- Algunas personas siguen utilizando evaluaciones de rendimiento en papel, lo que significa que no siempre están dispuestas a romper con los viejos hábitos y probar algo nuevo.
- Algunos utilizan software de gestión del talento, lo que pone de manifiesto el énfasis en la organización, la automatización y los datos.
- Otros utilizarán hojas de cálculo, lo que demuestra que no son del todo conscientes de las limitaciones que se han impuesto a sí mismos.
¿Por qué las hojas de cálculo son tan malas para la gestión de recursos humanos? Puede que sean una solución válida para una oficina con pocos empleados. Sin embargo, a medida que el número de empleados crece y la empresa tiene que expandirse, el departamento de recursos humanos (y todos los que interactúan con él) empezarán a sufrir las consecuencias. Las hojas de cálculo no fueron diseñadas para gestionar personas o los datos relacionados con ellas. Fueron diseñadas para realizar cálculos para modelos financieros. No importa si necesitas rellenar evaluaciones de rendimiento, revisar la finalización de cursos o realizar un seguimiento de los datos de contratación: introducir estos números en una hoja de cálculo elimina parte de la humanidad de los recursos humanos y la gestión de personas.
Eso es un problema.
Si sabe que el uso de hojas de cálculo es un problema y desea obtener más información sobre la plataforma completa de gestión del talento que incluye software de gestión del rendimiento, un sistema de gestión del aprendizaje y una herramienta de seguimiento de candidatos, haga clic aquí para programar una demostración sin compromiso.
Las hojas de cálculo son geniales... hasta que dejan de serlo.
Las hojas de cálculo han cambiado mucho la forma de hacer negocios. Ofrecen a las personas una gran libertad, ya que les evitan tener que crear gráficos manualmente, realizar cálculos y organizar la información en papel. Sin embargo, hay una gran diferencia entre utilizar estas soluciones para supervisar determinados números y utilizarlas como una solución completa.
Las hojas de cálculo suelen ocultar mucha información que no se ve, son poco prácticas, poco fiables y poco seguras. Para las personas que no solo tienen que preocuparse por datos estrictos, las hojas de cálculo no son suficientes. No están diseñadas para tareas orientadas a las personas.
No hay que ir muy lejos para encontrar errores que le cuestan a la gente tiempo, trabajo y reputación:
- El comité olímpico de Londres vendió más de 10 000 entradas de más para un evento.
- Kodak sufrió un error de indemnización por despido de 11 millones de dólares debido a un error tipográfico en Excel.
- Barclay's compró 179 contratos más de los que quería porque alguien ocultó celdas en una hoja de cálculo.
- AstraZeneca divulgó accidentalmente información confidencial debido a un error en una plantilla de Excel.
- La empresa especializada en externalización Mouchel cometió un error con las pensiones y tuvo que amortizar 4,3 millones en fondos.
- JP Morgan Chase perdió más de 6000 millones de dólares en su desastre conocido como «la ballena de Londres».
Incluso si eres el tipo de persona que presta atención a los detalles y revisa dos (y tres) veces tu trabajo, a veces se producen errores tipográficos. A veces, las personas que trabajan contigo no son tan diligentes. A veces, se producen errores.
¿Todavía no te convence la idea de tirar esas hojas de cálculo a la basura y borrarlas para siempre?
5 razones más para dejar de usar hojas de cálculo para las tareas de RR. HH.
Algunos de esos grandes errores no están relacionados con el trabajo que realiza el departamento de recursos humanos. Sin embargo, si esas grandes empresas, que contratan a los mejores talentos, cualquiera puede cometer errores. Aquí hay otras razones para evitar el uso de hojas de cálculo para las tareas de RR. HH.
Razón n.º 1: Casi el 90 % de las hojas de cálculo contienen errores.
Las personas cometen errores. Es normal y, en la mayoría de los casos, no pasa nada. Sin embargo, los responsables de RR. HH. suelen trabajar con información y datos confidenciales que pueden afectar a la vida de sus empleados, del público en general y a la suya propia. Un estudio reciente muestra que casi el 90 % de las hojas de cálculo contienen algún tipo de error.
¡Estos errores pueden ser causados por otra persona! Quizás hayas pulsado una tecla por error mientras respondías a un mensaje de texto en tu teléfono. O tal vez tengas hijos a los que les gusta fingir que escriben en tu ordenador portátil. Incluso tu gato puede disfrutar caminando sobre tu teclado cuando te levantas un momento para beber agua. En una oficina siempre hay movimiento, y es posible que alguien te haya interrumpido en medio de algo.
Los errores ocurren. En RR. HH., esos errores pueden significar la pérdida del empleo de alguien, la pérdida de los mejores talentos o problemas legales y financieros.
Incluso si revisas tus hojas de cálculo (lo cual es casi imposible), es posible que se te escape algo. A medida que tu empresa crece y estas se vuelven más largas y complejas, es posible que cometas un error que detectes demasiado tarde.
Razón n.º 2: La gente se va. ¿Y entonces qué?
Si eres un líder que gestiona a otras personas que utilizan hojas de cálculo para tareas de RR. HH., debes tener en cuenta qué pasará si esos empleados se marchan. ¿Cuál es el plan para transferir esas hojas de cálculo? ¿Alguien nuevo sabrá siquiera qué significan?
