Al integrar las prácticas de gestión de riesgos en su proceso de incorporación de proveedores, puede garantizar que los nuevos proveedores se alineen con las expectativas de su empresa en materia de ciberseguridad, salud financiera y de reputación, normas ESG y cumplimiento de los requisitos gubernamentales y reglamentarios.
En este artículo, exploramos algunas de las mejores prácticas para establecer un proceso de incorporación de proveedores consciente de los riesgos. Tenga en cuenta que estas directrices utilizan el término "proveedor" para referirse principalmente a terceros que suministran bienes y servicios físicos (es decir, no informáticos).
¿Qué es la incorporación de proveedores?
La incorporación de proveedores es el proceso por el que una empresa incorpora un nuevo proveedor a su sistema de compras y cadena de suministro. Abarca todos los pasos, desde la realización de la diligencia debida previa al contrato y la recopilación y centralización de información clave sobre el perfil del proveedor, hasta la revisión y aprobación del contrato. Uno de los principales objetivos de la incorporación de proveedores es garantizar que los nuevos proveedores dispongan de los controles de seguridad, operativos y de cumplimiento necesarios para mitigar los riesgos, garantizando así la eficacia y fiabilidad generales de la cadena de suministro.
Tener en cuenta el riesgo de los proveedores durante la incorporación puede ser la clave para evitar de forma proactiva las interrupciones del negocio y reducir el impacto de las violaciones de datos de los proveedores, las cuestiones ASG, los problemas financieros y otros incidentes en su organización.
¿Por qué es importante un proceso estructurado de incorporación de proveedores?
Un proceso estructurado de incorporación de proveedores garantiza que los nuevos proveedores puedan cumplir los requisitos de seguridad, operativos y de conformidad, remediar y mitigar eficazmente los riesgos y proteger la eficacia general de la cadena de suministro. Los objetivos clave de los procesos de incorporación de proveedores incluyen:
- Garantizar la estabilidad de la empresa supervisando los datos financieros, como la calificación crediticia, el historial de quiebras, los registros de facturación, las cuentas de pérdidas y ganancias y la actividad inversora.
- Reducción del riesgo de violaciones de datos que puedan afectar a sus sistemas mediante la identificación de vulnerabilidades de ciberseguridad y la evaluación de los controles informáticos.
- Protección de su reputación mediante la detección de infracciones medioambientales, prácticas laborales poco éticas y otras cuestiones de ASG.
- Identificar los riesgos operativos y de cumplimiento derivados de sanciones gubernamentales, medios de comunicación adversos, noticias negativas y cambios de liderazgo.
- Anticiparse a las interrupciones de la cadena de suministro mediante la cartografía de las relaciones y tecnologías de la4ªy la 5ª partes en uso.
Buenas prácticas para la incorporación de proveedores conscientes de los riesgos
Incorporar y mitigar eficazmente los riesgos de los proveedores es un aspecto clave de la gestión de riesgos corporativos. Antes de incorporar plenamente a un proveedor, es importante evaluar y clasificar los riesgos que plantea para la organización. He aquí siete buenas prácticas a seguir:
Evaluar el riesgo del proveedor en las primeras fases del proceso de selección
Considerar el riesgo durante la búsqueda y selección de proveedores puede ayudar a garantizar un proceso de incorporación sin problemas. Considere candidatos que no sólo se ajusten a sus requisitos empresariales, sino que también cumplan unas normas mínimas de seguridad, cumplimiento, controles operativos y reputación. En esta fase inicial, realizar una comprobación rápida de la cobertura informativa, las bases de datos legales y los registros públicos puede señalar a los proveedores de alto riesgo y ahorrarle tiempo y recursos más adelante en el proceso de incorporación.
Comparación de proveedores preseleccionados con procesos de licitación conscientes de los riesgos
Adopte un programa de gestión de RFx consciente de los riesgos que automatice y estandarice sus procesos de RFI y RFP para evaluar a los proveedores. El proceso de RFx es una oportunidad para recopilar información inicial de los posibles proveedores sobre sus controles de seguridad internos, programas ESG, procesos de respuesta a incidentes y otras capacidades de gestión de riesgos. Para mayor seguridad, combine los datos de respuesta de la RFx con una instantánea de perfil de riesgo externo, que puede revelar información sobre tecnologías de terceros en uso, puntuaciones ESG, historial de violaciones de datos y rendimiento empresarial, financiero y de reputación.
