- Certaines personnes utilisent encore des évaluations de performance sur papier, ce qui signifie qu'elles ne sont pas toujours prêtes à rompre avec leurs vieilles habitudes et à essayer quelque chose de nouveau.
- Certains utilisent des logiciels de gestion des talents, qui mettent l'accent sur l'organisation, l'automatisation et les données.
- D'autres utiliseront des feuilles de calcul, ce qui montre qu'ils ne sont pas tout à fait conscients des limites qu'ils se sont imposées.
Pourquoi les feuilles de calcul sont-elles si mauvaises lorsqu'il s'agit de la gestion des ressources humaines ? Il peut s'agir d'une solution valable pour un bureau ne comptant qu'une poignée d'employés. Cependant, lorsque le nombre d'employés augmente et que l'entreprise doit s'adapter, le service des ressources humaines (et toutes les personnes qui interagissent avec lui) en ressentent les effets. Les tableurs n'ont pas été conçus pour gérer les personnes ou les données les concernant. Elles ont été conçues pour effectuer des calculs dans le cadre de la modélisation financière. Que vous ayez besoin de remplir des évaluations de performance, d'examiner les cours suivis ou de suivre les données d'embauche, le fait de forcer ces chiffres dans une feuille de calcul enlève une partie de l'humanité des ressources humaines et de la gestion des personnes.
C'est un problème.
Si vous savez que l'utilisation de feuilles de calcul est un problème et que vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme complète de gestion des talents qui comprend un logiciel de gestion de la performance, un système de gestion de l'apprentissage et un outil de suivi des candidats, cliquez ici pour planifier une démonstration sans pression.
Les feuilles de calcul sont formidables - jusqu'à ce qu'elles ne le soient plus
Les feuilles de calcul ont changé beaucoup de choses dans la façon dont les gens font des affaires. Elles offrent une grande liberté par rapport à la création manuelle de tableaux, à la réalisation de calculs et à l'organisation sur papier. Toutefois, il existe une grande différence entre l'utilisation de ces solutions pour contrôler certains chiffres et leur utilisation en tant que solution complète.
Les feuilles de calcul peuvent souvent dissimuler un grand nombre d'informations que vous ne voyez pas, elles sont encombrantes, peu fiables et peu sûres. Pour les personnes qui n'ont pas besoin de se préoccuper uniquement de données strictes, les feuilles de calcul ne sont pas adaptées. Ils ne sont pas conçus pour les tâches orientées vers les personnes.
Il n'est pas nécessaire de chercher bien loin pour trouver des erreurs qui coûtent du temps, du travail et de la réputation :
- Le comité des Jeux olympiques de Londres a vendu plus de 10 000 billets en trop.
- Kodak a été victime d'une erreur de 11 millions de dollars dans les indemnités de licenciement en raison d'une faute de frappe dans Excel.
- Barclay's a acheté 179 contrats de plus qu'elle ne le souhaitait parce que quelqu'un a caché des cellules dans une feuille de calcul.
- AstraZeneca a accidentellement divulgué des informations confidentielles en raison d'une erreur de formatage Excel.
- Le spécialiste de l'externalisation Mouchel a commis une erreur dans le domaine des pensions et a dû déprécier 4,3 millions de fonds.
- JP Morgan Chase a perdu plus de 6 milliards de dollars dans le désastre de la baleine de Londres.
Même si vous êtes du genre à prêter attention aux détails et à vérifier deux (ou trois) fois votre travail, il arrive que des fautes de frappe se produisent. Parfois, les personnes qui travaillent avec vous ne sont pas aussi diligentes. Il arrive que des erreurs se produisent.
Vous n'avez toujours pas décidé de mettre ces feuilles de calcul à la poubelle et de les supprimer à jamais ?
5 raisons supplémentaires de ne plus utiliser de tableurs pour les tâches RH
Certaines de ces grosses erreurs ne sont pas liées au travail des ressources humaines. Toutefois, si ces grandes entreprises recrutent les meilleurs talents, tout le monde peut commettre des erreurs. Voici d'autres raisons d'éviter d'utiliser des feuilles de calcul pour les tâches liées aux ressources humaines.
Raison n° 1 : Près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs
Les gens vont faire des erreurs. C'est normal et ce n'est pas grave, la plupart du temps. Cependant, les responsables des ressources humaines travaillent souvent avec des informations et des données sensibles qui peuvent avoir un impact sur la vie de leurs employés, du grand public et d'eux-mêmes. Une étude récente montre que près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs.
Ces erreurs peuvent provenir de quelqu'un d'autre ! Peut-être avez-vous appuyé par erreur sur une touche en répondant à un SMS sur votre téléphone. Ou bien vos enfants aiment faire semblant de taper sur votre ordinateur portable. Votre chat peut même s'amuser à marcher sur votre clavier lorsque vous faites une petite pause pour boire de l'eau. Les choses bougent constamment dans un bureau, et quelqu'un peut vous avoir interrompu au milieu de quelque chose.
Les erreurs sont fréquentes. Dans le domaine des ressources humaines, ces erreurs peuvent entraîner la perte de l'emploi d'une personne, l'impossibilité de recruter les meilleurs talents ou des problèmes juridiques et financiers.
Même si vous relisez vos feuilles de calcul (ce qui est pratiquement impossible), vous risquez d'oublier quelque chose. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que les feuilles de calcul deviennent plus longues et plus complexes, vous risquez de commettre une erreur dont vous vous apercevrez bien trop tard.
Raison n°2 : Les gens partent. Et après ?
Si vous êtes un dirigeant qui gère d'autres personnes qui utilisent des feuilles de calcul pour les tâches RH, vous devez envisager ce qui se passera si ces employés quittent l'entreprise. Quel est le plan de transfert de ces feuilles de calcul ? Le nouveau collaborateur saura-t-il ce qu'elles signifient ?
