Das Lieferantenvertragsmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Kontrolle des operativen Risikos im gesamten Unternehmen. Bei effektiver Verwaltung bestimmen Verträge, wie Ihr Unternehmen Daten schützt, Compliance durchsetzt und Lieferanten zur Verantwortung zieht.
Was ist drin:
- Vertragsmanagement als operative Risikokontrolle
- Der Lebenszyklus eines Lieferantenvertrags, erklärt
- Verknüpfung von Lieferantenvertragsmanagement und TPRM
- Best Practices für das Lieferantenvertragsmanagement
- Vorteile der Vereinheitlichung des Lieferantenvertragsmanagements und des TPRM
- Automatisieren und stärken Sie Ihr Lieferantenvertragsmanagementprogramm
- Nächste Schritte: Verträge zu einem zentralen Risikokontrollinstrument machen
Ein klar definierter Prozess für das Lieferantenvertragsmanagement erleichtert effiziente Verhandlungen, die Standardisierung von Vertragsbedingungen, die Versionsverfolgung und die Leistungsmessung. Außerdem stärkt er die Fähigkeit Ihres Unternehmens, regulatorische und sicherheitsrelevante Anforderungen während des gesamten Lieferantenlebenszyklus zu erfüllen.
Wenn Sie das Vertragsmanagement mit dem Risikomanagement für Dritte (TPRM) verbinden, erhalten Sie ein vollständiges Bild der Lieferantenrisiken – vom Onboarding bis zum Offboarding – und können jeden Vertrag als Instrument zur Kontrolle und Rechenschaftslegung nutzen. Dieser Beitrag untersucht häufige Herausforderungen beim Management von Vereinbarungen mit Dritten und stellt einen neuartigen Ansatz vor, um Verträge im Kontext des Risikolebenszyklus von Dritten zu betrachten.
Vertragsmanagement als operative Risikokontrolle
Jede Lieferantenbeziehung birgt ein gewisses Maß an operativen Risiken, Compliance-Risiken oder Cybersicherheitsrisiken. Vorschriften wie HIPAA und DSGVO machen Ihr Unternehmen dafür verantwortlich, wie Lieferanten mit sensiblen Daten umgehen, darunter personenbezogene Daten (PII) und geschützte Gesundheitsdaten (PHI).
Wenn Anbieter diese Daten nicht angemessen schützen, kann Ihr Unternehmen mit Geldstrafen, rechtlichen Konsequenzen und Reputationsschäden konfrontiert werden. Aus diesem Grund sollten in jedem Vertrag die Erwartungen hinsichtlich des Umgangs mit Daten, die Sicherheitskontrollen und die Leistungsstandards klar definiert sein.
Selbst wenn ein Lieferant die grundlegenden Anforderungen erfüllt, können Lücken in der Überwachung oder unklare Bedingungen dennoch zu Risiken führen. Die Verwaltung von Lieferantenverträgen als Teil Ihres Risikoprogramms hilft Ihnen, diese Probleme frühzeitig zu erkennen und zu kontrollieren, lange bevor sie zu Geschäftsunterbrechungen führen.
Der Lebenszyklus eines Lieferantenvertrags, erklärt
Das Lebenszyklusmanagement für Lieferantenverträge umfasst alle Phasen von Verträgen mit Drittanbietern, von der Entstehung bis zur Beendigung. Bei guter Verwaltung sorgt es für Transparenz, Konsistenz und messbare Kontrolle über alle Lieferantenbeziehungen hinweg.
Ein solider Lieferantenvertragsprozess hilft Ihnen dabei:
- Optimieren Sie die Vertragserstellung und -verhandlung
- Änderungen verfolgen und Versionskontrolle durchführen
- SLA und Bedingungen aller Anbieter aufeinander abstimmen
- Überwachen Sie die Leistung und Compliance Ihrer Lieferanten.
- Erstellen Sie Managementberichte zu Vertragsrisiken.
