Wir werden oft gefragt, wie sich HotDocs-Vorlagen von Word-Vorlagen unterscheiden. Die kurze Antwort lautet, dass Word-Vorlagen horizontal und HotDocs-Vorlagen vertikal angewendet werden. Anders ausgedrückt: Word-Vorlagen können für sehr unterschiedliche Zwecke verwendet werden, während HotDocs-Vorlagen fast ausschließlich für die Erstellung von Dokumenten auf Unternehmensebene (auch bekannt als Dokumentengenerierung oder Dokumentenzusammenstellung) verwendet werden. Dennoch ist die Frage verständlich, da Word-Vorlagen häufig durch Tastaturmakros und Visual Basic for Applications in Richtung Dokumentenzusammenstellung erweitert werden. Hier liegt die Ursache für die meisten Verwirrungen in der Frage „Word oder HotDocs?“.
Häufige Verwendungszwecke für Word-Vorlagen
Eine der häufigsten Anwendungen für Word-Vorlagen ist die Bereitstellung komplexer Formatierungs- und Stilmerkmale für Dokumente. Wenn jemand beispielsweise einen monatlichen Newsletter erstellen muss, könnte er mit einer Newsletter-Vorlage beginnen, die es theoretisch auch Personen ohne professionelle Designkenntnisse ermöglicht, ein professionell aussehendes Dokument zu erstellen. Diese spezielle Anwendung einer Word-Vorlage hat natürlich wenig mit der automatisierten Dokumentenerstellung (Dokumentenzusammenstellung) zu tun, bei der Geschäftslogik in Standard-Textverarbeitungsdateien und grafische Formulare (PDF-Dateien) eingebaut wird, um die schnelle und zuverlässige Erstellung benutzerdefinierter Versionen eines Dokuments auf der Grundlage neuer Fakten oder Antworten zu ermöglichen.
Eine weitere häufige Anwendung für Word-Vorlagen geht jedoch in Richtung automatisierte Dokumentenerstellung. Diese Anwendung beginnt damit, dass ein Anwender lediglich eine Textverarbeitungsdatei in eine Vorlage umwandelt, die dann als makelloser Ausgangspunkt für alle benutzerdefinierten Versionen des Dokuments dienen kann. Nachdem dieser erste Schritt zur Systematisierung des Prozesses getan ist, kann der Benutzer jedoch zur nächsten logischen Phase übergehen: der Reduzierung der Anzahl der Schritte, die zur Erstellung eines benutzerdefinierten Dokuments erforderlich sind, indem er häufige Tastenanschlagfolgen als einfache Makros aufzeichnet.
Dieses Maß an Prozessautomatisierung kratzt kaum an der Oberfläche dessen, was eine komplexe Dokumenterstellungsvorlage (d. h. eine HotDocs-Vorlage) leisten könnte, und dennoch sind Tastenmakros leider wahrscheinlich das Maximum, was Nicht-Softwareentwickler von einer Word-Vorlage erwarten können. Um leistungsfähigere Funktionen zu nutzen, müsste ein Benutzer Visual Basic for Applications einsetzen, eine umfassende Softwareentwicklungstechnologie.
HotDocs vs. VBA
Es läuft also letztendlich auf folgende Frage hinaus: Wie schneidet VBA für die Automatisierung von Word-Vorlagen im Vergleich zu HotDocs, dem weltweit führenden Anbieter von Dokumentenerstellungstechnologie, ab? VBA ist zwar eine leistungsstarke Technologie, die die Funktionalität von MS Office-Anwendungen erheblich erweitert, aber sie ist einfach nicht für die Dokumentenerstellung auf Unternehmensebene ausgelegt. Folglich fehlen VBA viele gängige Funktionen und Dienstprogramme, die in professionellen Dokumentenerstellungsumgebungen unbedingt erforderlich sind. (Weitere Informationen hierzu finden Sie in meinem Beitrag„VBA und Makros und die Kosten für den Bau einesBadezimmers”.)
HotDocs hingegen ist die leistungsstärkste und flexibelste RAD-Plattform (Rapid Application Development) für die Dokumentenerstellung, die derzeit auf dem Markt erhältlich ist. Was Softwareentwickler in VBA stundenlang tun müssten, können Nicht-Entwickler – also Fachexperten – in HotDocs in wenigen Minuten oder in manchen Fällen sogar in Sekundenschnelle erledigen. Und da HotDocs das Ergebnis einer fast drei Jahrzehnte langen Entwicklung in Bezug auf Konzeption und Design ist, übertrifft seine Fähigkeit, Dokumentenproduktion auf Unternehmensniveau in verschiedenen Umgebungen (Desktop, Client/Server und Cloud) auf globaler Ebene und in den komplexesten Dokumentationsumgebungen, die man sich vorstellen kann, weit das, was selbst die besten VBA-Programmierer in Word-Vorlagen erreichen könnten.
VBA ist eine leistungsstarke Technologie mit einem breiten Funktionsspektrum innerhalb der MS Office-Umgebung. Allerdings wurde sie nicht speziell für die Automatisierung der Dokumentenerstellung entwickelt. HotDocs hingegen schon. Und genau darin liegt der Unterschied.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
