Comprender el ciclo de vida de la retención legal
Pasos esenciales y mejores prácticas: desde la emisión de la notificación inicial hasta garantizar el cumplimiento y la publicación a tiempo.
Una retención legal preserva información importante, como documentos o datos, que podría ser necesaria en un caso legal. Cuando hay una posible demanda, investigación o asunto legal, la empresa debe asegurarse de que nadie borre o altere la información relevante. Esto garantiza que todas las pruebas sigan estando disponibles si se necesitan para el caso.
Comprender todas las etapas del ciclo de vida de la retención legal es esencial para proteger a su organización de los riesgos de incumplimiento, pérdida de datos y sanciones legales. Echemos un vistazo más de cerca.
Etapa 1 - Activación de la retención legal: ¿Cuándo y por qué se emite?
Una organización debe aplicar una retención legal cuando se prevea razonablemente un litigio. Cuanto antes se dé este paso, mejor, para garantizar el cumplimiento inmediato y evitar cualquier pérdida de datos.
Una retención legal puede activarse cuando:
- La organización recibe una notificación de demanda o reclamación legal
- La organización está implicada en una investigación gubernamental o reglamentaria.
- Hay motivos para creer que es inminente un litigio o una investigación judicial
A continuación, la organización envía un aviso de retención legal a los empleados en el que se describen sus responsabilidades para preservar todos los documentos y datos pertinentes. El aviso explica los detalles clave y protege todas las pruebas pertinentes para que no se destruyan ni alteren. De este modo se garantiza que todo siga disponible para el proceso de descubrimiento en el litigio.
La organización puede emitir una retención de litigio internamente o a través de una carta de retención de litigio de un abogado. El incumplimiento de las retenciones de litigios puede acarrear multas, el reembolso de los costes de litigio del oponente o daños a la reputación.
Etapa 2 - Envío de avisos de retención legal a las partes interesadas
A continuación, es importante saber quién está implicado en una retención legal. La comunicación eficaz del aviso de retención legal comienza con el envío de la notificación inicial para garantizar que llegue a todos los destinatarios previstos.
Pero, ¿a quién debe enviársela? Las partes interesadas en una retención legal son personas o grupos dentro de la organización (o relacionados con ella) que tienen acceso a la información relevante o la controlan.
Esto incluye:
- Empleados directamente implicados en el asunto jurídico: Tienen en su poder documentos, correos electrónicos o datos clave relacionados con el caso.
- Personal informático: Garantizan la correcta conservación de los datos electrónicos, como correos electrónicos y archivos.
- Equipos jurídicos y de cumplimiento: Supervisan el proceso de retención legal y se aseguran de que se siguen los procedimientos adecuados.
- Terceros asociados: Vendedores, contratistas o proveedores de servicios externos que gestionan o almacenan información en nombre de la empresa.
Fase 3 - Control continuo del cumplimiento
La responsabilidad no termina con el envío del aviso de retención legal. La supervisión continua del cumplimiento es una fase crítica del ciclo de vida de la retención legal. Esto garantiza que los custodios cumplan sistemáticamente los requisitos de conservación y eviten borrar o alterar datos accidentalmente.
Para permitir un seguimiento continuo:
- Seguimiento de los reconocimientos de los custodios: Los acuses de recibo proporcionan una prueba documentada de que los custodios comprenden su deber de preservar la información. Mediante el seguimiento de las respuestas, las organizaciones pueden identificar rápidamente a los custodios que no han recibido o leído la notificación. Esto reduce el riesgo de borrado o expolio accidental de datos.
- Proporcionar comunicación y educación continuas: Muchas personas implicadas en una retención legal pueden no estar familiarizadas con el proceso, o pueden formar parte de múltiples retenciones que abarcan varios años. La comunicación periódica con los custodios sobre sus obligaciones garantiza que sigan conservando los datos para las retenciones legales en curso. Una comunicación clara y coherente reduce la confusión y refuerza el cumplimiento.
- Audite los esfuerzos de conservación de datos: La supervisión periódica de sus fuentes de datos garantiza que toda la información relevante se conserva correctamente. Las auditorías periódicas permiten detectar a tiempo las lagunas en el cumplimiento, antes de que se conviertan en problemas graves.
- Abordar el incumplimiento: Cuando los depositarios incumplan el aviso de retención legal, actúe de inmediato. Ya sea por descuido o malentendido, abordar el incumplimiento con prontitud mediante avisos de seguimiento o comunicación directa mitiga los riesgos y los errores costosos.
Todo esto, sumado a las operaciones diarias de su empresa, puede resultar agotador. Afortunadamente, el software de retenciones legales ahorra tiempo a su personal jurídico, reduciendo su tiempo de gestión de retenciones legales en un 75% gracias a un proceso coherente y notificable que también mitiga el riesgo de litigios.
Le permitirá comunicar instrucciones a los custodios adecuados y, a continuación, automatizar recordatorios y escalamientos para impulsar el cumplimiento puntual.
Etapa 4 - Liberación de la retención legal
Por último, cuando las circunstancias que iniciaron la retención se han resuelto o ya no son aplicables, se puede liberar la retención.
Esto suele ocurrir en los siguientes casos:
- Resolución del litigio: Cuando el litigio llega a su fin, ya sea mediante acuerdo, desestimación o veredicto.
- Finalización de la investigación: Tras completar una investigación interna o externa y determinar que ya no es necesario preservar las pruebas relacionadas.
- Cambio de circunstancias: Si la naturaleza del caso o las pruebas requeridas cambian, haciendo irrelevante la retención original.
Liberar una retención legal implica varios pasos clave:
- Notificación formal: Redacte y comunique una notificación de liberación para informar a todos los custodios y partes interesadas de que se ha levantado la retención legal. Indique claramente que ya no se aplican los requisitos de conservación y describa las medidas necesarias.
- Documente la publicación: Mantenga un registro detallado del proceso de liberación, incluida la fecha de liberación, los destinatarios y cualquier correspondencia pertinente. Esta documentación es crucial a efectos legales y de cumplimiento de la normativa, ya que demuestra que la retención legal ha concluido correctamente.
- Restablecer el acceso normal: Una vez levantada la retención legal, permita a los custodios reanudar el acceso normal a sus datos y la gestión de los mismos. Elimina cualquier restricción o suspensión que haya estado en vigor durante la retención.
- Continúe supervisando el cumplimiento: Continúe supervisando el cumplimiento tras la liberación para garantizar que los datos se gestionan de acuerdo con las políticas de la empresa y los requisitos normativos.
Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden concluir eficazmente el proceso de retención legal y reducir los riesgos asociados a la conservación y gestión de datos.
Dominar el ciclo de vida de las existencias legales con la tecnología
Comprender el ciclo de vida de la retención legal es esencial para proteger a su organización de los riesgos de incumplimiento, pérdida de datos y sanciones legales. Cada etapa -emitir un aviso claro de retención legal, supervisar el cumplimiento y liberar la retención- requiere una gestión cuidadosa.
La tecnología de retención legal simplifica este proceso mediante la automatización de las notificaciones, el seguimiento de los acuses de recibo de los custodios y la elaboración de informes de cumplimiento en tiempo real. Esto garantiza un enfoque ágil y eficaz. El uso de las herramientas adecuadas ayuda a su equipo a mantenerse organizado y evitar errores costosos.
Para profundizar en el modo en que la tecnología puede facilitar el ciclo de vida de la retención legal, consulte la Guía definitiva del proceso de retención legal de Litigation, donde encontrará un desglose exhaustivo de las mejores prácticas y soluciones.
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