- Verwalten Sie Verlängerungen und Kündigungen mit klarer Übersicht
Jeder Schritt des Vertragslebenszyklus – von der Beschaffung und Auswahl über die Einarbeitung bis hin zur Leistungsüberwachung und Entlassung – sollte spezifische und umsetzbare Praktiken umfassen, die die mit der Zusammenarbeit mit Dritten verbundenen Risiken mindern.
Verknüpfung von Lieferantenvertragsmanagement und TPRM
Die meisten Vertragsmanagementsysteme konzentrieren sich auf die Prozesseffizienz, übersehen jedoch das Lieferantenrisiko. Gleichzeitig versagen viele Beschaffungs- und Risikosysteme bei der effektiven Verwaltung von Verträgen. Durch die Abstimmung dieser beiden Funktionen erhalten Sie vollständige Transparenz über die Leistung, Compliance und Sicherheit Ihrer Lieferanten während des gesamten Vertragslebenszyklus.
Wenn Vertragsmanagement und TPRM zusammenarbeiten, wird jeder Vertrag Teil Ihres umfassenderen Risikokontrollrahmens. Diese Abstimmung trägt dazu bei, die Komplexität zu reduzieren, die Übersicht zu verbessern und die Widerstandsfähigkeit zu stärken.
Phasen des Lebenszyklus des Lieferantenvertragsmanagements im Kontext des Lebenszyklus des Risikomanagements für Dritte (TPRM).
Best Practices für das Lieferantenvertragsmanagement
Im Folgenden finden Sie empfohlene Best Practices für die Verwaltung von Lieferantenverträgen innerhalb des umfassenderen Risikolebenszyklus von Drittanbietern.
Schritt 1 – Lieferantenverträge, Beschaffung und Auswahl
Vertragsanfrage – Standardisieren Sie den Aufnahmeprozess durch die Verwendung von Formularen und Vorlagen. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Aufnahme eines Vertrags und verbessert die Konsistenz zwischen den Verträgen. Sie können integrierte Formulare und Vorlagen nutzen oder eine API verwenden, um bestehende Verträge in eine zentralisierte Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement zu übernehmen.
Überprüfung und Redlining – Laden Sie während des gesamten Redlining-Prozesses Vertragsrevisionen in eine zentrale Lösung für das Lieferantenvertragsmanagement hoch, geben Sie diese frei und nutzen Sie die Versionskontrolle, damit Dokumentänderungen offline überprüft werden können. Dank rollenbasierter Zugriffskontrolle können mehrere interne und externe Parteien die ihnen zugewiesenen Verträge und Aufgaben einsehen. Durch die klare Nachverfolgung von Änderungen wird sichergestellt, dass die Teams immer mit der richtigen Dokumentversion arbeiten.
Schritt 2 – Lieferantenverträge und Onboarding
Genehmigung – Um die endgültige Vertragsgenehmigung vor der Onboarding-Phase zu vereinfachen, ist es wichtig, anpassbare Workflows basierend auf der Vertragsart zu entwickeln, um den Fortschritt von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus zu automatisieren. Dieser Prozess ähnelt dem Workflow, der verwendet wird, um einen Lieferanten durch die Due Diligence zu führen.
Schritt 3 – Lieferantenverträge und Überwachung der SLA-Leistung
Ausführung – Verfolgen Sie zentral alle Lieferantenverträge und Vertragsattribute wie Art, Start- und Enddatum, Wert, Erinnerungen und Status. Weisen Sie dann wichtigen Details je nach Rolle Ansichten zu, um die Transparenz zu erhöhen. Diese Funktion entspricht der Verwendung eines zentralen Risikoregisters zur Verfolgung von Sicherheitsrisiken durch Dritte.
In der Ausführungsphase ist es außerdem wichtig, Aufgaben mit automatisierten Erinnerungen und Mahnungen zu Verträgen zuzuweisen und zu verfolgen. Dies ähnelt der Art und Weise, wie Sie die Behebung von Risiken durch Dritte priorisieren und verfolgen würden. Stellen Sie durch eine zentralisierte Berichterstattung eine klare, nachvollziehbare Zuständigkeit für alle Aufgaben sicher.