Tras evaluar los controles iniciales y los resúmenes de riesgos, asigne una calificación preliminar de riesgo a cada proveedor, en consonancia con sus prioridades empresariales. En el caso de los proveedores elegidos, integre las conclusiones sobre riesgos en sus perfiles para negociar y gestionar los contratos con mayor conocimiento de causa.
Racionalizar y automatizar la gestión del ciclo de vida de los contratos
Cuando se seleccionan nuevos proveedores, hay que asegurarse de contar con un sólido proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos. Un enfoque estructurado y automatizado de la gestión de contratos permite a las organizaciones acelerar el proceso de incorporación y reducir el riesgo de terceros:
- Conciliación de las ediciones de las partes interesadas internas y los proveedores
- Actualización de copias en línea roja y gestión del control de versiones
- Coordinación de los equipos de compras, jurídico y financiero para agilizar las revisiones.
- Garantizar la coherencia de las condiciones y los acuerdos de nivel de servicio entre proveedores similares.
Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos también pueden ayudar después de la incorporación, facilitando las revisiones de los acuerdos de nivel de servicio y supervisando las condiciones contractuales para su renovación o rescisión.
Crear una base de datos central de proveedores
Un objetivo clave de las soluciones de incorporación de proveedores es centralizar los datos de los proveedores, permitiendo a las partes interesadas clave acceder a ellos fácilmente. El proceso suele comenzar con la introducción manual de datos o la carga masiva de datos en una solución de gestión de riesgos de proveedores. Es fundamental integrar los datos de las soluciones de gestión de proveedores o adquisiciones existentes a través de conexiones API, hojas de cálculo u otros métodos.
Los programas de incorporación eficaces requieren la participación de varios equipos, como los de cuentas por pagar, compras, finanzas y gestión de proveedores. Es esencial que la herramienta de gestión del riesgo de proveedores ofrezca acceso basado en funciones para actualizar los perfiles de los proveedores.
Planificar estratégicamente las relaciones con el cuarto actor
La centralización de los datos de los proveedores también ayuda a identificar las dependencias que podrían introducir un riesgo derivado deuna cuarta parte en la cadena de suministro. A la hora de identificar las relaciones de cuarta parte durante la adquisición y la diligencia debida, es fundamental contar con una estrategia sólida, ya que a menudo no es posible la interacción directa con ellos. Cuando participe en un proceso de licitación competitiva con proveedores potenciales, asegúrese de incluir preguntas sobre las relaciones de cuarta parte en su solicitud de propuesta (RFP).
En cuanto haya reducido sus opciones a un finalista, tendrá que indagar más durante el proceso de incorporación del proveedor. Además de detectar las cuartas partes que utilizará su proveedor, también debe hacer preguntas pertinentes sobre cada una de ellas. Por ejemplo, ¿exigen sus proveedores principales certificaciones de seguridad de la información a sus proveedores?
Proveedores por niveles de riesgo
Clasificar a los posibles proveedores en función del riesgo inherente que plantean representa una excelente oportunidad para impulsar una asignación eficaz de los recursos. Clasifique en un nivel inferior a los proveedores que desempeñan un papel menor en su cadena de suministro y/o no suministran bienes o servicios esenciales para las operaciones diarias. Este enfoque le permite utilizar menos recursos en sus evaluaciones de riesgos y en el proceso de incorporación.
Por el contrario, identificar a los proveedores con un alto grado de riesgo inherente puede permitirle dedicar ciclos adicionales a realizar la diligencia debida. He aquí algunas preguntas clave que puede hacer sobre los posibles proveedores para ayudar a clasificarlos correctamente en función del riesgo:
- ¿Los bienes o servicios suministrados son necesarios para el funcionamiento cotidiano de la empresa?
- Si se produjera una catástrofe financiera repentina o una perturbación en el proveedor, ¿cuánto tiempo tardaría en empezar a perturbar las operaciones comerciales en mi organización?
- ¿Qué tipo de datos recopilará y conservará el proveedor externo?
- ¿Presenta el proveedor algún riesgo evidente en materia de ASG, reputación o cumplimiento?
