El Consejo Nacional de Seguridad atribuye a las agresiones la quinta causa principal de muerte en el lugar de trabajo. Entre 2021 y 2022, se produjeron 57 610 lesiones atribuidas a agresiones en el lugar de trabajo, que causaron 525 muertes. Esto debería servirnos de claro recordatorio de que la violencia en el lugar de trabajo puede ocurrir en cualquier lugar y en cualquier momento.
Por este motivo, los estados están empezando a aprobar leyes para ayudar a frenar estos incidentes y facilitar la respuesta ante ellos. En concreto, Texas y California han aprobado sus propias versiones de proyectos de ley para la prevención de la violencia en el lugar de trabajo, que entrarán en vigor este año. Ambos proyectos de ley establecen directrices claras para la planificación, la notificación, la respuesta, la comunicación y la formación en materia de prevención de la violencia en el lugar de trabajo y la rendición de cuentas. Preparis está especialmente preparada para abordar los aspectos específicos de estos nuevos proyectos de ley y ayudar a las organizaciones a cumplir con la normativa gracias a su completo software.
¿Qué son estos nuevos proyectos de ley?
Aunque estos proyectos de ley son similares, la diferencia clave es que California exigirá a todas las empresas que tomen medidas para prevenir la violencia en el lugar de trabajo. Por el contrario, el proyecto de ley de Texas solo afecta por el momento a las «instalaciones cubiertas», como las residencias de ancianos y la mayoría de las instalaciones médicas. California Proyecto de ley 553 del Senado de California y el 240 exigen planes escritos de prevención de la violencia en el lugar de trabajo accesibles para todos los empleados y sus representantes. Las empresas de California deben comenzar a cumplir con esta nueva ley el 1 de julio de 2024, y las de Texas deben comenzar a cumplirla el 1 de septiembre de 2024.
La otra diferencia principal es que Cal/OSHA supervisará la SB 553 y establece sanciones que oscilan entre 18 000 a 25 000 dólares por incidente. Además de las sanciones económicas, California también abre la puerta a que las empresas sean responsables de demandas, daños y perjuicios y costas judiciales. La SB 240 carece de una estructura punitiva hasta que la OSHA proporcione orientación a nivel federal. Sin embargo, los organismos reguladores del sistema sanitario de Texas pueden tomar medidas disciplinarias en caso de incumplimiento.
¿Cómo afectan estas leyes a mi organización?
Si no opera en Texas o California, tal vez se pregunte: «¿Cómo me afecta esto?». No es ningún secreto que, una vez que California adopta una nueva legislación, el resto del país tiende a seguir su ejemplo. Ahora que Texas y California cuentan con leyes de prevención de la violencia en el lugar de trabajo, es solo cuestión de tiempo que otros estados comiencen a adoptar las suyas propias. Desde principios de año, se han presentado proyectos de ley que mencionan la violencia en el lugar de trabajo en otros 27 estados. Eso significa que ahora es el momento de empezar a planificar de forma proactiva para su organización. Además de cumplir con una posible obligación legal en el futuro, mantener la seguridad de su plantilla debe ser una prioridad absoluta.
Lo que exige el plan:
- Un plan escrito de prevención de la violencia en el lugar de trabajo que sea accesible para todos los empleados y representantes.
- Revisar y actualizar el plan anualmente, cuando se observen deficiencias o después de que se produzca un incidente de violencia en el lugar de trabajo.
- Coordinar la implementación del plan con otros empleadores/proveedores.
- Desarrollar planes adecuados de evacuación o refugio para el lugar de trabajo.
Requisitos de comunicación:
- Establecer un sistema para comunicarse con los empleados sobre la seguridad en el lugar de trabajo sin temor a represalias.
- Implementar procedimientos eficaces para recibir y responder a las denuncias de violencia en el lugar de trabajo.
