Comprendre les codes UTBMS
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Dans le secteur juridique, les avocats et les entreprises s'appuient de plus en plus sur les technologies numériques pour la facturation. Cependant, la transmission des informations de facturation nécessite la normalisation des données dans un format et une structure uniformes. L'objectif est de vérifier que les pratiques de facturation des cabinets d'avocats sont claires, cohérentes et transparentes, afin de permettre aux services juridiques des entreprises et des agences de suivre facilement les coûts et les tâches juridiques facturables.
Le système uniforme de gestion basé sur les tâches, ou UTBMS, fournit un cadre normalisé permettant aux professionnels du droit de classer les tâches et les dépenses. Les codes UTBMS du logiciel d'automatisation des factures CaseCloud permettent aux services juridiques internes de traiter les factures avec précision et d'obtenir une ventilation claire des services fournis par les conseillers juridiques externes.
Que sont les codes UTBMS ?
Les codes UTBMS sont un ensemble de normes utilisées pour les factures électroniques afin de classer les tâches et services juridiques effectués par un prestataire de services juridiques. Ils décrivent également comment classer les dépenses liées aux questions juridiques.
Avant l'introduction des codes UTBMS, il n'existait pas de norme universellement acceptée pour la description des services juridiques par les cabinets d'avocats et les organisations. Une norme de facturation était nécessaire pour permettre aux cabinets d'avocats d'organiser facilement leurs données de facturation et aux clients de comprendre, de suivre et de comparer les honoraires des différents prestataires de services juridiques.
Aumilieu des années 1990, l'American Bar Association, PricewaterhouseCoopers et l'Association of Corporate Counsel ont collaboré pour créer les codes UTBMS. Ces codes ont fourni des directives de facturation électronique unifiées pour les cabinets d'avocats et les services juridiques.
Une fois le projet UTBMS achevé, lecomité de surveillance LEDES(LOC) a été créé. L'objectif était de créer un format standard pour l'échange d'informations de facturation entre les cabinets d'avocats et leurs clients.
Qu'est-ce que LEDES ?
LEDES signifie « Legal Electronic Data Exchange Standard » (norme d'échange de données électroniques juridiques). Elle définit des formats de partage de fichiers reconnus à l'échelle mondiale pour l'envoi de factures électroniques juridiques. LOC a créé cette norme et l'a lancée pour la première fois en 1998.
Lorsqu'elles travaillent avec le format de fichier LEDES, les cabinets d'avocats utilisent des codes de facturation standardisés pour classer les tâches, les activités et les dépenses dans les factures des cabinets d'avocats. La facturation LEDES utilise les codes de classification UTBMS, ce qui facilite l'analyse des factures juridiques.
Que sont les codes ABA UTBMS ?
L'ABA UTBMS fournit une série de codes normalisés permettant d'organiser et de décrire les services juridiques proposés à un client. Ils fournissent au destinataire de la facture des informations dans un format spécifique et normalisé qui lui permet d'identifier rapidement les prestations ou activités facturées. Développés par l'ABA, ils font partie des codes les plus largement adoptés pour la facturation juridique.
L'UTBMS classe les services fournis par les professionnels du droit selon des codes spécifiques à saisir dans les factures LEDES. Prenons par exemple l'ensemble des codes relatifs aux litiges, qui sont regroupés selon les cinq aspects fondamentaux suivants d'un litige :
- Évaluation, élaboration et administration des cas
- Plaidoyers et requêtes préalables au procès
- Découverte
- Préparation du procès et procès
- Appel
L'un des codes figurant dans la sous-section « Découverte » est L330 Dépositions. Si un avocat a procédé à la déposition d'un témoin, ce code sera inscrit sur la facture.
Catégories de codes UTBMS
Les codes UTMBS peuvent être classés en trois catégories principales :
- Les codes de tâches décrivent les services juridiques proposés aux clients dans un domaine particulier du droit. Les codes de tâches UTBMS classent les travaux juridiques en tâches spécifiques, telles que la production de documents et le dépôt de documents juridiques pour répondre à une action en justice devant un tribunal.
- Les codes de dépenses classentles frais juridiques, tels que les frais de déplacement, les frais de justice et les frais de photocopie liés à une affaire particulière.
- Les codes d'activité identifient l'action spécifique effectuée pour accomplir une tâche juridique. L'action peut consister à rédiger un document, à s'entretenir avec une personne concernée par le dossier d'un client ou à effectuer des recherches sur les lois relatives à un scénario particulier.
Pourquoi les codes UTBMS sont-ils importants ?
Les codes UTBMS peuvent contribuer àrationaliser les opérations juridiques et profiter à votre service de multiples façons :
1. Normalisation
Les codes UTBMS rationalisent la facturation juridique en fournissant un cadre universel pour le suivi des services juridiques et des coûts associés. Ainsi, les cabinets d'avocats disposent de directives communes et structurées pour identifier avec précision le travail juridique qu'ils ont effectué pour leurs clients. Par conséquent, les organisations qui font appel à des conseillers juridiques externes peuvent comptabiliser tous les coûts et suivre avec précision le temps facturable afin d'éviter toute surfacturation de la part des cabinets d'avocats.
