5 façons pour CLM d'atténuer les risques et les coûts liés aux contrats

Un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) peut jouer un rôle important dans l'atténuation des différentes formes de risques contractuels et des coûts liés aux accords qu'un service juridique doit rédiger ou évaluer. La mise en œuvre et l'automatisation de la bonne solution CLM au sein de votre organisation permettra à votre équipe de gagner du temps et de réduire la responsabilité de l'organisation, tout en améliorant la conformité avec les exigences légales et les meilleures pratiques.

Voici quelques-uns des moyens spécifiques par lesquels une solution CLM peut aider à éviter les risques contractuels et les coûts indésirables.

En accélérant le temps nécessaire à l'obtention d'un accord :

Vous ne pensez peut-être pas immédiatement que le temps nécessaire à la conclusion d'un accord est un facteur de risque. Mais plus il faut de temps pour parvenir à un accord satisfaisant et signé, plus il y a de chances que quelque chose vienne faire dérailler le processus - et plus les coûts opérationnels que vous pouvez accumuler sont importants.

Grâce à une solution CLM qui exploite les fonctionnalités disponibles les plus avancées, votre personnel juridique peut passer moins de temps à négocier. En appliquant le traitement du langage naturel (NLP), l'analyse et les informations dérivées des données, il leur permettra de parvenir à un accord plus rapidement et plus fréquemment. Cela signifie que moins d'heures sont consacrées au processus contractuel.

Cela signifie également que les contrats eux-mêmes permettent d'obtenir de meilleures performances financières. En recueillant des informations sur les obligations, les droits, les éventualités et les risques dans le cadre d'un contrat, vous comprenez mieux les avantages financiers qu'il procure à votre organisation.

En protégeant les revenus :

Comme nous l'avons dit, le temps, c'est de l'argent lorsqu'il s'agit du processus contractuel. Cela s'applique également à la rapidité avec laquelle vous êtes en mesure de réaliser des revenus à partir d'un contrat. Dans quelle mesure le processus peut-il être accéléré avec la bonne solution CLM? Vous pouvez accélérer la négociation et l'exécution d'un contrat jusqu'à 75 %.

Pour s'assurer que toutes les parties respectent les étapes et les obligations définies, un CLM doit être en mesure de suivre les dates clés et d'envoyer des notifications automatiques à toutes les personnes concernées.

Autre élément fondamental d'une stratégie de protection des revenus ? L'identification des risques potentiels posés par les tiers impliqués dans les contrats. La défense contre les risques liés aux tiers est une préoccupation de plus en plus importante pour tous les membres d'une organisation, et le processus de passation des marchés est un endroit logique et primordial pour éviter ces maux de tête en identifiant les risques avant qu'ils ne créent d'importants problèmes par la suite.

En vous donnant un plus grand contrôle :

Il est essentiel pour le service juridique de votre organisation de pouvoir unifier la supervision de tous les contrats au sein d'un hub unique et sécurisé. De cette manière, il peut contrôler tous les accords tout au long de leur cycle de vie, de la création à l'expiration, en passant par l'examen et l'approbation et la mise en œuvre.

En disposant d'une "gouvernance granulaire" de ce qui est négocié, quand et par qui, vous pouvez éviter les types de problèmes qui pourraient survenir en raison d'un manque de supervision. Vous serez en mesure de centraliser et de contrôler les modèles et les clauses préapprouvées qui sont utilisés, et de suivre les modifications.

Un CLM fournit également une matrice automatisée d'acheminement et d'approbation, qui permet de s'assurer que les révisions et les approbations sont correctement séquencées et menées, de sorte que la version qui est envoyée pour accord final est vraiment finale.

En améliorant la conformité :

Henry Paulson a dit un jour que "la réglementation doit rattraper l'innovation" en ce qui concerne les marchés financiers. Mais l'inverse est également vrai lorsqu'il s'agit des systèmes de gestion des risques juridiques des entreprises : Les entreprises ont désormais besoin d'outils innovants pour suivre l'évolution de la réglementation.

Les environnements réglementaires sont en constante évolution. Il est donc essentiel de suivre les mises à jour réglementaires susceptibles d'avoir un impact sur les contrats conclus par votre entreprise. Le moyen le plus efficace pour un service juridique moderne de s'assurer que les contrats sont conformes à ces changements est la technologie CLM. C'est l'une des raisons pour lesquelles tant d'entreprises se tournent vers la CLM.

Une solution CLM peut vous donner l'assurance inestimable que vous atténuez le risque réglementaire et que vous améliorez la conformité avec les attentes et les obligations contractuelles qui font partie du processus de négociation.

En encourageant la collaboration :

Avec une solution logicielle CLM, vous pouvez donner aux utilisateurs internes non juristes et aux tiers qui peuvent avoir un rôle important à jouer dans l'élaboration des accords un rôle (géré !) dans la révision des contrats. Ainsi, toutes les personnes impliquées sont satisfaites et récompensées par l'accord final, ce qui évite les frictions et la nécessité de réviser le document par la suite. Si la solution que vous utilisez possède une UX/UI intuitive qui fonctionne en temps réel, les modifications de contrat peuvent être suggérées ou complétées par les parties prenantes, même lorsqu'elles sont réparties dans plusieurs régions.

En outre, ce système peut être configuré de manière à ce que seuls les utilisateurs spécifiés puissent examiner le contrat à certains moments de la phase de rédaction. Ainsi, ils ne peuvent contribuer qu' aux points désignés où leur expertise et leur approbation ajouteront une valeur itérative au processus.

Le net-net ? Vous leur faites gagner du temps tout en leur offrant une expérience transparente, le tout dans un référentiel unique et unifié.

Gérer et atténuer les risques contractuels

Les risques contractuels doivent être atténués à chaque fois que l'occasion se présente au cours du cycle de vie du contrat. Le contrat lui-même doit être structuré de manière à prévenir ou à minimiser les risques connus et potentiels, et le suivi d'un accord au fur et à mesure qu'il est mis en œuvre est également essentiel. Il s'agit de comprendre les nombreuses façons dont un contrat mal conçu peut en fait provoquer des risques.

Les risques mentionnés ci-dessus ne sont que quelques-uns des dangers potentiels auxquels un service juridique d'entreprise moderne doit faire face. Les contrats devenant plus complexes et plus variés, et le monde des affaires étant de plus en plus réglementé et litigieux, il est de plus en plus obligatoire d'adopter une solution CLM de premier ordre pour aider à maîtriser ces défis qui se multiplient.