Requisitos para la evaluación de riesgos:
- Identificar y evaluar periódicamente los riesgos de violencia en el lugar de trabajo mediante inspecciones y comentarios de los empleados.
Requisitos de formación:
- Impartir formación eficaz a los empleados y al personal temporal cada año.
Requisitos del registro de incidentes:
- Mantenga un registro de incidentes violentos para cada incidente de violencia en el lugar de trabajo.
- Registre los detalles del incidente, como la fecha, la hora, el lugar, los tipos de violencia, las circunstancias, las consecuencias y la información sobre la persona que completa el registro.
¿Cómo puede ayudar Preparis?
Afortunadamente, Preparis está bien posicionado como una solución de software todo en uno que cumple con estos requisitos. Nuestro software de continuidad ayudará a su organización a mantener o alcanzar el cumplimiento normativo con sus flujos de trabajo guiados y herramientas integradas como Preparis Planner, Incident Manager y Alerts. Esto eliminará las conjeturas y hará que su plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo sea fácilmente accesible. A continuación, le mostramos cómo Preparis cumple con cada uno de los nuevos requisitos.
Requisitos del plan de reuniones:
- Elabore un plan a nivel de empresa para la prevención de la violencia en el lugar de trabajo o incluya estas secciones en su plan de continuidad del negocio a nivel de empresa ya existente.
- Se puede acceder a los planes a través de la aplicación móvil, la plataforma web y copias descargables.
- Permitir que varios usuarios participen en la edición de planes.
- Incorpore los resultados de la evaluación de riesgos en el plan para resaltar los peligros identificados.
- Añadir un registro de revisión del plan a la plantilla del plan.
- Incluir planes de evacuación o refugio como planes independientes o incorporarlos a la planificación basada en la ubicación.
Cumplimiento de los requisitos de comunicación:
- Mensajería bidireccional que permite realizar un seguimiento en tiempo real de las respuestas de su personal durante un incidente.
- Los detalles del incidente pueden documentarse en el plan y compartirse con los empleados.
- Las plantillas de mensajes guardadas se pueden utilizar para diferentes peligros.
Cumplimiento de los requisitos de mitigación de riesgos:
- Realizar evaluaciones de riesgos por ubicación para identificar los peligros de violencia en el lugar de trabajo.
- Implementar iniciativas de mitigación de riesgos basadas en los resultados de las evaluaciones de riesgos.
Cumplimiento de los requisitos de formación:
- Realizar simulacros para entrenar a los equipos y desarrollar la memoria muscular necesaria para activar el plan y seguir los procedimientos correctos.
- Utilice los recursos de formación para educar a los empleados sobre las mejores prácticas para hacer frente a diversas amenazas e incidentes en el lugar de trabajo.
Cumplimiento de los requisitos de registro de incidentes:
- Incident Manager le permite generar informes personalizables con detalles de incidentes y marcas de tiempo al cerrar un incidente.
- Recopile toda la información relevante en el informe de auditoría del incidente.
- Omita la información personal de las copias de los informes mientras los almacena para su revisión.
Conclusión
La prevención de la violencia en el lugar de trabajo es fundamental, ya que los incidentes siguen aumentando y suponen graves riesgos para la seguridad de los empleados. Además, la legislación de estados como Texas y California subraya la urgencia de que las empresas aborden esta cuestión de forma proactiva.
Preparis está preparado para ayudar a las organizaciones a cumplir con estos nuevos requisitos. Nuestros consultores expertos ofrecen orientación para la revisión y creación de planes, garantizando el cumplimiento de las obligaciones legales. Aprovechando nuestra solución de software todo en uno, Preparis proporciona herramientas para la elaboración de planes, la comunicación, la mitigación de riesgos, la formación y el registro de incidentes, lo que hace que la prevención de la violencia en el lugar de trabajo sea accesible y eficiente. A medida que más estados siguen el ejemplo con legislaciones similares, ahora es el momento de dar prioridad a la seguridad y el cumplimiento normativo.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
