5 formas de mitigar los riesgos y costes de los contratos con CLM
A medida que las empresas crecen y acceden a mercados más diversos y a relaciones con clientes, socios y proveedores más variadas, aumentan los riesgos y los costes relacionados con contratos y acuerdos.
Un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) puede desempeñar un papel muy importante a la hora de mitigar las diversas formas de riesgo contractual y los costes que conllevan los acuerdos que un departamento jurídico tiene que redactar o evaluar. La implantación y automatización de la solución de CLM adecuada en toda la organización ahorrará tiempo a su equipo y reducirá la responsabilidad de la organización, al tiempo que aumentará el cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas.
He aquí algunas de las formas concretas en que una solución de CLM puede ayudar a evitar riesgos contractuales y costes inoportunos.
Acelerando el plazo para llegar a un acuerdo:
Puede que no piense inmediatamente en el tiempo que se tarda en completar un acuerdo como un factor de riesgo. Pero cuanto más se tarde en llegar a un acuerdo satisfactorio y firmado, más posibilidades hay de que surja algo que haga descarrilar el proceso, y mayores serán los costes operativos que pueda acumular.
Con una solución de CLM que aproveche las funciones más avanzadas disponibles, su personal jurídico podrá dedicar menos tiempo a negociar. Al aplicar el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), la analítica y las perspectivas derivadas de los datos, les permitirá llegar a acuerdos con mayor rapidez y frecuencia. Esto significa que se emplean menos horas en el proceso de contratación.
También significa que los propios contratos ofrecen un mejor rendimiento financiero. Al obtener información sobre obligaciones, derechos, contingencias y riesgos en el marco de un contrato, se comprenden mejor los beneficios finales que aporta a la organización.
Protegiendo los ingresos:
Como hemos dicho, el tiempo es oro en el proceso de contratación. Esto también se aplica a la rapidez con la que puede obtener ingresos de un contrato. ¿Cuánto más rápido puede ser el proceso con la solución CLM adecuada? Puede acelerar la negociación y ejecución de un contrato hasta en un 75%.
Para garantizar que todas las partes alcanzan los hitos y cumplen las obligaciones definidas, un CLM debe ser capaz de realizar un seguimiento de las fechas clave y enviar notificaciones automáticas a todos los implicados.
¿Otro elemento fundamental de una estrategia de protección de los ingresos? Identificar cualquier riesgo potencial planteado por terceros que intervengan en los contratos. La defensa contra el riesgo de terceros es una preocupación cada vez más importante para todos dentro de una organización, y el proceso de contratación es un lugar lógico y principal para evitar esos dolores de cabeza mediante el reconocimiento de los riesgos antes de que creen problemas significativos más adelante.
Dándole un mayor control:
Es fundamental que el departamento jurídico de su organización pueda unificar la supervisión de todos los contratos en un único centro seguro. De este modo, podrán supervisar todos los acuerdos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su ejecución y vencimiento, pasando por su revisión y aprobación.
Al disponer de un "gobierno granular" de lo que se negocia, cuándo y quién lo negocia, puede evitar los problemas que podrían surgir por falta de supervisión. Podrás centralizar y controlar las plantillas y las cláusulas preaprobadas que se utilizan, y hacer un seguimiento de los cambios.
Un CLM también proporciona una matriz automatizada de enrutamiento y aprobaciones, en la que usted se asegura de que las revisiones y aprobaciones se secuencian y llevan a cabo correctamente, de modo que la versión que sale para el acuerdo final es realmente definitiva.
Mejorando el cumplimiento:
Henry Paulson dijo una vez que "la regulación tiene que ponerse al día con la innovación" en lo que respecta a los mercados financieros. Pero lo contrario también es cierto cuando se trata de sistemas corporativos para la gestión del riesgo legal: Las empresas necesitan ahora herramientas innovadoras para seguir el ritmo de los cambios normativos.
Los entornos normativos están en constante cambio, por lo que es crucial realizar un seguimiento de las actualizaciones normativas que puedan afectar a los contratos que celebre su empresa. La forma más eficaz de que un departamento jurídico moderno se asegure de que los contratos cumplen esos cambios es mediante la tecnología de CLM. Esta es una de las razones por las que muchos recurren a la gestión de contratos.
Una solución de CLM puede ofrecerle una garantía inestimable de que está mitigando el riesgo normativo y mejorando el cumplimiento de las expectativas y obligaciones contractuales que forman parte del proceso de negociación.
Fomentando la colaboración:
Con una solución de software de CLM, puede proporcionar a los usuarios internos no jurídicos y a terceros que puedan tener un papel importante en el desarrollo de los acuerdos una función (¡gestionada!) en las revisiones de los contratos. Así, todos los implicados acaban satisfechos y recompensados por el acuerdo final, evitando fricciones y la necesidad de revisar el documento más adelante. Si la solución que utiliza tiene una UX/UI intuitiva que funciona en tiempo real, las partes interesadas pueden sugerir o completar cambios en los contratos incluso cuando están repartidas por varias regiones.
Además, puede configurarse para que sólo determinados usuarios puedan revisar el contrato en determinados momentos de la fase de redacción. De este modo, solo pueden contribuir en los puntos designados en los que su experiencia y aprobación añadirán valor iterativo al proceso.
¿La red? Les ahorras tiempo y les proporcionas una experiencia sin fisuras, todo ello en un único repositorio unificado.
Gestión y mitigación del riesgo contractual
El riesgo contractual debe mitigarse en cada oportunidad posible durante el ciclo de vida del contrato. El propio contrato debe estructurarse para evitar o minimizar los riesgos conocidos y potenciales, y también es fundamental supervisar el acuerdo a medida que se pone en marcha. Esto implica comprender las muchas formas en que un contrato mal diseñado puede provocar riesgos.
Los riesgos que hemos mencionado anteriormente son sólo algunos de los peligros potenciales a los que tiene que enfrentarse un departamento jurídico corporativo moderno. A medida que los contratos se hacen más complejos, más variados y el mundo empresarial se vuelve más regulado y litigioso, es cada vez más obligatorio adoptar una solución de CLM de primera clase para ayudar a dominar estos desafíos que se multiplican.
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