¿Qué es la gestión de flujos de trabajo? ¿Por qué es importante comprender su definición?
La gestión del flujo de trabajo se centra en la estructura del trabajo dentro de las organizaciones y en cómo colaboran los distintos equipos para llevarlo a cabo. El proceso implica mapear, planificar y coordinar todas las partes de la estructura de una organización.
El "flujo de trabajo" puede definirse como una secuencia de tareas que forman parte de una tarea más amplia; el objetivo es lograr un resultado específico, y la gestión del flujo de trabajo pretende lograr mejores resultados de acuerdo con un conjunto de objetivos concreto. La automatización del flujo de trabajo puede agilizar y automatizar las tareas empresariales repetitivas, aportando numerosas ventajas a una organización. La gestión de flujos de trabajo incluye la identificación de tareas redundantes y cuellos de botella, y el trazado del flujo de trabajo en un estado ideal, reduciendo el margen de error y aumentando la productividad general.
Aunque la gestión de flujos de trabajo se centra principalmente en el trabajo realizado por las personas de una organización, las tareas pueden automatizarse mediante programas informáticos. Esto significa que la gestión de flujos de trabajo puede incluir integraciones de sistemas informáticos para compartir información y datos entre flujos de trabajo y otros sistemas informáticos dentro de una misma organización.
En 2016, el mercado de la automatización del flujo de trabajo se valoró en 4.260 millones de dólares; para 2023, se prevé que esta cifra aumente a 18.450 millones de dólares. Esto supone un aumento de más del 400 % a medida que más organizaciones se dan cuenta de las ventajas de la gestión y la automatización de los flujos de trabajo y se suben al carro. Entonces, ¿cómo puede beneficiar a su organización la gestión de flujos de trabajo?
¿Qué es un sistema de gestión de flujos de trabajo?
¿Qué es exactamente un sistema de gestión de flujos de trabajo?
Según la definición de Science Direct:
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WMS o WfMS) permiten la ejecución automatizada y sin fisuras de los flujos de trabajo. Permiten a los usuarios definir y modelar flujos de trabajo, establecer sus limitaciones de plazo y presupuesto, y los entornos en los que desean ejecutarlos. A continuación, el WFMS evalúa estas entradas y las ejecuta dentro de las limitaciones definidas.
Aunque los WfMS se utilizan a menudo indistintamente con la gestión de procesos empresariales (BPM), son distintos. Los BPM se centran en el conjunto de procesos de la organización, así como en los procesos individuales, mientras que los sistemas de gestión de flujos de trabajo se centran en tareas claramente definidas que hacen posible el panorama general.
En mejores sistemas de gestión de flujos de trabajo actuales son soluciones SaaS que automatizan fácilmente los flujos de trabajo, proporcionándole las ventajas mencionadas anteriormente.
Ventajas de la gestión de flujos de trabajo
Mayor responsabilidad y colaboración
Planificar su flujo de trabajo de forma clara puede ser más beneficioso de lo que espera. La falta de comunicación y la microgestión pueden causar insatisfacción entre los empleados y, en consecuencia, ineficacia general.
Como mencionaba Forbes en un artículo reciente:
Cuando los supervisores microgestionan a los empleados, disminuyen su rendimiento e infrautilizan el talento disponible de los empleados. Esto significa que la organización no obtiene el beneficio de contratar a grandes personas con experiencia, habilidades y creatividad. Los empleados tienden a encogerse en sus funciones cuando sus jefes les microgestionan de este modo.
Gran parte de este problema puede eliminarse con un flujo de trabajo claramente definido. Cada empleado sabe qué tarea hay que realizar, quién es responsable de ella y cuándo hay que hacerla. Con este aumento de la responsabilidad, se reducen significativamente las posibilidades de microgestión, lo que se traduce en mejores relaciones entre los directivos y sus equipos, y en una mayor satisfacción de los empleados.
En la misma línea, la gestión del flujo de trabajo permite una mayor colaboración entre las partes interesadas de toda la organización. La colaboración en tiempo real mejora el trabajo en equipo, ya que los empleados pueden contribuir simultáneamente a los proyectos, editar documentos y mucho más.
La solución adecuada puede aportar flexibilidad y agilizar los procesos, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de la información confidencial.
Mayor transparencia
Si bien la moral de los trabajadores puede aumentar la productividad, otra gran ventaja de la gestión del flujo de trabajo es la mayor transparencia de sus procesos.
En cuanto a los empleados, compartir los pasos y el flujo de sus procesos internos puede ayudar a que todos entiendan qué se está haciendo en un momento dado, quién está a cargo de la tarea y qué ocurre a continuación. Esto puede ayudar a generar confianza tanto entre los empleados como entre ellos y la organización en su conjunto, puede ayudar a que los empleados se sientan capacitados y puede animarles a adoptar un papel más activo en su trabajo.