Utilizar software para supervisar aspectos como la finalización de cursos, las puntuaciones de las evaluaciones de rendimiento y los esfuerzos de contratación tiene mucho sentido. Es más fácil transferir el poder a alguien nuevo, planificar las vías de sucesión y mantener todo funcionando sin problemas cuando alguien, inevitablemente, se marcha, se jubila o pasa a desempeñar una nueva función.
Razón n.º 3: Las hojas de cálculo son un riesgo para la seguridad
La seguridad y la privacidad de los empleados son temas esenciales para la mayoría de las personas. Las hojas de cálculo son un riesgo para la seguridad. Si alguien puede acceder al correo electrónico de otra persona, es probable que tenga acceso a todos los archivos que tiene, incluidas las hojas de cálculo con información confidencial.
¡El riesgo para la seguridad puede provenir incluso del interior! Las hojas de cálculo son fáciles de manipular y modificar sin que nadie lo sepa ni lo vea. ¿Dispone de un proceso para garantizar que nadie edite sus hojas de cálculo? ¿Sabe siquiera cuándo fue la última vez que se actualizó su hoja de cálculo?
Hay muchos casos en los que los empleados manipulan hojas de cálculo para quedar mejor. También hay casos en los que alguien ha pirateado una cuenta de Google y ha podido acceder al Google Drive de una empresa concreta y ver todos los datos de los empleados. Debes asegurarte de que la información se mantenga confidencial.
Para obtener más información sobre cómo Trakstar ayuda a mantener la seguridad de los datos mediante nuestro software de gestión del talento, haga clic aquí para visitar nuestra página de seguridad.
Razón n.º 4: ¿Vas a actualizarlo miles de veces?
El trabajo repetitivo es una causa importante del agotamiento de los empleados. Los datos de RR. HH. cambian constantemente y se actualizan continuamente debido al desgaste, el crecimiento, la información actualizada y mucho más. Cuanto más grande es tu empresa, más actualizaciones hay. Mantener todos los datos de los empleados en una hoja de cálculo significa que tendrás que realizar miles de actualizaciones. De esas miles de veces, es posible que se te olviden algunas, que pierdas tiempo intentando actualizar varias hojas de cálculo o que simplemente cometas errores. Cuantas más veces tenga que hacer algo una persona, mayor es la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
Si puedes trabajar con un software que automatice la actualización en diferentes productos y bases de datos, reducirás el riesgo de errores humanos, eliminarás el trabajo repetitivo y ahorrarás mucho tiempo.
Razón n.º 5: ¿Cómo vas a tomar una decisión?
Las hojas de cálculo contienen datos y números que son solo estadísticas en blanco y negro en una página. Tu gente no es eso. Analizar los datos en hojas de cálculo es muy difícil, e incluso hay empresas que contratan analistas de datos de RR. HH. para que hagan ese trabajo por ellos. La mayoría de las empresas no pueden permitirse tener a alguien dedicado a esta función, por lo que la carga recae en los responsables de personal. Cuando alguien que no se le dan bien los datos, o que quizá no tiene tiempo para recopilar información a partir de ellos, intenta analizarlos y luego los consolida en informes, el resultado no es realmente eficaz. Incluso el más mínimo error puede dar lugar a malos resultados, informes incorrectos y decisiones erróneas sobre el personal que afectan a todo el mundo.
El panel de control Insights de Trakstar hace el trabajo de un analista de datos por usted. Este panel de control está integrado en todos nuestros productos y le ayuda a comprender a su plantilla y a aprovechar esos datos. Podrá ver sus propios datos sobre aspectos como las puntuaciones de las evaluaciones de rendimiento, la finalización de cursos, la rapidez de contratación y mucho más, dependiendo del producto que utilice.
¡Incluso ofrecemos benchmarking! El benchmarking es nuestra última herramienta de análisis dentro de Perform and Hire que proporciona a los responsables de RR. HH. una visión clara de las métricas de su plantilla, en comparación con otras empresas de su sector y tamaño, en lo que respecta a sus esfuerzos de contratación y gestión del rendimiento.
Hire Benchmarking utiliza datos agregados y anónimos de Trakstar para mostrar la posición de su organización en cuanto a métricas de contratación en comparación con otras empresas de su mismo tamaño y sector. El análisis se realiza cada mes, lo que le permite conocer la situación de su departamento de RR. HH. y tomar decisiones sobre su plantilla, centrándose en lo más importante: sus empleados.
¿Qué se debe utilizar en su lugar?
Nuestra respuesta es sencilla: software específico para todas las operaciones relacionadas con el personal y las etapas de gestión del talento. Soluciones que han sido probadas por el tiempo (y miles de otros clientes) y que han sido creadas por expertos que se centran en las tareas diarias de los responsables de RR. HH. Estos expertos se asegurarán de que su producto sea seguro, ofrezca los mejores resultados y funcione como es debido.
El software cuesta dinero. Eso es cierto. Sin embargo, acabarás pagando por usar hojas de cálculo repetidamente con pérdida de tiempo, esfuerzo e incluso empleados. Si estás listo para usar una solución mejor, regístrate hoy mismo para una demostración con el equipo de Trakstar.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
