Comprender los códigos UTBMS
Hable con un experto en software jurídico
En todo el sector jurídico, los abogados y las empresas confían cada vez más en la tecnología digital para la facturación. Sin embargo, la transmisión de la información de facturación requiere la estandarización de los datos en un formato y estructura uniformes. El objetivo es verificar que las prácticas de facturación en los bufetes de abogados sean claras, coherentes y transparentes, facilitando a los departamentos jurídicos de empresas y organismos el seguimiento de los costes y las tareas jurídicas facturables.
El sistema de gestión uniforme basado en tareas, o UTBMS, proporciona un marco estandarizado para que los profesionales jurídicos categoricen las tareas y los gastos. Los códigos UTBMS del software de automatización de facturas CaseCloud permiten a los departamentos jurídicos internos procesar las facturas con precisión y obtener un desglose claro de los servicios prestados por los abogados externos.
¿Qué son los códigos UTBMS?
Los códigos UTBMS son un conjunto de normas utilizadas en las facturas electrónicas para clasificar las tareas y servicios jurídicos realizados por un proveedor de servicios jurídicos. También describen cómo clasificar los gastos relacionados con asuntos jurídicos.
Antes de la introducción de los códigos UTBMS, no existía una norma universalmente aceptada sobre cómo los bufetes de abogados y las organizaciones podían describir los servicios jurídicos. Era necesaria una norma de facturación que facilitara a los bufetes la organización de sus datos de facturación y a los clientes la comprensión, el seguimiento y la comparación de los honorarios de los distintos proveedores de servicios jurídicos.
A mediados de los noventa, la American Bar Association, PricewaterhouseCoopers y la Association of Corporate Counsel colaboraron para crear los códigos UTBMS. Estos códigos proporcionaban directrices unificadas de facturación electrónica para bufetes de abogados y departamentos jurídicos.
Una vez finalizado el proyecto UTBMS, se constituyó el Comité de Supervisión de LEDES, o LOC. El objetivo era crear un formato estándar para el intercambio de información sobre facturación entre los bufetes de abogados y sus clientes.
¿Qué es LEDES?
LEDES son las siglas en inglés de norma de intercambio electrónico de datos jurídicos. Describe formatos de intercambio de archivos reconocidos en todo el mundo para el envío de facturas jurídicas electrónicas. LOC creó la norma y la lanzó por primera vez en 1998.
When working with LEDES file formatting, legal practices use standardized billing codes to categorize tasks, activities, and expenses in law firm invoices. LEDES billing uses the UTBMS classification codes, making it easy to analyze legal bills.
¿Qué son los códigos ABA UTBMS?
El ABA UTBMS proporciona una serie de códigos normalizados para organizar y describir los servicios jurídicos ofrecidos a un cliente. Proporcionan al receptor de la factura información en un formato específico y normalizado que le permite identificar rápidamente los asuntos o actividades facturados. Desarrollados por la ABA, se encuentran entre los códigos más adoptados para la facturación jurídica.
El UTBMS clasifica los servicios prestados por los profesionales jurídicos en códigos particulares que se introducen en las facturas LEDES. A modo de ejemplo, consideremos el conjunto de códigos de litigios, que se agrupa en los cinco aspectos básicos siguientes de los litigios:
- Evaluación, desarrollo y administración de casos
- Alegaciones y peticiones previas al juicio
- Descubrimiento
- Preparación del juicio y juicio
- Recurso
Uno de los códigos de la subsección Descubrimiento es L330 Deposiciones. Si un abogado realizara una declaración de un testigo, ese código se introduciría en una factura.
Categorías de códigos UTBMS
Los códigos UTMBS pueden clasificarse en tres categorías principales:
- Los códigos de tareas describen los servicios jurídicos ofrecidos a los clientes en un área concreta del Derecho. Los códigos de tareas de UTBMS clasifican el trabajo jurídico en tareas específicas, como la producción de documentos y la presentación de documentos jurídicos para responder a acciones legales ante los tribunales.
- Los códigos de gastos clasifican los costes jurídicos, como gastos de viaje, tasas judiciales y gastos de fotocopias relacionados con un caso concreto.
- Los códigos de actividad identifican la acción específica realizada para completar una tarea jurídica. La acción puede incluir redactar un documento, hablar con alguien relevante para el caso de un cliente o investigar las leyes relacionadas con un escenario concreto.
¿Por qué son importantes los códigos UTBMS?