2. Transparence accrue
Les informations de facturation non structurées, incohérentes et ambiguës fournies par les cabinets d'avocats peuvent laisser les entreprises et les agences dans le doute : qu'avons-nous payé exactement ? Les frais facturés sont-ils équitables ? Des conflits liés à la facturation peuvent survenir dans de telles circonstances.
Étant donné que les codes UTBMS décrivent chaque tâche effectuée par les cabinets d'avocats tout au long d'une procédure judiciaire, ils garantissent que les factures des cabinets d'avocats sont détaillées et transparentes. En tant que client, vous pouvez ainsi accéder à des descriptions concises des services juridiques que vous avez reçus, des coûts associés et du temps consacré à chaque activité réalisée par un avocat dans le cadre de votre dossier. Cette clarté vous permet de comprendre clairement le travail effectué et pourquoi il était nécessaire.
3. Accélération de l'examen et de l'approbation des factures
Les codes UTBMS fournissent une structure standard pour décrire les services proposés dans les factures juridiques. Ainsi, les personnes chargées de vérifier les factures dans les organismes gouvernementaux et les grandes entreprises peuvent utiliser ces codes pour comprendre la nature et l'étendue des services juridiques fournis.
La structure identique de toutes les factures légales permet aux vérificateurs de ne pas avoir à déchiffrer des descriptions ou des formats de facturation variables. Ils peuvent ainsi vérifier rapidement l'exactitude et le caractère raisonnable des heures facturées, identifier rapidement les divergences et résoudre les litiges liés à la facturation de manière efficace et dans les délais impartis.
4. Cohérence et collaboration rationalisée
Les codes UTBMS améliorent la collaboration entre les services juridiques internes et les conseillers juridiques externes. Grâce à ce système de codification standardisé pour la facturation juridique, les deux parties garantissent la cohérence des pratiques de facturation et la clarté des attentes en matière de facturation.
5. Amélioration de la gestion des coûts et des prévisions de dépenses
Les codes de dépenses UTBMS classent les dépenses engagées dans le cadre d'une représentation juridique, telles que les frais de dépôt auprès du tribunal, les frais de déposition et les indemnités versées aux témoins.
En attribuant des codes UTBMS spécifiques à chaque dépense, les cabinets d'avocats peuvent clairement indiquer les dépenses liées aux services fournis à votre organisation. Cela permet un suivi détaillé des dépenses liées à la collaboration avec des conseillers juridiques externes. Les codes UTBMS fournissant une norme de facturation unique pour l'ensemble du secteur juridique, les entreprises peuvent facilement comparer les coûts de partenariat avec différents prestataires de services juridiques afin de choisir le plus abordable.
La possibilité de suivre les frais juridiques de manière plus approfondie permet aux équipes juridiques internes de mieux contrôler les dépenses liées aux différentes affaires juridiques traitées par des conseillers externes. Elles peuvent ensuite utiliser ces informations pour prévoir les dépenses liées à de futures affaires relevant de la même catégorie. Ainsi, l'allocation budgétaire et la planification des ressources s'appuient davantage sur des données et sont mieux informées.
CaseCloud fournit un logiciel avancé d'automatisation des factures
Les processus manuels et répétitifs liés aux factures demandent beaucoup de temps et d'efforts. Leur propension aux erreurs humaines peut entraîner des inefficacités et des inexactitudes coûteuses lors du traitement des factures provenant de conseillers juridiques externes.
Les logiciels de facturation LEDES utilisant les codes UTBMS peuvent aider à rationaliser la vérification et l'approbation des factures. Cependant, toutes les solutions logicielles juridiques ne se valent pas. Certaines vous obligent à saisir manuellement les codes UTBMS, ce qui peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps. D'autres peuvent appliquer automatiquement les codes UTBMS aux factures, réduisant ainsi le travail manuel.
CaseCloud propose un logiciel innovant d'automatisation des factures qui libère votre personnel des tâches manuelles fastidieuses, accélère l'examen et l'approbation des factures et réduit le risque d'erreurs humaines dans le traitement des factures.
Une autre raison de choisir CaseCloud plutôt que d'autres options est que vous avez accès à de puissants outils basés sur le cloud que vous pouvez adapter aux besoins spécifiques de votre organisation :
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- CaseCloud Caster est une solution basée sur l'IA qui vous permet d'importer des factures en masse. Elle vous permet également de personnaliser la conformité de la facturation sans avoir recours au traitement manuel des factures et à la saisie manuelle des données. Cet outil est l'une des applications courantes de l'IA pour les organisations juridiques.
- La solution de gestion des dossiers CaseCloud automatise les flux de facturation, centralise la gestion des documents juridiques, améliore le travail d'équipe et propose des rapports et des tableaux de bord personnalisables.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur advologix.com. Le 20 novembre 2024, Mitratech a fait l'acquisition d'Advologix, un fournisseur de premier plan dans le domaine de la gestion des dossiers juridiques. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter notre nouvelle offre de produits, CaseCloud, et les dernières solutions de Mitratech pour la gestion des opérations juridiques.
