- Manche Leute verwenden immer noch Leistungsbeurteilungen auf Papier, was bedeutet, dass sie nicht immer bereit sind, mit alten Gewohnheiten zu brechen und etwas Neues auszuprobieren.
- Einige verwenden Talentmanagement-Software, bei der der Schwerpunkt auf Organisation, Automatisierung und Daten liegt.
- Andere verwenden Tabellenkalkulationen, was zeigt, dass sie sich der Grenzen, die sie sich selbst auferlegt haben, nicht ganz bewusst sind.
Warum sind Tabellenkalkulationen so schlecht, wenn es um die Personalverwaltung geht? Für ein Büro mit nur einer Handvoll Mitarbeitern mag das eine gute Lösung sein. Wenn die Zahl der Mitarbeiter jedoch wächst und das Unternehmen skalieren muss, wird die Personalabteilung (und jeder, der mit ihr zu tun hat) den Schmerz spüren. Tabellenkalkulationen sind nicht dafür gedacht, Menschen oder die sie betreffenden Daten zu verwalten. Sie wurden entwickelt, um Berechnungen für die Finanzmodellierung durchzuführen. Egal, ob Sie Leistungsbeurteilungen ausfüllen, Kursabschlüsse überprüfen oder Einstellungsdaten verfolgen müssen - wenn Sie diese Zahlen in eine Kalkulationstabelle zwingen, geht ein Teil der Menschlichkeit der Personalabteilung und des Personalmanagements verloren.
Das ist ein Problem.
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Tabellenkalkulationen sind großartig - bis sie es nicht mehr sind
Tabellenkalkulationen haben die Art und Weise, wie man Geschäfte macht, grundlegend verändert. Sie ersparen den Menschen das manuelle Erstellen von Diagrammen, das Ausfüllen von Berechnungen und das Organisieren auf Papier. Es besteht jedoch ein großer Unterschied zwischen der Verwendung dieser Lösungen zur Überwachung bestimmter Zahlen und ihrer Verwendung als Komplettlösung.
Tabellenkalkulationen verdecken oft viele Informationen, die man nicht sieht, sie sind klobig, unzuverlässig und nicht sicher. Für Menschen, die sich nicht nur um strenge Daten kümmern müssen, sind Tabellenkalkulationen nicht geeignet. Sie sind nicht für menschenorientierte Aufgaben gemacht.
Man muss nicht lange suchen, um Fehler zu finden, die Menschen Zeit, Arbeit und Ansehen kosten:
- Das Londoner Olympia-Komitee hat eine Veranstaltung um mehr als 10.000 Tickets überverkauft.
- Kodak erlitt aufgrund eines Excel-Tippfehlers einen Abfindungsfehler in Höhe von 11 Millionen Dollar.
- Barclay's hat 179 Verträge mehr gekauft, als sie wollten, weil jemand Zellen in einer Kalkulationstabelle versteckt hat.
- AstraZeneca hat aufgrund eines Fehlers in der Excel-Vorlage versehentlich vertrauliche Informationen veröffentlicht.
- Der Outsourcing-Spezialist Mouchel hat einen Fehler bei den Renten gemacht und musste 4,3 Millionen abschreiben.
- JP Morgan Chase hat durch das Londoner Wal-Desaster mehr als 6 Milliarden Dollar verloren.
Auch wenn Sie zu den Menschen gehören, die auf Details achten und ihre Arbeit doppelt (und dreifach) überprüfen, passieren manchmal Tippfehler. Manchmal sind die Leute, die mit Ihnen zusammenarbeiten, nicht so sorgfältig. Manchmal werden Fehler passieren.
Sie sind immer noch nicht davon überzeugt, diese Tabellen in den Papierkorb zu werfen und sie für immer zu löschen?
5 weitere Gründe, keine Tabellenkalkulationen mehr für HR-Aufgaben zu verwenden
Einige dieser großen Fehler haben nichts mit der Arbeit der Personalabteilung zu tun. Aber wenn diese großen Unternehmen, die erstklassige Talente einstellen, Fehler machen, dann kann das jeder. Hier sind einige weitere Gründe, die gegen die Verwendung von Tabellenkalkulationen für HR-Aufgaben sprechen.
