La gestión de contratos con proveedores desempeña un papel fundamental en el control del riesgo operativo en toda la empresa. Cuando se gestionan de forma eficaz, los contratos determinan cómo protege su organización los datos, garantiza el cumplimiento normativo y exige responsabilidades a los proveedores.
Qué hay dentro:
- La gestión de contratos como control del riesgo operativo
- El ciclo de vida del contrato con el proveedor, explicado
- Conectando la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de terceros (TPRM)
- Mejores prácticas para la gestión de contratos con proveedores
- Ventajas de unificar la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de terceros (TPRM)
- Automatice y refuerce su programa de gestión de contratos con proveedores
- Próximos pasos: convertir los contratos en un control de riesgos fundamental
Un proceso bien definido de gestión de contratos con proveedores facilita la negociación eficiente, la estandarización de los términos, el seguimiento de las versiones y la medición del rendimiento. También refuerza la capacidad de su organización para cumplir los requisitos normativos y de seguridad a lo largo de todo el ciclo de vida del proveedor.
Cuando se conecta la gestión de contratos con la gestión de riesgos de terceros (TPRM), se obtiene una visión completa del riesgo de los proveedores, desde su incorporación hasta su salida, y se utiliza cada contrato como herramienta de control y rendición de cuentas. En esta publicación se examinan los retos comunes en la gestión de acuerdos con terceros y se presenta un enfoque novedoso para ver los contratos en el contexto del ciclo de vida del riesgo de terceros.
La gestión de contratos como control del riesgo operativo
Toda relación con un proveedor conlleva cierto nivel de riesgo operativo, de cumplimiento normativo o de ciberseguridad. Normativas como la HIPAA y el RGPD responsabilizan a su organización del tratamiento que los proveedores dan a los datos confidenciales, incluida la información de identificación personal (PII) y la información sanitaria protegida (PHI).
Si los proveedores no protegen esos datos adecuadamente, su organización podría enfrentarse a multas, riesgos legales y daños a su reputación. Por eso, cada contrato debe definir claramente las expectativas en materia de tratamiento de datos, los controles de seguridad y los estándares de rendimiento.
Incluso cuando un proveedor cumple los requisitos básicos, las deficiencias en la supervisión o la falta de claridad en los términos pueden seguir suponiendo un riesgo. Gestionar los contratos con los proveedores como parte de su programa de riesgos le ayuda a identificar y controlar estos problemas de forma temprana, mucho antes de que se conviertan en interrupciones del negocio.
El ciclo de vida del contrato con el proveedor, explicado
La gestión del ciclo de vida de los contratos con proveedores abarca todas las etapas de los contratos con terceros, desde su origen hasta su rescisión. Cuando se gestiona adecuadamente, proporciona visibilidad, coherencia y un control cuantificable en todas las relaciones con los proveedores.
Un proceso sólido de contratación de proveedores le ayuda a:
- Optimizar la creación y negociación de contratos.
- Realizar un seguimiento de las modificaciones y mantener el control de versiones.
- Alinear los SLA y los términos entre los distintos proveedores.
- Supervisar el rendimiento y el cumplimiento de los proveedores.
- Elaborar informes de gestión sobre el riesgo contractual.
- Gestiona renovaciones y cancelaciones con una supervisión clara.
Cada etapa del ciclo de vida del contrato, desde la búsqueda y selección hasta la incorporación, la supervisión del rendimiento y la salida, debe incluir prácticas específicas y viables que mitiguen los riesgos asociados al trabajo con terceros.
Conectando la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de terceros (TPRM)
La mayoría de los sistemas de gestión de contratos se centran en la eficiencia de los procesos, pero pasan por alto el riesgo de los proveedores. Por otra parte, muchos sistemas de compras y riesgos no logran gestionar los contratos de manera eficaz. La alineación de estas dos funciones le proporciona una visibilidad completa del rendimiento, el cumplimiento y la seguridad de los proveedores a lo largo del ciclo de vida del contrato.
Cuando la gestión de contratos y la gestión de riesgos de terceros (TPRM) trabajan conjuntamente, cada contrato pasa a formar parte de un marco más amplio de control de riesgos. Esta alineación ayuda a reducir la complejidad, mejorar la supervisión y reforzar la resiliencia.
Etapas del ciclo de vida de la gestión de contratos con proveedores en el contexto del ciclo de vida de la gestión de riesgos de terceros (TPRM).