Mitigar los riesgos inaceptables antes de la incorporación definitiva
En esta fase, debería disponer de un perfil completo del proveedor que incluya la titularidad real, el rendimiento financiero, las puntuaciones del IPC, las declaraciones sobre esclavitud moderna, información sobre el sector y la empresa, y mapas de cualquier relación potencialmente arriesgada con una cuarta parte. Ahora debe trabajar con ellos para remediar o mitigar cualquier riesgo que quede fuera del umbral de tolerancia al riesgo de su organización.
Además de las políticas internas de riesgo de terceros, su organización puede tener obligaciones de cumplimiento o reglamentarias que cumplir. Una vez que un proveedor ha sido incorporado con éxito, puede utilizar los conocimientos generados a partir de este proceso para iniciar una cadencia regular de evaluaciones internas complementadas con inteligencia de supervisión continua.
Claves para un sólido proceso de incorporación de proveedores
La incorporación eficaz de los proveedores es fundamental para minimizar los riesgos, mejorar el rendimiento de la cadena de suministro y lograr una ventaja competitiva. Requiere un enfoque estructurado, con procesos y directrices claros, para garantizar que los nuevos proveedores sean capaces, cumplan las normas y estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Estas son algunas de las características clave de los programas de incorporación de proveedores de éxito:
- Procesos racionalizados: Desarrolle un proceso de incorporación estandarizado y eficiente que sea claro y sencillo tanto para la empresa como para el proveedor.
- Comunicación clara: Mantenga abiertas las líneas de comunicación durante todo el proceso de incorporación. Exponga las expectativas, los plazos y los requisitos para evitar malentendidos.
- Utilización de la tecnología: Aprovechar la tecnología y la automatización para agilizar el proceso de incorporación, mejorar la precisión de los datos y mantener un repositorio centralizado de información sobre proveedores.
- Métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento: Establezca parámetros de rendimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI) claros para los nuevos proveedores. Esto ayuda a supervisar su rendimiento y a garantizar que cumplen las normas de la empresa.
- Mejora continua: Revisar y actualizar periódicamente el proceso de incorporación en función de los comentarios y los cambios en las necesidades de la empresa para garantizar que siga siendo eficaz y eficiente.
- Cumplimiento y normas éticas: Garantizar que los proveedores cumplen las normas éticas y de conformidad, incluidas las prácticas laborales, la normativa medioambiental y las leyes anticorrupción.
- Colaboración y asociación: Enfoque las relaciones con los proveedores como asociaciones. Fomente la colaboración y el crecimiento mutuo para construir relaciones sostenibles a largo plazo.
Agilice la incorporación de proveedores con una plataforma SRM unificada
Para las organizaciones con amplias redes de proveedores y cadenas de suministro complejas, la adopción de un sistema unificado de gestión del riesgo de los proveedores (SRM) es esencial para mejorar el control y la supervisión.
Agilizar la incorporación de proveedores con una solución SRM completa permite a su equipo:
- Utilizar la inteligencia para una evaluación y comparación detalladas de los proveedores
- Integrar la gestión del ciclo de vida de los contratos en los procesos de incorporación de proveedores
- Crear un perfil central de proveedor, con información sobre la empresa y los riesgos, para uso de las distintas partes interesadas.
- Ampliar la visibilidad a la cuarta y la enésima parte del ecosistema de proveedores más amplio
- Perfilar, clasificar por niveles y categorizar a los proveedores en función de los riesgos.
- Aplicar medidas correctoras e informar sobre los riesgos para contribuir a la evaluación continua de los proveedores.
- Supervise continuamente a los proveedores para anticiparse a posibles riesgos cibernéticos, empresariales y financieros.
Próximos pasos: Automatizar la incorporación de proveedores
Integrar a los proveedores no tiene por qué ser difícil. Con una planificación inteligente y un sistema automatizado, puede ver rápidamente los beneficios de los nuevos proveedores, reducir los riesgos de terceros y establecer relaciones comerciales más sólidas. Obtenga más información sobre la solución de gestión de riesgos de proveedores de Prevalent o solicite una demostración hoy mismo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido se ha actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestras ofertas de productos, cambios normativos y cumplimiento.