UTBMS codes can help streamline legal operations and benefit your department in multiple ways:
1. Normalización
Los códigos UTBMS agilizan la facturación jurídica proporcionando un marco universal para el seguimiento de los servicios jurídicos y los costes asociados. Como resultado, los bufetes de abogados disponen de directrices comunes y estructuradas para identificar con precisión el trabajo jurídico que han realizado para los clientes. Por lo tanto, las organizaciones que contratan abogados externos pueden contabilizar todos los costes y realizar un seguimiento preciso del tiempo facturable para evitar que los bufetes les cobren de más.
2. Mayor transparencia
La información de facturación no estructurada, incoherente y ambigua de los bufetes de abogados puede hacer que las empresas y agencias se pregunten: ¿Qué hemos pagado exactamente? ¿Se nos está cobrando justamente? En tales circunstancias pueden surgir conflictos de facturación.
Dado que los códigos UTBMS describen cada una de las tareas que realizan los bufetes de abogados a lo largo de un proceso legal, garantizan que las facturas de los bufetes sean detalladas y transparentes. Mientras tanto, como cliente, puede acceder a descripciones concisas de los servicios jurídicos que recibió, los costes asociados y el tiempo empleado en cada actividad que un abogado llevó a cabo en su caso. Esta claridad le permite entender claramente el trabajo realizado y por qué fue necesario.
3. Revisión y aprobación de facturas más rápidas
Los códigos UTBMS proporcionan una estructura estándar para describir los servicios ofrecidos en las facturas jurídicas. Como resultado, los revisores de facturas de organismos públicos y grandes empresas pueden utilizar los códigos para comprender la naturaleza y el alcance de los servicios jurídicos prestados.
La misma estructura para todas las facturas legales garantiza que los revisores no tengan que descifrar diferentes descripciones o formatos de facturación. En su lugar, verifican rápidamente la exactitud y razonabilidad de las horas facturadas, identifican rápidamente las discrepancias y resuelven las disputas de facturación de manera eficiente y a tiempo.
4. Coherencia y colaboración racionalizada
Los códigos UTBMS mejoran la colaboración entre los departamentos jurídicos internos y los abogados externos. Al proporcionar un sistema de codificación estándar para la facturación jurídica, ambas partes garantizan la coherencia de las prácticas de facturación y la claridad de las expectativas relacionadas con la facturación.
5. Mejora de la gestión de costes y la previsión de gastos
Los códigos de gastos UTBMS clasifican los gastos incurridos durante la representación legal, tales como tasas de presentación ante el tribunal, costes de declaración y honorarios de testigos.
Al asignar códigos UTBMS específicos a cada gasto, los despachos de abogados pueden indicar claramente los gastos relacionados con el servicio a su organización. Esto permite un seguimiento detallado de los gastos relacionados con el trabajo con asesorías jurídicas externas. Dado que los códigos UTBMS proporcionan un estándar de facturación para todo el sector jurídico, las empresas pueden comparar fácilmente los costes de asociarse con distintos proveedores de servicios jurídicos para elegir el más asequible.
La capacidad de realizar un seguimiento más exhaustivo de los costes jurídicos permite a los equipos jurídicos internos controlar mejor los gastos en los distintos asuntos jurídicos gestionados por abogados externos. A continuación, pueden utilizar los datos para predecir los gastos en futuros casos que pertenezcan a la misma categoría. De este modo, la asignación de presupuestos y la planificación de recursos están mejor informadas y basadas en datos.
CaseCloud ofrece software avanzado de automatización de facturas
Los procesos de facturación manuales y repetitivos consumen mucho tiempo y esfuerzo. Su propensión al error humano puede dar lugar a costosas ineficiencias e imprecisiones al procesar facturas de asesores externos.
LEDES billing software leveraging UTBMS codes can help streamline invoice review and approval. However, not all legal software solutions are equal. Some require you to input UTBMS codes manually, which can be tedious and time-consuming. Others can automatically apply UTBMS codes to invoices, reducing manual work.
CaseCloud ofrece un innovador software de automatización de facturas que libera a su personal de tareas manuales mundanas, acelera la revisión y aprobación de facturas y reduce el riesgo de error humano en el procesamiento de facturas.
Another reason to choose CaseCloud over other options is that you gain access to powerful cloud-based tools you can tailor to your organization’s unique needs:
-
- CaseCloud Caster is an AI-powered solution that allows you to import invoices in bulk. It also allows you to customize billing compliance without relying on manual invoice processing and data entry. This tool is one of the common applications of AI for legal organizations.
- CaseCloud Matter Management Solution automates invoice workflows, centralizes legal document management, enhances teamwork, and offers customizable reports and dashboards.
To learn more, check out our reviews. Reach out to our team for more information about how CaseCloud automates and simplifies the legal billing process.
Programar una visita guiada por el producto
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
