En el estudio de 2026, el 75 % de los encuestados afirmó que las necesidades en materia de cumplimiento normativo han cambiado y el 54 % señaló que han aumentado en los últimos dos años. Las áreas que generan mayor exposición son la inteligencia artificial y la gobernanza de la toma de decisiones automatizada (señaladas por el 51 % como la principal tendencia emergente), las leyes de transparencia salarial actualmente en vigor en más de 15 estados y en Washington D. C., los requisitos ampliados de privacidad de datos que abarcan la información de los empleados, y la continua aplicación de la normativa sobre salarios y horarios a nivel federal y estatal. Para establecer prioridades: comience por los flujos de trabajo que se ejecutan con mayor frecuencia, que conllevan mayores consecuencias en caso de fallo en la documentación y que actualmente carecen de un responsable claro o de un registro de auditoría coherente.

El registro de auditoría más importante no es el propio documento, sino la prueba de que se ha seguido un proceso definido de forma coherente. Los riesgos más habituales tienen que ver con una documentación que no es coherente entre las distintas sedes, que está dispersa en sistemas inconexos o que depende de la memoria de las personas en lugar de un proceso definido. El mantenimiento de registros preparado para auditorías abarca:

• Formularios I-9 con plazos de conservación conformes a la normativa
• Cartas de oferta y documentación sobre la remuneración que cumplan con los requisitos de transparencia salarial
• Notificaciones de medidas adversas con plazos completos para las decisiones relativas a la verificación de antecedentes
• Registrar las bajas con las cadenas de aprobación y las fechas
• Documentación sobre el rendimiento con criterios de evaluación uniformes para todos los responsables
• Registros de cualquier decisión de contratación o promoción en la que haya intervenido la inteligencia artificial, incluyendo quién las revisó y cómo se tomaron las decisiones finales

En el estudio de 2026, el cumplimiento normativo en materia de IA y toma de decisiones automatizada ocupó el primer lugar entre las tendencias emergentes para los próximos 12-18 meses, según el 51 % de los encuestados, y una proporción significativa afirmó que tiene previsto ampliar el uso de la IA en todas las funciones de RR. HH. Los riesgos específicos son: el sesgo algorítmico en la selección o clasificación, la falta de una revisión humana documentada de los resultados con consecuencias importantes y la ausencia de un proceso claro de escalado cuando se cuestionan los resultados de la IA. La gobernanza debe abarcar cuatro áreas: la atribución clara de la responsabilidad de cada herramienta de IA utilizada en las decisiones de RR. HH.; las expectativas documentadas de revisión humana para cualquier decisión que afecte a la contratación, la promoción o el despido; un registro de la justificación de la decisión que muestre lo que la IA señaló y lo que decidió la persona; y un proceso repetible de supervisión y escalado para los resultados señalados. Varios estados y municipios ya han promulgado requisitos al respecto; por ejemplo, la Ley Local 144 de la ciudad de Nueva York exige auditorías anuales de sesgo para las herramientas automatizadas de decisión laboral utilizadas en la contratación.

Los informes mensuales de cumplimiento abarcan las cinco áreas que presentan mayor riesgo normativo: revisión de las actualizaciones normativas (nuevos cambios en la legislación laboral federal, estatal o local que afecten a los salarios, las prestaciones, los permisos o la clasificación laboral), verificación del cumplimiento en materia de nóminas (retenciones fiscales, cálculos de horas extras y exactitud en la clasificación de los trabajadores), documentación del formulario I-9 y de la elegibilidad para el empleo (plazos de reverificación y calendarios de conservación), seguimiento de permisos y adaptaciones (elegibilidad para la FMLA, solicitudes de adaptaciones en virtud de la ADA y leyes estatales específicas sobre permisos), e informes de seguridad e incidentes (registro de datos de la OSHA, registros de incidentes y documentación de cuasiaccidentes). Las organizaciones con plantilla en varios estados son las que soportan una mayor carga de presentación de informes mensuales, ya que los requisitos a nivel estatal varían significativamente y se actualizan con frecuencia.

La IA introduce obligaciones de cumplimiento normativo en dos sentidos. En primer lugar, los equipos de RR. HH. deben regular cómo su propia organización utiliza la IA en las decisiones laborales, lo que incluye la documentación, la supervisión de sesgos y la revisión humana. En segundo lugar, los equipos de RR. HH. utilizan cada vez más herramientas de IA para ayudar a realizar un seguimiento de los cambios normativos, señalar las lagunas en la documentación y automatizar los flujos de trabajo de cumplimiento normativo. El riesgo en ambos sentidos es el mismo: que la velocidad de adopción supere a la gobernanza. El estudio de 2026 reveló que los altos directivos son casi dos veces más propensos que los profesionales de RR. HH. a señalar las limitaciones tecnológicas como un obstáculo para el cumplimiento normativo, lo que refleja una tendencia en la que la IA se adopta a nivel directivo antes de que se haya establecido la infraestructura de cumplimiento normativo necesaria para respaldarla.

El concepto de «brecha en la infraestructura de cumplimiento» describe la distancia que existe entre las obligaciones que una organización está legalmente obligada a cumplir y los sistemas, procesos y estructuras de responsabilidad que realmente se han establecido para cumplirlas. En la práctica, esto se manifiesta en: tareas de cumplimiento a cargo de personas concretas en lugar de flujos de trabajo definidos; registros dispersos entre los sistemas de RR. HH., nóminas y de las líneas de negocio, sin una fuente única de información fiable; prácticas de documentación inconsistentes entre las distintas sedes o responsables; y la ausencia de un proceso de alerta temprana ante cambios normativos antes de que estos generen riesgos. Esta brecha no suele ser visible hasta que una auditoría, una reclamación o una revisión por parte de la dirección la pone de manifiesto.