Mejores prácticas para la gestión de contratos con proveedores
A continuación se indican las mejores prácticas recomendadas para gestionar los contratos con proveedores dentro del ciclo de vida más amplio del riesgo de terceros.
Paso 1: Contratos con proveedores, abastecimiento y selección
Solicitud de contrato: estandarice el proceso de admisión mediante el uso de formularios y plantillas. Esto reduce el tiempo necesario para incorporar un contrato y mejora la coherencia entre los contratos. Puede aprovechar los formularios y plantillas integrados, o utilizar una API para incorporar los contratos existentes en una solución centralizada de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Revisión y corrección: durante todo el proceso de corrección, cargue y comparta las revisiones del contrato en una solución centralizada de gestión de contratos con proveedores y utilice el control de versiones para que los cambios en los documentos se puedan revisar sin conexión. El control de acceso basado en roles permitirá que múltiples partes internas y externas vean los contratos y las tareas que se les han asignado. El seguimiento claro de los cambios garantiza que los equipos siempre trabajen con la versión correcta del documento.
Paso 2: Contratos con proveedores e incorporación
Aprobación: para facilitar las aprobaciones finales de los contratos antes de la incorporación, es importante desarrollar flujos de trabajo personalizables basados en el tipo de contrato para automatizar la progresión de los contratos a lo largo de su ciclo de vida. Se trata de un proceso similar al flujo de trabajo utilizado para hacer avanzar a un proveedor a través del proceso de diligencia debida.
Paso 3: Contratos con proveedores y supervisión del cumplimiento del acuerdo de nivel de servicio (SLA)
Ejecución: realice un seguimiento centralizado de todos los contratos con proveedores y sus atributos, como el tipo, las fechas de inicio y finalización, el valor, los recordatorios y el estado. A continuación, asigne vistas a los detalles importantes en función del rol para aumentar la visibilidad. Esta capacidad está en consonancia con el uso de un registro central de riesgos para realizar un seguimiento de los riesgos de seguridad de terceros.
En la fase de ejecución, también es fundamental asignar y realizar un seguimiento de las tareas con recordatorios automáticos y avisos de vencimiento en relación con los contratos. Esto es similar a cómo se clasificaría y realizaría un seguimiento de la corrección de los riesgos de terceros. Asegúrese de que la responsabilidad de todas las tareas sea clara y fácil de rastrear mediante la elaboración de informes centralizados.
Los permisos basados en roles deben permitir la asignación de tareas, el acceso a contratos y el acceso de lectura/escritura/modificación. Un modo de permisos granular significa que los usuarios solo ven los componentes que les son relevantes; por ejemplo, ampliar los informes de riesgos y contratos a los altos ejecutivos.
Almacenamiento y gestión de registros: comparta y almacene de forma segura la documentación contractual a nivel interno o externo con permisos basados en roles. Las soluciones integradas de gestión de riesgos de terceros y gestión de contratos con proveedores proporcionan un almacenamiento y una gestión unificados de los contratos y los documentos y pruebas justificativas por proveedor. Este modelo centralizado de gestión de documentos y registros proporciona un único repositorio para todo el contenido relacionado con los proveedores.
Auditoría y presentación de informes: deben estar disponibles registros de documentos auditables que proporcionen un historial de acceso y cambios en los contratos y la documentación de respaldo para fines de presentación de informes de cumplimiento.
Paso 4: renovación o rescisión del contrato con el proveedor
Renovación o disposición: en este paso, debe asegurarse de mantener la comunicación con todas las partes centralizando las conversaciones sobre los contratos con los proveedores. Envíe notificaciones por correo electrónico a los participantes cuando se añadan comentarios adicionales. Los comentarios deben compartirse externamente con los proveedores o marcarse para su debate interno únicamente.
En este paso, también es importante realizar un seguimiento del cumplimiento por parte del proveedor de sus obligaciones contractuales, tal y como se indica en el paso 3 anterior. Disponer de un repositorio centralizado de los atributos del contrato añade una justificación importante para las conversaciones sobre la renovación (o rescisión). Por último, asegúrese de realizar un seguimiento de las tareas pendientes hasta su cierre, basándose en las conversaciones sobre los siguientes pasos del contrato.