Sin embargo, al trazar su flujo de trabajo, también tiene la oportunidad de comprender dónde pueden estar los puntos débiles de sus procesos organizativos. Una mayor comprensión le permite identificar qué partes de sus procesos están dando resultados y cuáles podrían mejorarse para ser más eficientes y rentables.
Mejora del cumplimiento
Un flujo de trabajo divide los procesos empresariales en pasos más pequeños, que luego se pueden pasar o dividir para varios empleados (o, en algunos casos, para personas ajenas a la organización). Esto puede implicar mucho papeleo y idas y venidas antes de pasar a la siguiente fase.
Mediante la automatización del flujo de trabajo, puede utilizar software para agilizar el proceso, acelerar el flujo de trabajo, mitigar los riesgos reduciendo los errores humanos y aumentar el rendimiento de la inversión. El software adecuado puede integrar las mejores prácticas y el cumplimiento en cada flujo de trabajo para garantizar que se están tomando todas las medidas necesarias para cumplir la normativa pertinente. El seguimiento y la supervisión de los flujos de trabajo y los puntos de comprobación garantizan que la información no sea incorrecta ni se omita.
Reducción de costes
Todas estas ventajas contribuyen a reducir los costes de su empresa. Al mejorar las relaciones con los empleados, éstos están más satisfechos con su trabajo y obtienen mejores resultados. La automatización reduce los errores humanos y garantiza que los empleados no pasen demasiado tiempo realizando tareas redundantes, y la racionalización de los procesos de trabajo aumenta la eficiencia y refuerza el retorno de la inversión, ofreciendo más valor a todas las partes interesadas.
Características de un sistema eficaz de gestión de flujos de trabajo
Creación de flujos de trabajo
Los mejores sistemas de gestión de flujos de trabajo deben ser fáciles de usar, tanto si se trata de flujos de trabajo sencillos, como el lanzamiento de un formulario de acuerdo de confidencialidad, como de flujos de trabajo más complejos. Deben garantizar el cumplimiento a la vez que impulsan la eficiencia y la estandarización, permitir la colaboración de las partes interesadas en todas las fases del flujo de trabajo y realizar un seguimiento de todos los flujos de trabajo y generar informes al respecto.
Flexibilidad del proceso
Diferentes flujos de trabajo optimizarán diferentes proyectos, dependiendo del nivel de complejidad. Esto significa que un SGA eficaz ofrecerá flexibilidad a la hora de crear patrones de flujo de trabajo, permitiéndole definir, organizar y cambiar los flujos de trabajo para que sean los más adecuados para ese proyecto.
Notificaciones
Un sistema de gestión del trabajo eficaz le enviará notificaciones personalizadas según sea necesario, sin necesidad de que usted realice un seguimiento o un esfuerzo adicional. Ya sean notificaciones por correo electrónico o notificaciones push, el SGA debe recordarte las próximas tareas y aprobaciones para garantizar una navegación fluida.
Integración con los sistemas existentes
Según el Wall Street Journal, el número de aplicaciones de software desplegadas por empresas de todo el mundo ha aumentado drásticamente en los últimos años. Hoy en día, una empresa media utiliza más de 129 aplicaciones en toda la organización.
Los flujos de trabajo no funcionan independientemente de otros procesos, lo que significa que es crucial que su sistema de gestión de flujos de trabajo se integre fácilmente con sus herramientas y aplicaciones existentes. Esto te permite crear e implementar flujos de trabajo utilizando las mejores herramientas de su clase y sin tener que cambiar tu pila tecnológica actual.
Informes
Sin una capacidad de generación de informes clara y fácil de usar, los beneficios de un sistema de gestión de flujos de trabajo podrían desperdiciarse. Un buen sistema de gestión de flujos de trabajo debe disponer de cuadros de mando intuitivos que simplifiquen los procesos y faciliten el intercambio de información, además de ser personalizables y flexibles. Configurado con las métricas clave adecuadas, su sistema de gestión de flujos de trabajo le ayudará a tomar mejores decisiones empresariales basadas en el análisis y en los conocimientos subsiguientes.
Permisos de acceso personalizables
Los flujos de trabajo suelen implicar a personas ajenas a los empleados de una organización, como proveedores, clientes y socios. Un buen sistema de gestión de flujos de trabajo permitirá a estas partes interesadas externas realizar solicitudes sin permitir el acceso total al sistema de su organización y manteniendo sus datos seguros.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
Programe una demostración u obtenga más información sobre los productos, servicios y compromiso de Mitratech.