L'utilisation d'un logiciel pour contrôler des éléments tels que les cours suivis, les résultats des évaluations des performances et les efforts de recrutement est tout simplement logique. Il est plus facile de transférer le pouvoir à quelqu'un de nouveau, de planifier les voies de succession et de faire en sorte que tout fonctionne bien lorsque quelqu'un part inévitablement, prend sa retraite ou occupe une nouvelle fonction.
Raison n° 3 : Les feuilles de calcul présentent un risque pour la sécurité
La sécurité et la protection de la vie privée des employés sont des sujets essentiels pour la plupart des gens. Les feuilles de calcul représentent un risque pour la sécurité. Si quelqu'un peut accéder au courrier électronique d'une personne, il est probable qu'il ait accès à tous les fichiers qu'elle possède, y compris les feuilles de calcul contenant des informations sensibles.
Le risque de sécurité peut même venir de l'intérieur ! Les feuilles de calcul sont faciles à manipuler et à modifier sans que personne ne le sache ou ne le voie. Avez-vous mis en place un processus pour vous assurer que personne ne modifie vos feuilles de calcul ? Avez-vous même remarqué la dernière fois que votre feuille de calcul a été mise à jour ?
Il existe de nombreux cas où des employés manipulent des feuilles de calcul pour se donner une meilleure image. Il y a aussi des cas où quelqu'un s'est introduit dans un compte Google et a pu accéder au Google Drive d'une entreprise particulière et voir toutes les données des employés. Vous devez veiller à ce que les informations restent confidentielles.
Pour en savoir plus sur la manière dont Trakstar contribue à sécuriser les données grâce à son logiciel de gestion des talents, cliquez ici pour visiter notre page sur la sécurité.
Raison n°4 : Allez-vous le mettre à jour des milliers de fois ?
Le travail répétitif est une cause importante d'épuisement professionnel. Les données RH changent en permanence et sont constamment mises à jour en raison de l'attrition, de la croissance, de la mise à jour des informations et de bien d'autres facteurs. Plus votre entreprise est grande, plus il y a de mises à jour. Conserver toutes les données relatives aux employés dans une feuille de calcul signifie que vous ferez des milliers de mises à jour. Parmi ces milliers de fois, vous risquez d'oublier quelques fois, de perdre du temps à essayer de mettre à jour plusieurs feuilles de calcul ou de vous tromper tout simplement. Plus le nombre de fois où quelqu'un doit faire quelque chose est élevé, plus le risque d'erreur humaine est grand.
Si vous pouvez travailler avec un logiciel qui automatise la mise à jour des différents produits et bases de données, vous réduirez le risque d'erreur humaine, vous éliminerez le travail en chaise tournante et vous gagnerez beaucoup de temps.
Raison n°5 : Comment allez-vous prendre une décision ?
Les feuilles de calcul contiennent des données et des chiffres qui ne sont que des statistiques en noir et blanc sur une page. Ce n'est pas le cas de votre personnel. Il est très difficile d'analyser les données contenues dans les feuilles de calcul, et certaines entreprises engagent même des analystes de données RH pour faire le travail à leur place. La plupart des entreprises ne peuvent pas se permettre d'avoir une personne dédiée à ce rôle, de sorte que le fardeau retombe sur les responsables des ressources humaines. Lorsque quelqu'un qui n'est pas doué pour les données, ou qui n'a peut-être pas le temps de glaner des informations à partir des données, essaie de les analyser et de les consolider dans des rapports, ce n'est pas vraiment efficace. La moindre erreur peut conduire à de mauvais résultats, à des rapports incorrects et à des décisions erronées qui ont un impact sur tout le monde.
Le tableau de bord Insights de Trakstar fait le travail d'un analyste de données à votre place. Ce tableau de bord est intégré à tous nos produits et vous aide à comprendre votre personnel et à utiliser ces données à bon escient. Vous pourrez consulter vos propres données sur des sujets tels que les résultats des examens de performance, les cours suivis, la rapidité d'embauche et bien plus encore, en fonction du produit que vous utilisez.
Nous proposons même des analyses comparatives! L'analyse comparative est notre dernier outil d'analyse au sein de Perform and Hire pour donner aux responsables des ressources humaines des vues prêtes à être présentées sur les mesures de leurs effectifs, comparées à celles d'autres entreprises de leur secteur et de leur taille, en ce qui concerne leurs efforts de recrutement et de gestion de la performance.
L'analyse comparative des embauches utilise des données Trakstar agrégées et anonymes pour montrer où se situe votre organisation en matière d'embauches par rapport aux entreprises de votre catégorie de taille et de votre secteur d'activité. L'analyse est effectuée chaque mois pour vous, ce qui vous permet de raconter votre histoire en matière de ressources humaines et de prendre des décisions concernant vos effectifs, tout en vous concentrant sur ce qui compte le plus : vos employés.
Que devriez-vous utiliser à la place ?
Notre réponse est simple : des logiciels dédiés à toutes les étapes de la gestion des ressources humaines et des talents. Des solutions qui ont été testées par le temps (et par des milliers d'autres clients) et qui ont été conçues par des experts qui se concentrent sur les tâches quotidiennes des responsables des ressources humaines. Ces experts s'assureront que votre produit est sûr, qu'il fournit les meilleurs résultats et qu'il fonctionne comme il se doit.
Les logiciels coûtent de l'argent. C'est vrai. Cependant, vous finirez par payer l'utilisation répétée de feuilles de calcul en perdant du temps, des efforts et même des employés. Si vous êtes prêt à utiliser une meilleure solution, inscrivez-vous dès aujourd'hui pour une démonstration avec l'équipe Trakstar.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
