5 formas en que CLM reduce los riesgos y costes de los contratos

Un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) puede desempeñar un papel importante en la mitigación de los diversos tipos de riesgos y costes contractuales que implican los acuerdos que el departamento jurídico debe redactar o evaluar. La implementación y automatización de la solución CLM adecuada en toda su organización ahorrará tiempo a su equipo y reducirá la responsabilidad de la organización, al tiempo que aumentará el cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas.

A continuación se indican algunas de las formas específicas en que una solución CLM puede ayudar a evitar riesgos contractuales y costes indeseados.

Acelerando el tiempo necesario para llegar a un acuerdo:

Quizás no pienses inmediatamente en el tiempo que lleva completar un acuerdo como un factor de riesgo. Pero cuanto más tiempo se tarda en llegar a un acuerdo satisfactorio y firmado, más posibilidades hay de que surja algo que descarrile el proceso, y mayores serán los costes operativos que puedas acumular.

Con una solución CLM que aprovecha las funciones más avanzadas disponibles, su personal jurídico podrá dedicar menos tiempo a negociar. Mediante la aplicación del procesamiento del lenguaje natural (NLP), el análisis y los conocimientos derivados de los datos, podrán llegar a acuerdos más rápidamente y con mayor frecuencia. Esto se traduce en menos horas dedicadas al proceso de contratación.

También significa que los propios contratos ofrecen un mejor rendimiento financiero. Al recopilar información sobre las obligaciones, los derechos, las contingencias y los riesgos dentro del marco de un contrato, se obtiene una mejor comprensión de los beneficios finales que aporta a su organización.

Protegiendo los ingresos:

Como hemos dicho, el tiempo es dinero cuando se trata del proceso de contratación. Esto también se aplica a la rapidez con la que se pueden obtener ingresos de un contrato. ¿Cuánto se puede acelerar el proceso con la solución CLM adecuada? Se puede acelerar la negociación y la ejecución de los contratos hasta en un 75 %.

Para garantizar que todas las partes alcancen los hitos y cumplan con las obligaciones definidas, un CLM debe poder realizar un seguimiento de las fechas clave y enviar notificaciones automáticas a todos los involucrados.

¿Otro elemento fundamental de una estrategia de protección de ingresos? Identificar cualquier riesgo potencial que puedan suponer los terceros que participan en los contratos. La defensa contra los riesgos de terceros es una preocupación cada vez más importante para todos los miembros de una organización, y el proceso de contratación es un lugar lógico y primordial para evitar esos dolores de cabeza, ya que permite reconocer los riesgos antes de que se conviertan en problemas importantes más adelante.

Al proporcionarle un mayor control:

Es fundamental que el departamento jurídico de su organización pueda unificar la supervisión de todos los contratos en un único centro seguro. De este modo, podrá supervisar todos los acuerdos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su revisión y aprobación, pasando por su implementación y vencimiento.

Al tener un «control granular» de lo que se negocia, cuándo y quién lo hace, se pueden evitar los problemas que pueden surgir por falta de supervisión. Podrá centralizar y controlar las plantillas y las cláusulas preaprobadas que se utilizan, así como realizar un seguimiento de los cambios.

Un CLM también proporciona una matriz automatizada de enrutamiento y aprobaciones, en la que se garantiza que las revisiones y aprobaciones se secuencian y llevan a cabo correctamente, de modo que la versión que se envía para su acuerdo final sea realmente definitiva.

Mejorando el cumplimiento:

Henry Paulson dijo una vez que «la regulación debe ponerse al día con la innovación» en lo que respecta a los mercados financieros. Pero lo contrario también es cierto en lo que respecta a los sistemas corporativos para la gestión del riesgo legal: las empresas ahora necesitan herramientas innovadoras para mantenerse al día con los cambios normativos.

Los entornos normativos están en constante cambio, por lo que es fundamental realizar un seguimiento de cualquier actualización normativa que pueda afectar a los contratos que suscriba su empresa. La forma más eficaz que tiene un departamento jurídico moderno de garantizar que los contratos cumplan con esos cambios es mediante la tecnología CLM. Esa es una de las razones por las que muchos están recurriendo a CLM.

Una solución CLM puede proporcionarle la tranquilidad invaluable de saber que está mitigando el riesgo normativo y mejorando el cumplimiento de las expectativas y obligaciones contractuales que forman parte del proceso de negociación.

Fomentando la colaboración:

Con una solución de software CLM, puede proporcionar a los usuarios internos no jurídicos y a terceros que puedan desempeñar un papel importante en la elaboración de acuerdos una función (¡gestionada!) en la revisión de contratos. De este modo, todas las partes implicadas quedan satisfechas y recompensadas con el acuerdo final, evitando fricciones y la necesidad de revisar el documento más adelante.  Si la solución que utiliza tiene una interfaz de usuario/experiencia de usuario intuitiva que funciona en tiempo real, las partes interesadas pueden sugerir o completar cambios en los contratos, incluso cuando se encuentran repartidas por varias regiones.

Además, esto se puede configurar de manera que solo los usuarios especificados puedan revisar el contrato en determinados momentos de la fase de redacción. De este modo, solo pueden contribuir en los momentos designados en los que su experiencia y aprobación aportarán un valor iterativo al proceso.

¿El resultado final? Ahorras tiempo y proporcionas una experiencia fluida, todo ello en un único repositorio unificado.

Gestión y mitigación del riesgo contractual

El riesgo contractual debe mitigarse en cada oportunidad posible durante el ciclo de vida del contrato. El contrato en sí debe estructurarse de manera que se eviten o minimicen los riesgos conocidos y potenciales, y también es fundamental supervisar el acuerdo a medida que se pone en práctica. Esto implica comprender las múltiples formas en que un contrato mal diseñado puede provocar riesgos.

Los riesgos que hemos mencionado anteriormente son solo algunos de los posibles peligros a los que se enfrenta un departamento jurídico corporativo moderno. A medida que los contratos se vuelven más complejos y variados, y el mundo empresarial se vuelve más regulado y litigioso, es cada vez más obligatorio adoptar una solución CLM de primera clase que ayude a dominar estos retos cada vez más numerosos.