Rollenbasierte Berechtigungen sollten die Zuweisung von Aufgaben, den Zugriff auf Verträge und Lese-/Schreib-/Änderungszugriff ermöglichen. Ein granularer Berechtigungsmodus bedeutet, dass Benutzer nur die für sie relevanten Komponenten sehen, beispielsweise die Ausweitung der Risiko- und Vertragsberichterstattung auf Führungskräfte.
Speicherung und Verwaltung von Unterlagen – Teilen und speichern Sie Vertragsdokumente intern oder extern sicher mit rollenbasierten Berechtigungen. Integrierte Lösungen für das Risikomanagement von Drittanbietern und die Verwaltung von Lieferantenverträgen bieten eine einheitliche Speicherung und Verwaltung von Verträgen und Begleitdokumenten sowie Nachweisen nach Lieferanten. Dieses zentralisierte Modell für die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen bietet einen einzigen Speicherort für alle lieferantenbezogenen Inhalte.
Auditing und Berichterstattung – Es sollten überprüfbare Dokumentprotokolle verfügbar sein, um eine Historie der Zugriffe und Änderungen an Verträgen und Begleitdokumenten für Compliance-Berichterstattungszwecke bereitzustellen.
Schritt 4 – Verlängerung oder Kündigung des Lieferantenvertrags
Verlängerung oder Veräußerung – In diesem Schritt sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Kommunikation mit allen Parteien aufrechterhalten, indem Sie die Vertragsverhandlungen mit den Lieferanten zentralisieren. Versenden Sie E-Mail-Benachrichtigungen an die Teilnehmer, wenn zusätzliche Kommentare hinzugefügt werden. Kommentare sollten extern an Lieferanten weitergegeben oder nur für interne Diskussionen gekennzeichnet werden.
In diesem Schritt ist es auch wichtig, zu verfolgen, wie der Anbieter seine vertraglichen Verpflichtungen gemäß Schritt 3 oben erfüllt. Ein zentrales Repository mit Vertragsattributen liefert wichtige Argumente für Gespräche über eine Vertragsverlängerung (oder -kündigung). Stellen Sie schließlich sicher, dass offene Aufgaben auf der Grundlage von Gesprächen über die nächsten Vertragsschritte bis zum Abschluss verfolgt werden.
Kündigung und Offboarding – Wenn Sie sich entschieden haben, einen Lieferantenvertrag nicht zu verlängern, nutzen Sie den Workflow, um offene Aufgaben oder Punkte bis zum Abschluss zu verfolgen. Dazu kann gehören, sicherzustellen, dass Daten vernichtet, physische und logische Zugriffe widerrufen und letzte Verpflichtungen und Zahlungen erfüllt werden.
Vorteile der Vereinheitlichung des Lieferantenvertragsmanagements und des TPRM
Die Vereinheitlichung des Lieferantenvertragsmanagements mit dem Lieferantenrisikomanagement reduziert Kosten, Komplexität und Risiken. Die Abstimmung des Lieferantenvertragsmanagements mit dem Risikomanagement für Dritte ist eine wichtige Investition für den langfristigen Erfolg und die Sicherheit Ihres Unternehmens.
Die Anpassung von Verträgen an bewährte Verfahren für das Lieferantenrisikomanagement trägt auch dazu bei, dass Ihre Verträge weiterhin den wichtigsten Vorschriften wie HIPAA und DSGVO entsprechen. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann äußerst schädlich sein, und die Nichterfüllung durch einen Auftragnehmer kann rechtliche, finanzielle und rufschädigende Folgen für das auftraggebende Unternehmen haben.
