A menudo nos preguntan en qué se diferencian las plantillas de HotDocs de las plantillas de Word. La respuesta rápida es que las plantillas de Word se aplican horizontalmente y las plantillas de HotDocs se aplican verticalmente. Dicho de otro modo, las plantillas de Word pueden utilizarse para fines muy diversos, mientras que las plantillas de HotDocs se utilizan casi exclusivamente para la producción de documentos de nivel empresarial (también conocida como generación de documentos o ensamblaje de documentos). No obstante, la pregunta es comprensible, dado que las plantillas de Word a menudo se amplían en la dirección del ensamblaje de documentos mediante macros de teclado y Visual Basic para Aplicaciones. Aquí radica la fuente de la mayor confusión sobre la cuestión de Word frente a HotDocs.
Usos comunes de las plantillas de Word
Uno de los usos más comunes de las plantillas de Word es proporcionar características complejas de formato y estilo a los documentos. Por ejemplo, alguien que necesite producir un boletín mensual podría comenzar con una plantilla de boletín, lo que, en teoría, permitiría a alguien sin conocimientos de diseño profesional producir un documento de aspecto profesional. Esta aplicación concreta de una plantilla de Word, por supuesto, tiene poco en común con la producción automatizada de documentos (ensamblaje de documentos), la práctica de incorporar lógica empresarial en archivos de procesamiento de texto estándar y formularios gráficos (archivos PDF) para permitir la generación rápida y fiable de versiones personalizadas de un documento basadas en un nuevo conjunto de datos o respuestas.
Sin embargo, otra aplicación común de las plantillas de Word tiende hacia la producción automatizada de documentos. Esta aplicación comienza cuando un profesional simplemente convierte un archivo de procesamiento de texto en una plantilla, que luego puede servir como punto de partida impecable para todas las versiones personalizadas del documento. Sin embargo, tras dar este primer paso hacia la sistematización del proceso, el usuario puede optar por pasar a la siguiente fase lógica: reducir el número de pasos necesarios para generar un documento personalizado mediante el registro de secuencias de teclas comunes como simples macros.
Este nivel de automatización de procesos apenas roza la superficie de lo que podría hacer una plantilla de producción de documentos complejos (es decir, una plantilla HotDocs) y, sin embargo, lamentablemente, las macros de teclado son probablemente el límite máximo de lo que los ingenieros que no son especialistas en software pueden esperar de una plantilla de Word. Para ampliar la funcionalidad y obtener más potencia, el usuario tendría que emplear Visual Basic for Applications, una tecnología de ingeniería de software completa.
HotDocs frente a VBA
Entonces, lo que realmente importa es lo siguiente: ¿cómo se compara VBA para la automatización de plantillas de Word con HotDocs, el líder mundial en tecnología de ensamblaje de documentos? VBA, aunque es una tecnología potente que amplía drásticamente la funcionalidad de las aplicaciones de MS Office, simplemente no está diseñada para el ensamblaje de documentos a nivel empresarial. En consecuencia, VBA carece de muchos conjuntos de características y utilidades comunes que son absolutamente necesarios en entornos profesionales de ensamblaje de documentos. (Para más información al respecto, lea mi publicación«VBA y macros y el coste de construir un cuarto de baño»).
HotDocs, por el contrario, es la plataforma RAD (desarrollo rápido de aplicaciones) para la creación de documentos más potente y flexible que existe. Lo que a los ingenieros de software les llevaría horas en VBA, los expertos en contenidos que no son ingenieros pueden hacerlo en HotDocs en cuestión de minutos o, en algunos casos, en solo unos segundos. Y dado que HotDocs es el resultado de casi tres décadas de evolución en el pensamiento y el diseño, su capacidad para ofrecer una producción de documentos de nivel empresarial en múltiples entornos (escritorio, cliente/servidor y nube) a escala global y en los entornos de documentación más complejos imaginables supera con creces lo que incluso los programadores VBA más elitistas podrían esperar lograr en las plantillas de Word.
VBA es una potente tecnología con una amplia gama de funciones dentro del entorno de MS Office; sin embargo, no está diseñada específicamente para automatizar la producción de documentos. HotDocs sí lo está. Y esa es la diferencia.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
