Tipps für den Aufbau eines effektiven VRM-Workflows

• Sie sollten wissen, wer die Risikomanager Ihrer Lieferanten sind, und sicherstellen, dass sie die Informationen über die Lieferanten während der gesamten Dauer Ihrer Geschäftsbeziehung laufend aktualisieren.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Kontaktinformationen des Anbieters haben, einschließlich E-Mail-Adressen und Standorte. Dies ist wichtig für Ihre Risikobewertung.
• Vergewissern Sie sich, dass VRM mit anderen Anwendungen integriert werden kann, die Ihre Risikokontrollen erleichtern und gegebenenfalls Bewertungsfragebögen unterstützen.
• Erstellen Sie Vorlagen für Risikobewertungen, Fragebögen und Vorlagen für Dokumentenanforderungen.
• Stellen Sie sicher, dass diese Vorlagen bereits in der Anfangsphase mit neuen oder potenziellen Anbietern versandt werden, um deren potenzielle Risiken so schnell wie möglich zu bewerten.
• Sie haben die Möglichkeit, an andere Mitarbeiter zu senden und den Fortschritt dieser Zusammenarbeit zu überwachen.
• Sobald die Bewertungen abgeschlossen sind, sollten sie aufgezeichnet und dem Risikoanalysten zur Verfügung gestellt werden.
• Informieren Sie sich über die internen Fachleute für die Anforderungen an Ihre Due-Diligence-Dokumente.

Suchen Sie nach einem VRM-System, das über automatisierte Tools und Funktionen verfügt, damit Ihr Unternehmen weniger Zeit mit der Überwachung von Anbietern und mehr Zeit mit der Analyse der Risikoauswirkungen verbringen kann. Intuitive Berichte und Visualisierungen helfen dabei, relevante Daten in einem übersichtlichen Bericht darzustellen, der den Entscheidungsprozess für die Unternehmensleitung verbessert.

Die Verwendung automatisierter Arbeitsabläufe erhöht die Produktivität und entlastet die Mitarbeiter, stärkt Ihr Risikomanagementprogramm für Lieferanten, ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und reduziert die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter bei der Risikobewertung und der Verwaltung der Sorgfaltspflicht. Verschiedene übersichtliche Dashboards und Berichte vereinfachen zudem die Überwachung und entlasten das Management und die Führungskräfte.

Risikobewertungen von Anbietern

Eine Risikobewertung des Anbieters oder eine Risikoprüfung hilft Ihnen, die potenziellen Risiken zu bewerten, die sich aus der Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung eines bestimmten Unternehmens ergeben könnten. Sie ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer laufenden Überwachungs- und Due-Diligence-Prozesse. Die Risikobewertungen der Lieferanten verschaffen Ihnen ein besseres Verständnis der einzelnen Lieferanten und ihrer potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen.

Fragen, die Sie bei der Erstellung Ihres ersten Prozesses zur Risikobewertung von Anbietern berücksichtigen sollten:

• Welche Lieferanten sind für Ihr Unternehmen und Ihren Geschäftsbetrieb am wichtigsten?
  • Dies bietet die Möglichkeit, die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht festzulegen und zu bestimmen, wer als kritisch bzw. hochriskant eingestuft werden sollte.
• Was sind die Anforderungen für die Einhaltung von Vorschriften?
  • Achten Sie auf Industriestandards wie die International Standards Organization (ISO), die Leitlinien für die Entwicklung idealer Geschäftspraktiken bieten.
• Wie verfolgen Sie derzeit Finanznachrichten, Verletzungen der Datensicherheit, SEC-Berichte usw.?
• Können Sie sowohl erste Risikobewertungen als auch laufende Risikopotenziale einsehen?
• Welche Arten von Informationen müssen Ihre Lieferanten selbst erfassen, übermitteln und speichern?
• Hat einer der Anbieter Zugang zu Ihren Servern, Systemen, Netzwerken und Unterlagen?
  • Wenn ja, in welchem Umfang werden sie Zugang zu Ihren Aufzeichnungen und Daten haben?
• Verfolgen Sie derzeit alle Ihre Verträge, die sich automatisch verlängern?

Mit Hilfe von Risikoprüfungen können Unternehmen ihre Lieferanten in Gruppen einteilen, die auf der Art der von ihnen erbrachten Dienstleistungen basieren (z. B. Prozessoren, Marketing, Wartung, Cloud-Speicher usw.).

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um von der Kreditorenbuchhaltung eine Liste aller Lieferanten zu erhalten, um sicherzugehen, dass kein Lieferant übersehen wurde oder dass Sie sich nicht mit jemandem befassen, der keine Dienstleistungen mehr für Ihr Unternehmen erbringt. Durch die Erstellung eines Risikobewertungsprozesses und die Bewertung des Risiko- und Compliance-Managements erhält jeder Lieferant eine Bewertung. Für sie wurde nun eine vollständige Bewertungsvorlage für künftige Bewertungen und Compliance-Kontrollen erstellt.

Dies schafft eine hervorragende Grundlage für alle künftigen Beziehungen und die Automatisierung von Risikomanagementlösungen, laufender Risikoüberwachung und Sicherheitskontrollen.

Risikomanagement

Das Risikomanagement umfasst die Vorhersage und Bewertung finanzieller, rechtlicher und anderer negativer Faktoren, die Ihrem Unternehmen schaden könnten, sowie die Ermittlung möglicher Lösungen oder Verfahren zur Vermeidung oder Minimierung ihrer Auswirkungen.

Bei der Überprüfung des Risikomanagements und der Einhaltung von Vorschriften durch Dritte können Sie sowohl das inhärente Risiko als auch das Restrisiko überprüfen . Das inhärente Lieferantenrisiko ist der erste Eindruck des Risikos, das von einem neuen oder potenziellen Lieferanten ausgeht.

Dies ermöglicht eine eingehendere Bewertung der Richtlinien und Verfahren für das Compliance-Management, die zur Eindämmung und Bewältigung potenzieller Risiken eingesetzt werden. Es bietet auch die Möglichkeit zu prüfen, ob die Anbieter proaktiv handeln und strengere Sicherheitsverfahren zur Risikominderung einführen. Restrisiko des Anbieters ist die Höhe des Risikos, das verbleiben kann, nachdem das inhärente Risiko identifiziert und Maßnahmen zu seiner Verringerung ergriffen wurden.

Das Risikomanagement ermöglicht die Gestaltung neuer Geschäftsprozesse mit angemessenen integrierten Risikokontroll- und Eindämmungsmaßnahmen für jedes wahrgenommene Sicherheitsrisiko oder jeden finanziellen Risikofaktor. Es sollte Ihrem Team die Möglichkeit geben, schädliche Geschäftsrisiken gänzlich zu vermeiden und starke Kontrollen für die Einhaltung der Vorschriften zu schaffen.

Das Risikomanagement ist in ständiger Entwicklung begriffen, so dass die Richtlinien und Verfahren ständig angepasst werden sollten, um der zunehmenden Komplexität Rechnung zu tragen und die Unternehmen weiterhin zur Entwicklung eines soliden, umfassenden Risikomanagementrahmens herauszufordern. Die Einbindung der richtigen Risikomanagementlösungen von Anbietern wird der Schlüssel zum Erfolg sein.