Comprendre le cycle de vie de la mise en suspens juridique
Les étapes essentielles et les meilleures pratiques - de l'émission de l'avis initial à la garantie de la conformité et de la diffusion en temps voulu.
Une mise en suspens juridique permet de conserver des informations importantes, telles que des documents ou des données, qui pourraient être nécessaires dans le cadre d'une affaire juridique. Lorsqu'il y a un risque de procès, d'enquête ou d'affaire juridique, l'entreprise doit s'assurer que personne ne supprime ou ne modifie les informations pertinentes. Cela garantit que toutes les preuves restent disponibles en cas de besoin.
Il est essentiel de comprendre toutes les étapes du cycle de vie de la veille juridique pour protéger votre organisation contre les risques de non-conformité, de perte de données et de sanctions juridiques. Voyons cela de plus près.
Étape 1 - Déclenchement de la rétention légale : quand et pourquoi est-elle émise ?
Une organisation doit mettre en œuvre une mise en suspens juridique lorsque l'on peut raisonnablement s'attendre à un litige. Plus tôt cette mesure est prise, mieux c'est, afin de garantir une conformité immédiate et d'éviter toute perte de données.
Une suspension légale peut être déclenchée dans les cas suivants
- L'organisation est informée d'un procès ou d'une action en justice.
- L'organisation fait l'objet d'une enquête gouvernementale ou d'une enquête réglementaire.
- Il y a des raisons de croire qu'un litige ou une enquête est imminent.
Ensuite, l'organisation envoie aux employés un avis de mise en suspens légal soulignant leurs responsabilités en matière de préservation de tous les documents et données pertinents. L'avis explique les détails essentiels et protège toutes les preuves pertinentes contre la destruction ou l'altération. Cela permet de s'assurer que tout reste disponible pour le processus de découverte dans le cadre d'un litige.
L'organisation peut émettre une mise en suspens pour litige en interne ou par le biais d'une lettre de mise en suspens pour litige émanant d'un avocat. Le non-respect des mises en suspens peut entraîner des amendes, le remboursement des frais de justice de l'adversaire ou une atteinte à la réputation.
Étape 2 - Envoi d'avis de suspension aux parties prenantes
Ensuite, il est important de comprendre qui est concerné par la mise en suspens. Une communication efficace de l'avis de mise en suspens commence par l'envoi de la notification initiale afin de s'assurer qu'elle parvient à tous les destinataires prévus.
Mais à qui faut-il l'envoyer ? Les parties prenantes d'une détention légale sont des personnes ou des groupes au sein de l'organisation (ou impliqués dans celle-ci) qui ont accès aux informations pertinentes ou qui les contrôlent.
Il s'agit notamment de
- Employés directement impliqués dans l'affaire juridique : Ils détiennent des documents clés, des courriels ou des données liées à l'affaire.
- Le personnel informatique : Ils veillent à la bonne conservation des données électroniques, telles que les courriers électroniques et les fichiers.
- Les équipes juridiques et de conformité : Elles supervisent le processus de détention légale et veillent à ce que les bonnes procédures soient suivies.
- Partenaires tiers : Fournisseurs, sous-traitants ou prestataires de services externes gérant ou stockant des informations pour le compte de l'entreprise.
Étape 3 - Contrôle continu de la conformité
La responsabilité ne s'arrête pas à l'envoi de l'avis de mise en suspens. Le contrôle continu de la conformité est une phase essentielle du cycle de vie de la mise en suspens légale. Il permet de s'assurer que les dépositaires respectent systématiquement les exigences de conservation et évitent de supprimer ou de modifier accidentellement des données.
Pour permettre un contrôle continu :
- Suivre les accusés de réception des dépositaires : Les accusés de réception constituent une preuve documentée que les dépositaires comprennent leur devoir de préserver les informations. En suivant les réponses, les organisations peuvent rapidement identifier les dépositaires qui n'ont pas reçu ou lu l'avis. Cela réduit le risque de suppression accidentelle de données ou de spoliation.
- Assurer une communication et une formation continues : De nombreuses personnes impliquées dans une mise en suspens juridique peuvent ne pas être familiarisées avec le processus, ou peuvent faire partie de plusieurs mises en suspens qui s'étendent sur plusieurs années. Une communication régulière avec les dépositaires au sujet de leurs obligations permet de s'assurer qu'ils continuent à préserver les données pour les mises en suspens légales en cours. Une communication claire et cohérente réduit la confusion et renforce la conformité.