Ein zentrales Repository für alle Lieferantenverträge
Ein zentraler Speicherort für Lieferantenattribute und -kontrollen, Dokumente und die Versionskontrolle von Verträgen vereinfacht das Vertragsmanagement und minimiert Störungen. Dies verbessert die Vertragserfahrung und fördert die Beteiligung von Geschäftsinhabern.
Automatisierter Workflow und Nachverfolgung von Lieferantenverträgen
Workflow- und Tracking-Funktionen ermöglichen es Teams, den Status eines Vertrags zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus des Lieferantenrisikos zu ermitteln. Darüber hinaus helfen diese Funktionen dabei, Engpässe zu identifizieren und den Prozess der Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen, Terminen und Attributen zu vereinfachen.
Strukturieren Sie das Lieferantenvertragsmanagement, um manuelle Prozesse zu eliminieren
Die Aufbewahrung von Papierakten in Schubladen oder die Verwaltung mehrerer Versionen von Dokumenten auf gemeinsam genutzten Laufwerken ist ein nicht skalierbarer Ansatz. Ebenso macht die Überprüfung jedes Anbieters mit individuellen Fragebögen Unternehmen anfällig für inkonsistente Anforderungen und Kontrollen seitens der Anbieter.
Mehrere interne Teams durch eine einzige Lösung vereint
Durch die Kombination von Vertragsmanagement und Lieferantenrisikomanagement wird sichergestellt, dass die Teams für Beschaffung, Recht und Sicherheit ihre Richtlinien aufeinander abstimmen und zusammenarbeiten, um zuverlässige, effiziente und sichere Lieferanten zu gewährleisten.
Automatisieren und stärken Sie Ihr Lieferantenvertragsmanagementprogramm
Die manuelle Vertragsverwaltung kostet Zeit, verursacht Probleme bei der Versionskontrolle und führt dazu, dass Teams Änderungen in Posteingängen und auf gemeinsam genutzten Laufwerken suchen müssen. Wenn Beschaffungs-, Rechts- und Risikoteams isoliert voneinander arbeiten, geht die Transparenz verloren – und damit auch die Kontrolle. Diese Ineffizienzen erhöhen das Risiko von versäumten Verpflichtungen, Compliance-Lücken und sogar Geschäftsunterbrechungen.
Mitratech Contract Essentials eliminiert diese Risiken, indem es alle Phasen des Vertragslebenszyklus – vom Onboarding bis zum Offboarding – auf einer sicheren, automatisierten Plattform zentralisiert. Sie können Lieferantenverträge präzise verwalten, verfolgen und steuern und gleichzeitig vollständige Transparenz im gesamten Unternehmen gewährleisten.
Mit Contract Essentials können Sie:
- Beschleunigen Sie Beschaffungszyklen und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass alle Lieferanten die vertraglichen und Compliance-Standards erfüllen.
- Optimieren Sie die rechtliche Prüfung durch automatisierte Workflows, die Verträge auf dem neuesten Stand halten und alle Beteiligten aufeinander abstimmen.
- Zentralisieren Sie die Überwachung von Lieferantenrisiken, damit Risikomanagementteams die Leistung und Compliance von Lieferanten von einem Standort aus überwachen können.
Contract Essentials bringt die gleiche Struktur und Disziplin, die im Unternehmensrisikomanagement zum Einsatz kommt, in Ihren Vertragsmanagementprozess ein. Und wenn Sie es mit der Mitratech Third-Party Risk Management Platform verbinden, erhalten Sie eine einheitliche Lösung, die Kosten senkt, die Zusammenarbeit verbessert und Ihr Unternehmen vor vertrags- oder lieferantenbezogenen Ausfällen schützt.
Nächste Schritte: Verträge zu einem zentralen Risikokontrollinstrument machen
Jeder Lieferantenvertrag bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abwehrmechanismen Ihres Unternehmens zu stärken. Durch die Abstimmung des Vertragsmanagements mit dem Risikomanagement für Dritte können Sie Ihre Lieferantenbeziehungen mit mehr Zuversicht, Konsistenz und Compliance verwalten.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Prevalent.net veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
