In der Studie aus dem Jahr 2026 gaben 75 % der Befragten an, dass sich die Compliance-Anforderungen verändert haben, und 54 % sagten, dass diese in den letzten zwei Jahren zugenommen haben. Die Bereiche, die die meisten neuen Risiken mit sich bringen, sind KI und die Steuerung automatisierter Entscheidungsprozesse (von 51 % als wichtigster aufkommender Trend genannt), Gesetze zur Lohntransparenz, die mittlerweile in mehr als 15 Bundesstaaten sowie in Washington, D.C. in Kraft sind, erweiterte Datenschutzanforderungen in Bezug auf Mitarbeiterdaten sowie die fortgesetzte Durchsetzung von Lohn- und Arbeitszeitvorschriften auf Bundes- und Landesebene. Bei der Priorisierung sollten Sie mit den Arbeitsabläufen beginnen, die am häufigsten ausgeführt werden, bei denen ein Versäumnis bei der Dokumentation die schwerwiegendsten Folgen hat und für die es derzeit keinen klaren Verantwortlichen oder keinen lückenlosen Prüfpfad gibt.

Der wichtigste Prüfpfad ist nicht die Aufzeichnung selbst, sondern der Nachweis, dass ein festgelegter Prozess konsequent eingehalten wurde. Die häufigsten Risiken ergeben sich aus einer Dokumentation, die standortübergreifend uneinheitlich ist, über nicht miteinander verbundene Systeme verstreut ist oder sich eher auf das Gedächtnis einzelner Personen als auf einen festgelegten Prozess stützt. Eine prüfungsgerechte Dokumentation umfasst:

• I-9-Formulare mit vorschriftsmäßigen Aufbewahrungsfristen
• Einstellungsangebote und Vergütungsunterlagen, die den Anforderungen an die Lohntransparenz gerecht werden
• Mitteilungen über nachteilige Maßnahmen mit vollständigen Zeitplänen für Entscheidungen im Rahmen der Hintergrundüberprüfung
• Urlaubsanträge mit Genehmigungswegen und Daten hinterlegen
• Leistungsdokumentation mit einheitlichen Bewertungskriterien für alle Führungskräfte
• Aufzeichnungen über alle KI-gestützten Einstellungs- oder Beförderungsentscheidungen, einschließlich der Angaben dazu, wer diese geprüft hat und wie die endgültigen Entscheidungen getroffen wurden

In der Studie aus dem Jahr 2026 belegten KI und die Compliance bei der automatisierten Entscheidungsfindung den ersten Platz unter den aufkommenden Trends für die nächsten 12–18 Monate; 51 % der Befragten nannten diese Themen, und ein bedeutender Anteil gab an, den Einsatz von KI in allen HR-Funktionen ausweiten zu wollen. Die konkreten Risiken: algorithmische Verzerrungen bei der Vorauswahl oder Einstufung, das Fehlen einer dokumentierten menschlichen Überprüfung bei Entscheidungen mit weitreichenden Folgen sowie das Fehlen eines klaren Eskalationsprozesses, wenn KI-Ergebnisse angefochten werden. Die Governance sollte vier Bereiche abdecken: festgelegte Zuständigkeiten für jedes bei Personalentscheidungen eingesetzte KI-Tool; dokumentierte Erwartungen an die menschliche Überprüfung bei allen Entscheidungen, die die Einstellung, Beförderung oder Kündigung betreffen; eine Aufzeichnung der Entscheidungsbegründung, aus der hervorgeht, was die KI markiert hat und wie der Mensch entschieden hat; sowie einen wiederholbaren Überwachungs- und Eskalationsprozess für markierte Ergebnisse. Mehrere Bundesstaaten und Kommunen haben diesbezüglich bereits Vorschriften erlassen – so schreibt beispielsweise das New Yorker „Local Law 144“ jährliche Voreingenommenheitsprüfungen für automatisierte Tools zur Personalentscheidung vor, die bei der Einstellung eingesetzt werden.

Die monatliche Compliance-Berichterstattung deckt fünf Bereiche ab, die das größte regulatorische Risiko bergen: Überprüfung aktueller gesetzlicher Änderungen (neue Änderungen des Bundes-, Landes- oder Kommunalarbeitsrechts, die sich auf Löhne, Sozialleistungen, Urlaub oder die Einstufung von Arbeitnehmern auswirken), Überprüfung der Einhaltung der Lohn- und Gehaltsvorschriften (Steuerabzüge, Überstundenberechnungen und korrekte Einstufung der Arbeitnehmer), I-9-Formulare und Unterlagen zur Beschäftigungsberechtigung (Fristen für die erneute Überprüfung und Aufbewahrungsfristen), die Nachverfolgung von Urlaub und angemessenen Vorkehrungen (Anspruch auf FMLA, Anträge auf angemessene Vorkehrungen gemäß ADA sowie bundesstaatsspezifische Urlaubsgesetze) sowie die Sicherheits- und Vorfallberichterstattung (OSHA-Aufzeichnungspflichten, Vorfallprotokolle und Dokumentation von Beinaheunfällen). Unternehmen mit Mitarbeitern in mehreren Bundesstaaten haben den höchsten monatlichen Berichtsaufwand, da die Anforderungen auf Bundesstaatsebene erheblich variieren und sich häufig ändern.

KI bringt Compliance-Verpflichtungen in zweierlei Hinsicht mit sich. Erstens müssen Personalabteilungen regeln, wie ihr eigenes Unternehmen KI bei Beschäftigungsentscheidungen einsetzt, einschließlich Dokumentation, Überwachung auf Voreingenommenheit und menschlicher Überprüfung. Zweitens nutzen Personalabteilungen zunehmend KI-Tools, um regulatorische Änderungen zu verfolgen, Lücken in der Dokumentation aufzuzeigen und Compliance-Workflows zu automatisieren. Das Risiko ist in beiden Richtungen dasselbe: Die Geschwindigkeit der Einführung überholt die Steuerung. Die Studie aus dem Jahr 2026 ergab, dass Führungskräfte fast doppelt so häufig wie Personalfachleute technologische Einschränkungen als Compliance-Hindernis anführen – was ein Muster widerspiegelt, bei dem KI auf Führungsebene eingeführt wird, bevor die dafür erforderliche Compliance-Infrastruktur vorhanden ist.

Der Forschungsbegriff „Compliance-Infrastrukturlücke“ beschreibt die Diskrepanz zwischen den gesetzlichen Verpflichtungen, denen eine Organisation nachkommen muss, und den tatsächlich vorhandenen Systemen, Prozessen und Verantwortungsstrukturen, die zur Erfüllung dieser Verpflichtungen dienen. In der Praxis äußert sich dies wie folgt: Compliance-Aufgaben, die von Einzelpersonen statt im Rahmen definierter Arbeitsabläufe wahrgenommen werden; Aufzeichnungen, die über Personal-, Gehaltsabrechnungs- und Fachanwendungssysteme verstreut sind, ohne dass es eine zentrale Datenquelle gibt; uneinheitliche Dokumentationspraktiken an verschiedenen Standorten oder bei verschiedenen Führungskräften sowie das Fehlen eines Frühwarnsystems für regulatorische Änderungen, bevor diese zu Risiken führen. Die Lücke wird in der Regel erst sichtbar, wenn sie durch ein Audit, einen Schadensfall oder eine Überprüfung durch die Unternehmensleitung aufgedeckt wird.