Rescisión y salida: si ha decidido no renovar el contrato con un proveedor, aproveche el flujo de trabajo para realizar un seguimiento de las tareas o elementos pendientes hasta su cierre. Esto puede incluir garantizar que se destruyan los datos, se revoque el acceso físico y lógico, y se cumplan las obligaciones y pagos finales.
Ventajas de unificar la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de terceros (TPRM)
Unificar la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de proveedores reduce los costes, la complejidad y los riesgos. Alinear la gestión de contratos con proveedores y la gestión de riesgos de terceros es una inversión importante para el éxito y la seguridad a largo plazo de su organización.
Alinear los contratos con las mejores prácticas de gestión de riesgos de proveedores también ayuda a garantizar que sus contratos sigan cumpliendo con las normativas fundamentales, como la HIPAA y el RGPD. El incumplimiento puede ser extremadamente perjudicial, y el incumplimiento de un contratista puede tener consecuencias legales, financieras y de reputación para la organización contratante.
Un repositorio central para todos los contratos con proveedores
Un repositorio centralizado para los atributos y controles de los proveedores, los documentos y el control de versiones de los contratos simplifica la gestión de los contratos y minimiza las interrupciones. Esto mejorará la experiencia contractual y fomentará la participación de los empresarios.
Flujo de trabajo y seguimiento automatizados de los contratos con proveedores
Las capacidades de flujo de trabajo y seguimiento permiten a los equipos determinar el estado de un contrato en cualquier momento del ciclo de vida del riesgo del proveedor. Además, estas capacidades ayudan a identificar los cuellos de botella y simplifican el proceso de gestión y seguimiento de contratos, fechas y atributos.
Estructura de la gestión de contratos con proveedores para eliminar los procesos manuales
Almacenar archivos en papel en cajones o mantener múltiples versiones de documentos en unidades compartidas es un enfoque poco escalable. Del mismo modo, investigar a cada proveedor con cuestionarios únicos deja a las organizaciones vulnerables a requisitos y controles inconsistentes por parte de los proveedores.
Varios equipos internos unificados por una única solución
La combinación de la gestión de contratos y la gestión de riesgos de proveedores garantiza que los equipos de compras, jurídico y de seguridad se coordinen en materia de políticas y colaboren para mantener proveedores fiables, eficientes y seguros.
Automatice y refuerce su programa de gestión de contratos con proveedores
La gestión manual de contratos consume tiempo, genera problemas de control de versiones y obliga a los equipos a buscar las modificaciones en bandejas de entrada y unidades compartidas. Cuando los equipos de compras, jurídico y de riesgos trabajan de forma aislada, se pierde visibilidad y, con ella, el control. Estas ineficiencias aumentan la probabilidad de incumplir obligaciones, generar lagunas de cumplimiento e incluso provocar interrupciones en el negocio.
Mitratech Contract Essentials elimina esos riesgos al centralizar todas las etapas del ciclo de vida del contrato, desde la incorporación hasta la salida, en una plataforma segura y automatizada. Puede gestionar, supervisar y controlar los contratos con los proveedores con precisión, al tiempo que mantiene una visibilidad completa en toda la empresa.
Con Contract Essentials, usted puede:
- Acelere los ciclos de adquisición y asegúrese de que todos los proveedores cumplan con los estándares contractuales y de cumplimiento.
- Optimice las revisiones legales con flujos de trabajo automatizados que mantienen los contratos actualizados y a las partes interesadas alineadas.
- Centralice la supervisión de los riesgos de los proveedores para que los equipos de gestión de riesgos puedan supervisar el rendimiento y el cumplimiento de los proveedores desde un único lugar.
Contract Essentials aporta la misma estructura y disciplina que se utiliza en la gestión de riesgos empresariales a su proceso de gestión de contratos. Y cuando lo conecta con la plataforma de gestión de riesgos de terceros de Mitratech, obtiene una solución unificada que reduce los costes, mejora la colaboración y protege a su organización de fallos relacionados con contratos o proveedores.
Próximos pasos: convertir los contratos en un control de riesgos fundamental
Cada contrato con un proveedor representa una oportunidad para reforzar las defensas de su organización. Al alinear la gestión de contratos con la gestión de riesgos de terceros, puede gestionar las relaciones con los proveedores con mayor confianza, coherencia y cumplimiento normativo.
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Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios regulatorios y cumplimiento.
