Incorporación de proveedores

¿Cuántos departamentos de su organización están incorporando proveedores? Todos. ¿Cuántos se aseguran de que sus nuevos proveedores han superado todas las directrices que sus equipos legales y de seguridad han establecido? No tantos como deberían.

Las empresas suelen trabajar con procesadores de texto o listas de comprobación de hojas de cálculo para garantizar que los nuevos proveedores, socios y empresas externas cuenten con las aprobaciones internas necesarias para iniciar el proceso formal de incorporación. Al emplear la automatización del ciclo completo, los departamentos de Compras y Jurídico pueden trabajar codo con codo para garantizar que se introduce la información correcta sobre los proveedores, que se sincroniza con los sistemas actuales de toda la empresa y que los protocolos de incorporación de los equipos están completos y cuentan con una pista de auditoría verificada.

Diversidad e inclusión

El tema de la diversidad y la inclusión es cada vez más prioritario para muchos ejecutivos y departamentos jurídicos. No hay una única manera de asumir los nuevos requisitos de los estados, las asociaciones y los cambios en las políticas de las empresas. La mayoría de las empresas contemplan la diversidad, la equidad y la inclusión desde dos perspectivas:

Internamente: ¿Qué hacen los equipos para que los empleados se sientan escuchados y comprendidos por la empresa? ¿Cómo se lleva a cabo la contratación en la actualidad y hay formas de abrirse y ser más integrador?

Externamente: ¿Quiénes son los proveedores y empresas con los que elegimos hacer negocios y son diversos? ¿Cómo nos aseguramos de que elegimos a los proveedores que nos convienen por sus especialidades y conocimientos?

Muchas empresas están recurriendo a los procesos automatizados para poder formular las preguntas que necesitan para abordar sus valores empresariales cambiantes de una manera eficiente y eficaz. También ayuda que un proceso automatizado pueda ofrecer una funcionalidad 100% anónima para que la gente se sienta bien respondiendo.

Gestión de contratos

Desde el inicio de una solicitud, pasando por las aprobaciones y las firmas electrónicas, hasta el almacenamiento de los contratos completados, la gestión segura y virtual de los contratos cobra cada vez más importancia a medida que los empleados se dispersan.

Los procesos tradicionales, incluso antes de la pandemia, podían estar plagados de errores potenciales y de costes de tiempo en seguimientos, recordatorios y preguntas insistentes. La gestión automatizada de contratos, adaptable a los procesos de su organización, tiene la capacidad de eliminar o identificar errores humanos y, por tanto, reducir los costes derivados. Si se carga un contrato incorrecto, un delegado se niega a firmar o es necesario modificar el lenguaje, se notifica a las partes interesadas adecuadas y éstas pueden tomar las medidas oportunas de inmediato. Se acabaron los correos electrónicos perdidos y las solicitudes de información duplicadas.

Mesa de contratación

Los equipos de ventas y servicios no se detienen ante nadie. Cuando un acuerdo está listo, es difícil no pasar directamente a los contratos. Sin embargo, la mayoría de las empresas requieren un paso final en el que los equipos interfuncionales deben reunirse para discutir el acuerdo, cuestionarlo y tomar decisiones, y finalmente aprobarlo (o rechazarlo). Esto puede ralentizar el ciclo de ventas, y es un punto cardinal. ¡no!

Asegúrese de que sus acuerdos se cierran más rápido mediante la automatización de un proceso creado para recopilar la información adecuada para que cada parte interesada pueda revisarla, comentarla y añadir preguntas, así como notificar y escalar automáticamente de manera oportuna. Antes se tardaba días en recopilar los requisitos; ahora se puede agilizar para que la experiencia de principio a fin sea mucho más rápida.

Acuerdos y NDA de autoservicio

Sea cual sea su negocio, no puede escapar a la creación, aprobación y ejecución de acuerdos. Las plantillas suelen ser el camino a seguir, pero ¿qué ocurre cuando ambas empresas quieren utilizar su propio acuerdo de confidencialidad? Semanas, a veces meses, de borradores pueden ir de un lado a otro. Hay otros acuerdos y contratos que requieren más atención y la automatización permite que este proceso sea mucho más rápido.

KP Labs, socio de Mitratech, descubrió que al agilizar el proceso de NDA, no sólo el 44% de los NDA no negociados se completaron en menos de una hora, sino que el 80% de estos NDA se ejecutaron en un día. un día.

KP Labs también descubrió que el 53% de los acuerdos negociados, cuando se automatizan, se completan en 5 días, y el 71% se ejecutan en menos de 10 días. Sólo el ahorro de tiempo de sus asistentes jurídicos, abogados y asesores generales hace que la automatización sea una necesidad.

Informes anónimos

Hay muchas razones para crear flujos de trabajo en los que los empleados y otras personas puedan hacer denuncias anónimas. Desde las preocupaciones internas de la empresa hasta la infracción de la propiedad intelectual o la denuncia de otros asuntos, es muy probable que no esté recibiendo información crítica sobre lo que podría resultar ser un problema costoso. Por eso, automatice el proceso para que la gente pueda presentar informes y alertas desde el principio.

Selección de la RFP

Las solicitudes de propuestas son algunos de los flujos de trabajo y formularios más importantes utilizados por su equipo de compras y otros departamentos. Son vitales y pueden ser procesos complejos que requieren mucho tiempo y que, en la mayoría de los casos, se rastrean en hojas de cálculo de intrincado diseño para capturar toda la información. ¿Qué hacer cuando los proveedores no rellenan las casillas como es debido o vuelven una y otra vez para pedir más orientación sobre el proceso?

El diseño de un formulario inteligente en línea todo incluido y con plantillas que se adapte a las necesidades de la empresa y a los mandatos definidos por la normativa agiliza y facilita los procesos de selección de proveedores y contratistas. La automatización de este proceso inmensamente cuando envíe a varios proveedores potenciales.

Incorporación de empleados

Este proceso, y quién está incluido en él, tiene un aspecto diferente en cada empresa. Puede perderse visibilidad a medida que se pasa de la contratación a RR.HH. y a una multitud de otros departamentos que participan en el proceso de incorporación del empleado. También es un proceso en el que se dedica mucho tiempo al seguimiento con los compañeros y el empleado.

Asegúrese de que está respondiendo rápidamente y manteniendo sus SLA de incorporación con un flujo de trabajo automatizado que incorpora todos los detalles que su organización necesita que se gestionen, lo que resulta en un primer día más fluido para el nuevo empleado. Eso, a su vez, les da una impresión inicial positiva de su empresa, ayudando a la retención.

Continuidad entre oficinas

El advenimiento del COVID-19 y el hecho de que todo el mundo tuviera que pivotar hacia situaciones de trabajo desde casa ha cambiado la forma en que las empresas contemplan sus planes de resistencia. Saber qué procesos y acciones establecer en respuesta a las condiciones actuales, o en previsión de futuros acontecimientos, facilitará cualquier posible interrupción de la actividad habitual. La automatización de los flujos de trabajo ha sido fundamental para crear un entorno ágil capaz de gestionar cambios que pueden producirse casi instantáneamente.

¿En caso de pandemia? Las empresas tendrán que lidiar con el problema de quién solicita permanecer a distancia frente a quién está dispuesto a volver a la oficina. Pero también tendrán que solicitar y enrutar de forma segura la información que ayudará a RR.HH. y a los ejecutivos a tomar las decisiones sobre los empleados y el personal de la oficina frente a quién puede seguir trabajando con sus zapatillas de conejito. La automatización de estos procesos facilitará mucho las cosas a todos los implicados.