Grund Nr. 1: Fast 90 % der Tabellenkalkulationen enthalten Fehler
Die Menschen werden Fehler machen. Das ist normal und in den meisten Fällen auch in Ordnung. Personalverantwortliche arbeiten jedoch oft mit sensiblen Informationen und Daten, die das Leben ihrer Mitarbeiter, der Öffentlichkeit und ihrer selbst beeinflussen können. Eine aktuelle Studie zeigt, dass fast 90 % der Tabellenkalkulationen in irgendeiner Form Fehler enthalten.
Diese Fehler könnten von jemand anderem stammen! Vielleicht haben Sie beim Beantworten einer Textnachricht auf Ihrem Telefon versehentlich eine Taste gedrückt. Oder vielleicht haben Sie Kinder, die gerne so tun, als würden sie auf Ihrem Laptop tippen. Vielleicht läuft sogar Ihre Katze über Ihre Tastatur, wenn Sie eine kurze Wasserpause einlegen. In einem Büro sind die Dinge immer in Bewegung, und es kann sein, dass jemand Sie mitten in einer Arbeit unterbrochen hat.
Fehler passieren. In der Personalabteilung können diese Fehler den Verlust des Arbeitsplatzes, den Verlust von Spitzenkräften oder rechtliche und finanzielle Probleme bedeuten.
Selbst wenn Sie Ihre Tabellenkalkulationen Korrektur lesen (was fast unmöglich ist), könnten Sie etwas übersehen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Tabellen länger und komplexer werden, könnten Sie einen Fehler machen, den Sie viel zu spät bemerken.
Grund Nr. 2: Die Leute gehen. Was dann?
Wenn Sie eine Führungskraft sind, die andere verwaltet, die Tabellenkalkulationen für HR-Aufgaben verwenden, müssen Sie überlegen, was passiert, wenn diese Mitarbeiter weiterziehen. Wie sieht der Plan für die Weitergabe dieser Tabellen aus? Wird jemand Neues überhaupt wissen, was sie bedeuten?
Der Einsatz von Software zur Überwachung von Dingen wie Kursabschlüssen, Leistungsbewertungen und Einstellungsbemühungen ist einfach sinnvoll. Es ist einfacher, die Macht an eine neue Person zu übertragen, die Nachfolge zu planen und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft, wenn jemand unweigerlich das Unternehmen verlässt, in den Ruhestand geht oder eine neue Aufgabe übernimmt.
Grund Nr. 3: Tabellenkalkulationen sind ein Sicherheitsrisiko
Sicherheit und der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter sind für die meisten Menschen ein wichtiges Thema. Tabellenkalkulationen sind ein Sicherheitsrisiko. Wenn sich jemand Zugang zu den E-Mails einer Person verschaffen kann, hat er wahrscheinlich auch Zugang zu allen Dateien, die diese Person besitzt, einschließlich Tabellenkalkulationen mit sensiblen Informationen.
Das Sicherheitsrisiko kann sogar von innen kommen! Tabellenkalkulationen lassen sich leicht manipulieren und verändern, ohne dass jemand davon weiß oder es sieht. Verfügen Sie über ein Verfahren, das sicherstellt, dass niemand Ihre Tabellenkalkulationen bearbeitet? Wissen Sie überhaupt noch, wann Ihre Tabellenkalkulation das letzte Mal aktualisiert wurde?
Es gibt viele Fälle, in denen Mitarbeiter Tabellenkalkulationen manipulieren, um sich selbst besser aussehen zu lassen. Es gibt auch Fälle, in denen jemand in ein Google-Konto eingebrochen ist und auf das Google Drive eines bestimmten Unternehmens zugreifen und alle Mitarbeiterdaten einsehen konnte. Sie müssen sicherstellen, dass diese Informationen vertraulich behandelt werden.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Trakstar mit seiner Talentmanagement-Software zur Datensicherheit beiträgt, klicken Sie hier, um unsere Sicherheitsseite zu besuchen.
Grund Nr. 4: Werden Sie sie tausende Male aktualisieren?
