliser ces capacités dans n'importe quel endroit, étant donné que les personnes peuvent travailler à partir de plusieurs endroits pendant une période donnée.
L'équilibre entre la nécessité d'une gestion plus efficace des politiques et la reconnaissance du fait que le temps du personnel est précieux est l'un des moteurs du récent lancement de l'initiative Policy Management Pro de l'Open Compliance and Ethics Group (OCEG). Cette initiative a été conçue pour aider les chefs d'entreprise et les praticiens de la gestion des politiques à mettre en place une gestion des politiques qui réponde aux nouvelles exigences élevées de l'entreprise. Au cœur de cette initiative se trouve le modèle de capacité de gestion des politiques, qui fournit un cadre pratique pour assurer une gestion efficace, efficiente et rationalisée des politiques.
Mitratech a travaillé avec l'OCEG pour apporter une expertise pratique afin de réaliser pleinement la valeur de son modèle de gestion des politiques, en aidant les professionnels à devenir des pros de la gestion des politiques. Mitratech fournit des capacités de gestion des politiques qui répondent aux besoins complexes des utilisateurs finaux : bibliothèques de politiques centralisées, création automatisée de documents de politiques et flux de travail d'approbation, ainsi que des ensembles d'outils de formation et d'évaluation faciles à utiliser.
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