- Vérifier les efforts de préservation des données : En contrôlant régulièrement vos sources de données, vous vous assurez que toutes les informations pertinentes sont correctement conservées. Des audits réguliers vous permettent d'identifier rapidement les lacunes en matière de conformité, avant qu'elles ne deviennent des problèmes majeurs.
- Traiter les cas de non-conformité : Lorsque les dépositaires ne se conforment pas à l'avis de retenue légale, il convient de prendre des mesures immédiates. Qu'il s'agisse d'un oubli ou d'un malentendu, le fait de remédier rapidement à la non-conformité au moyen d'avis de suivi ou d'une communication directe permet d'atténuer les risques et de limiter les erreurs coûteuses.
Tout cela, en plus de vos opérations commerciales quotidiennes, peut sembler fastidieux. Heureusement, les logiciels de mise en suspens de documents juridiques permettent à votre personnel juridique de gagner du temps, en réduisant de 75 % le temps qu'il consacre à la gestion des mises en suspens de documents juridiques grâce à un processus cohérent et communicable qui réduit également le risque de litige.
Il vous permettra de communiquer des instructions aux bons dépositaires, puis d'automatiser les rappels et les escalades afin d'assurer le respect des délais.
Étape 4 - Levée de la saisie légale
Enfin, lorsque les circonstances à l'origine de la rétention ont été résolues ou ne sont plus applicables, la rétention peut être levée.
Cela se produit généralement dans les cas suivants :
- Résolution d'un litige : Lorsque la procédure judiciaire arrive à son terme, que ce soit par le biais d'un règlement, d'un rejet ou d'un verdict.
- Fin de l'enquête : Après avoir terminé une enquête interne ou externe et déterminé qu'il n'est plus nécessaire de conserver les preuves correspondantes.
- Changement de circonstances : Si la nature de l'affaire ou les preuves requises changent, ce qui rend la retenue initiale non pertinente.
La levée d'une saisie légale comporte plusieurs étapes clés :
- Notification officielle : Rédigez et communiquez un avis de libération pour informer tous les dépositaires et les parties prenantes de la levée de la saisie légale. Indiquez clairement que les exigences de conservation ne s'appliquent plus et décrivez les actions nécessaires.
- Documenter la diffusion : Conservez un enregistrement détaillé du processus de libération, y compris la date de libération, les destinataires et toute correspondance pertinente. Cette documentation est essentielle à des fins juridiques et de conformité, car elle prouve que la mise en suspens a été correctement effectuée.
- Rétablir l'accès normal : Une fois la rétention légale levée, permettez aux dépositaires de reprendre l'accès normal à leurs données et de les gérer. Levez toutes les restrictions ou suspensions qui étaient en place pendant la période de rétention.
- Poursuivre le contrôle de la conformité : Poursuivre le contrôle de la conformité après la publication pour s'assurer que les données sont gérées conformément aux politiques de l'entreprise et aux exigences réglementaires.
En suivant ces étapes, les organisations peuvent conclure efficacement le processus de mise en suspens et réduire les risques liés à la conservation et à la gestion des données.
Maîtriser le cycle de vie du dossier juridique grâce à la technologie
Il est essentiel de comprendre le cycle de vie de la mise en suspens pour protéger votre organisation contre les risques de non-conformité, de perte de données et de sanctions juridiques. Chaque étape - émission d'un avis de mise en suspens clair, contrôle de la conformité et levée de la mise en suspens - nécessite une gestion minutieuse.
La technologie de mise en suspens simplifie ce processus en automatisant les notifications, en suivant les accusés de réception des dépositaires et en fournissant des rapports de conformité en temps réel. Cela garantit une approche rationalisée et efficace. L'utilisation des bons outils permet à votre équipe de rester organisée et d'éviter des erreurs coûteuses.
Pour en savoir plus sur la façon dont la technologie peut faciliter le cycle de vie de la mise en suspens, consultez le Guide ultime du processus de mise en suspens des litiges pour une analyse complète des meilleures pratiques et solutions.
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