Sich wiederholende Arbeit ist eine wesentliche Ursache für das Ausbrennen von Mitarbeitern. Personaldaten ändern sich ständig und werden aufgrund von Fluktuation, Wachstum, aktualisierten Informationen und vielem mehr ständig aktualisiert. Je größer Ihr Unternehmen wird, desto mehr Aktualisierungen gibt es. Wenn Sie all diese Mitarbeiterdaten in einer Tabelle aufbewahren, werden Sie Tausende von Aktualisierungen vornehmen. Bei diesen Tausenden von Aktualisierungen kann es vorkommen, dass Sie einige vergessen, dass Sie Zeit damit verschwenden, mehrere Tabellenkalkulationen zu aktualisieren, oder dass Sie einfach etwas falsch machen. Je öfter jemand etwas zu tun hat, desto größer ist die Gefahr menschlicher Fehler.
Wenn Sie mit einer Software arbeiten können, die die Aktualisierung über verschiedene Produkte und Datenbanken hinweg automatisiert, verringern Sie das Risiko menschlicher Fehler, eliminieren die Arbeit mit dem Drehstuhl und sparen sich selbst eine Menge Zeit.
Grund Nr. 5: Wie werden Sie eine Entscheidung treffen?
Kalkulationstabellen enthalten Daten und Zahlen, die einfach nur schwarz-weiß auf einer Seite stehen. Ihre Mitarbeiter sind nicht so etwas. Die Analyse der Daten in Tabellenkalkulationen ist sehr schwierig, und es gibt sogar Unternehmen, die HR-Datenanalysten einstellen, um diese Aufgabe für sie zu erledigen. Die meisten Unternehmen können es sich nicht leisten, jemanden mit dieser Aufgabe zu betrauen, also fällt diese Last den Personalleitern zu. Wenn jemand, der nicht gut mit Daten umgehen kann oder vielleicht nicht die Zeit hat, Informationen aus den Daten zu gewinnen, versucht, sie zu analysieren und dann in Berichten zusammenzufassen, ist das nicht wirklich effektiv. Selbst der kleinste Fehler kann zu schlechten Ergebnissen, falschen Berichten und falschen Personalentscheidungen führen, die sich auf alle auswirken.
Das Insights-Dashboard von Trakstar übernimmt die Arbeit eines Datenanalysten für Sie. Dieses Dashboard ist in alle unsere Produkte integriert und hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu verstehen und die Daten sinnvoll zu nutzen. Je nach Produkt können Sie Ihre eigenen Daten einsehen, z. B. die Ergebnisse von Leistungsbewertungen, die Zahl der abgeschlossenen Kurse, die Einstellungsgeschwindigkeit und vieles mehr.
Wir bieten sogar Benchmarking! Benchmarking ist unser neuestes Analysetool innerhalb von Perform and Hire, das Personalleitern präsentationsreife Einblicke in ihre Personalkennzahlen im Vergleich zu anderen Unternehmen ihrer Branche und Größe in Bezug auf ihre Einstellungs- und Leistungsmanagementbemühungen bietet.
Hire Benchmarking verwendet aggregierte, anonymisierte Trakstar-Daten, um zu zeigen, wo Ihr Unternehmen bei den Einstellungskennzahlen im Vergleich zu Unternehmen Ihrer Größenklasse und Branche steht. Die Analyse wird jeden Monat für Sie durchgeführt. So können Sie Ihre HR-Geschichte erzählen und Entscheidungen über Ihre Belegschaft treffen, während Sie sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist - Ihre Mitarbeiter.
Was sollten Sie stattdessen verwenden?
Unsere Antwort ist einfach: eine spezielle Software für alle Schritte der Personalarbeit und des Talentmanagements. Lösungen, die im Laufe der Zeit (und von Tausenden anderer Kunden) getestet wurden und von Experten entwickelt wurden, die sich auf die täglichen Aufgaben von Personalleitern konzentrieren. Diese Experten sorgen dafür, dass Ihr Produkt sicher ist, die besten Ergebnisse liefert und so funktioniert, wie es soll.
Software kostet Geld. Ja, das stimmt. Allerdings zahlen Sie für die wiederholte Verwendung von Tabellenkalkulationen am Ende mit verlorener Zeit, Aufwand und sogar Mitarbeitern. Wenn Sie bereit sind, eine bessere Lösung zu nutzen, melden Sie sich noch heute für eine Demo beim Trakstar-Team an.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
