Consejos para crear un flujo de trabajo de VRM eficaz

• Sepa quiénes son sus gestores de riesgos de proveedores y asegúrese de que actualizan continuamente la información sobre proveedores a lo largo de su relación.
• Asegúrese de que dispone de toda la información de contacto de los proveedores, incluidas las direcciones de correo electrónico y las ubicaciones. Esto es importante en su proceso de evaluación de riesgos.
• Asegúrese de que VRM pueda integrarse con otras aplicaciones que faciliten sus controles de riesgo y facilite los cuestionarios de evaluación, si fuera necesario.
• Cree plantillas de evaluación de riesgos, cuestionarios y plantillas de solicitud de documentos.
• Asegúrese de que estas plantillas se envían durante las primeras fases con proveedores nuevos o potenciales para evaluar sus riesgos potenciales lo antes posible.
• Tener la posibilidad de enviar a otros colaboradores y supervisar el progreso de estas colaboraciones.
• Una vez finalizadas las evaluaciones, deben registrarse y ponerse a disposición del analista de riesgos.
• Sepa quiénes son los expertos internos en la materia para los requisitos de sus documentos de diligencia debida.

Busque un sistema VRM que disponga de herramientas y funciones automatizadas que permitan a su organización dedicar menos tiempo a supervisar a los proveedores y más a analizar el impacto de los riesgos. Los informes y visualizaciones intuitivos ayudarán a comunicar los datos relevantes en un informe conciso que mejore el proceso de toma de decisiones para los líderes de la organización.

El uso de flujos de trabajo automatizados aumenta la productividad y libera tiempo del personal, refuerza su programa de gestión de riesgos de proveedores, facilita la colaboración y reduce la carga de trabajo de los empleados para evaluar el riesgo y gestionar la diligencia debida. Diversos cuadros de mando e informes de fácil lectura también simplifican la supervisión, liberando tiempo de gestión y ejecutivo.

Evaluación de riesgos de los proveedores

Una evaluación de riesgos de proveedores o una revisión de riesgos le ayudará a evaluar los riesgos potenciales que podrían derivarse del uso de un producto o servicio de una empresa específica. Se trata de un proceso crucial para sus procesos continuos de supervisión y diligencia debida. Las evaluaciones del riesgo de los proveedores le permitirán conocer mejor a cada uno de ellos y los riesgos potenciales para su empresa.

Preguntas a tener en cuenta al crear su proceso inicial de evaluación de riesgos de proveedores:

• ¿Cuáles son los proveedores más importantes para su empresa y sus operaciones comerciales?
  • Esto brinda la oportunidad de determinar cuáles podrían ser los requisitos de diligencia debida y a quién debería clasificarse como de riesgo crítico frente a alto.
• ¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento de la normativa?
  • Preste atención a las normas del sector, como la Organización Internacional de Normalización (ISO), que ofrece orientación para crear prácticas empresariales ideales.
• ¿Cómo sigue actualmente las noticias financieras, las violaciones de la seguridad de los datos, los archivos de la SEC, etc.?
• ¿Puede ver las evaluaciones de riesgo iniciales, así como los riesgos potenciales en curso?
• ¿Qué tipo de información deben recopilar, transmitir y almacenar sus proveedores?
• ¿Tendrá alguno de los proveedores acceso a sus servidores, sistemas, redes y registros?
  • En caso afirmativo, ¿qué nivel de acceso tendrán a sus registros y datos?
• ¿Hace un seguimiento de todos los contratos que se renuevan automáticamente?

Las revisiones de riesgos de proveedores ofrecen a una empresa la posibilidad de clasificar a sus proveedores en grupos en función de los tipos de servicios que prestan (por ejemplo, procesadores, marketing, mantenimiento, almacenamiento en la nube, etc.).

Esto también proporcionará un momento oportuno para obtener una lista de todos los proveedores del departamento de Cuentas a Pagar para asegurarse de que no se pasa por alto a un proveedor, o de que no se está investigando a alguien que ya no presta servicios para su empresa. Mediante la creación de un proceso de evaluación de riesgos y la evaluación de la gestión de riesgos y cumplimiento, se asigna una calificación a cada proveedor. Ahora se les ha creado una plantilla de evaluación completa para futuras evaluaciones y controles de cumplimiento.

Esto crea una gran base para todas las relaciones futuras y la automatización en las soluciones de gestión de riesgos, la supervisión continua de riesgos y los controles de seguridad.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos implica la previsión y evaluación conjunta de factores financieros, jurídicos y otros factores negativos que podrían perjudicar a su empresa, al tiempo que se identifican posibles soluciones o procedimientos para evitar o minimizar su impacto.

Revisar la gestión de riesgos de terceros y el cumplimiento de la normativa permite revisar tanto el riesgo inherente como el riesgo residual. El riesgo inherente del proveedor es la primera impresión del riesgo que plantea un proveedor nuevo o potencial.

Esto permite una evaluación más profunda de las políticas y procedimientos de gestión del cumplimiento que tienen en marcha para mitigar y gestionar los posibles problemas de riesgo. También brinda la oportunidad de ponerse en contacto con los proveedores y ver si están siendo proactivos y aplicando procedimientos de seguridad más estrictos para reducir el riesgo. Riesgo residual del proveedor es la cantidad de riesgo que puede quedar después de que se haya identificado el riesgo inherente y se hayan tomado medidas para reducirlo.

La gestión de riesgos permite diseñar nuevos procesos empresariales con medidas adecuadas de control y contención de riesgos incorporadas para cualquier factor percibido de riesgo de seguridad o riesgo financiero. Debe ser una forma de que su equipo pueda evitar por completo los riesgos empresariales perjudiciales y crear sólidos controles de gestión del cumplimiento.

La gestión de riesgos evoluciona constantemente, por lo que las políticas y procedimientos deben estar en constante cambio para permitir el aumento de la complejidad y seguir desafiando a las empresas a desarrollar marcos de gestión de riesgos sólidos y totalmente completos. Incorporar las soluciones de gestión de riesgos de proveedores adecuadas será clave para su éxito.