5 Wege, wie CLM die Vertragsrisiken und -kosten mindert
In dem Maße, in dem Unternehmen wachsen, in immer vielfältigere Märkte eintreten und immer vielfältigere Kunden-, Partner- und Lieferantenbeziehungen eingehen, steigt auch das Potenzial für Risiken und Kosten im Zusammenhang mit Verträgen und Vereinbarungen.
Ein CLM-System (Contract Lifecycle Management) kann eine wichtige Rolle bei der Minderung der verschiedenen Vertragsrisiken und -kosten spielen, die mit den von der Rechtsabteilung zu erstellenden oder zu bewertenden Vereinbarungen verbunden sind. Die Implementierung und Automatisierung der richtigen CLM-Lösung in Ihrem Unternehmen spart Ihrem Team Zeit und verringert die Haftung des Unternehmens, während gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Anforderungen und bewährter Verfahren verbessert wird.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie eine CLM-Lösung dazu beitragen kann, Vertragsrisiken und unerwünschte Kosten zu vermeiden.
Durch Beschleunigung der Zeit bis zur Einigung:
Sie denken vielleicht nicht sofort daran, dass die Zeit, die für den Abschluss einer Vereinbarung benötigt wird, ein Risikofaktor ist. Aber je länger es dauert, eine zufriedenstellende und unterzeichnete Vereinbarung zu erreichen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas eintritt, das den Prozess entgleisen lässt - und desto höher sind die Betriebskosten, die Ihnen entstehen können.
Mit einer CLM-Lösung, die die modernsten verfügbaren Funktionen nutzt, können Ihre juristischen Mitarbeiter weniger Zeit mit Verhandlungen verbringen. Durch die Anwendung von Natural Language Processing (NLP), Analysen und datengestützten Erkenntnissen können sie schneller und häufiger zu einer Einigung kommen. Das bedeutet, dass weniger Stunden für den Vertragsprozess aufgewendet werden müssen.
Das bedeutet auch, dass die Verträge selbst eine bessere finanzielle Leistung erbringen. Durch die Erfassung von Verpflichtungen, Ansprüchen, Eventualitäten und Risiken innerhalb eines Vertragsrahmens erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Vorteile, die Ihr Unternehmen unter dem Strich erzielt.
Durch den Schutz der Einnahmen:
Wie wir schon sagten, ist Zeit Geld, wenn es um die Auftragsvergabe geht. Das gilt auch für die Geschwindigkeit, mit der Sie Einnahmen aus einem Vertrag erzielen können. Wie viel schneller kann der Prozess mit der richtigen CLM-Lösung werden? Sie können die Verhandlung und Ausführung eines Vertrags um bis zu 75 % beschleunigen .
Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Meilensteine einhalten und die festgelegten Verpflichtungen erfüllen, sollte ein CLM in der Lage sein, wichtige Termine zu verfolgen und automatische Benachrichtigungen an alle Beteiligten zu senden.
Ein weiteres grundlegendes Element einer Strategie zur Sicherung der Einnahmen? Die Identifizierung potenzieller Risiken , die von Dritten ausgehen, die an Verträgen beteiligt sind. Der Schutz vor den Risiken Dritter ist ein zunehmend wichtiges Anliegen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens, und der Vertragsprozess ist der logische und wichtigste Ort, um diese Probleme zu vermeiden, indem Risiken erkannt werden, bevor sie später zu erheblichen Problemen führen.
Indem wir Ihnen mehr Kontrolle geben:
Für die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie die Aufsicht über alle Verträge in einem einzigen sicheren Hub vereinheitlichen kann . Auf diese Weise können sie alle Vereinbarungen während ihres gesamten Lebenszyklus überwachen, von der Erstellung über die Prüfung und Genehmigung bis hin zur Umsetzung und zum Ablauf.
Durch eine "granulare Governance" dessen, was, wann und von wem verhandelt wird, können Sie die Art von Problemen vermeiden, die durch einen Mangel an Übersichtlichkeit entstehen könnten. Sie sind in der Lage, die verwendeten Vorlagen und vorab genehmigten Klauseln zu zentralisieren und zu kontrollieren und Änderungen zu verfolgen.
Ein CLM bietet auch eine automatisierte Routing- und Genehmigungsmatrix, bei der Sie sicher sein können, dass die Überprüfungen und Genehmigungen in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden, so dass die Version, die zur endgültigen Genehmigung freigegeben wird, auch wirklich endgültig ist.
Durch bessere Einhaltung der Vorschriften:
Henry Paulson sagte einmal, dass "die Regulierung mit der Innovation Schritt halten muss", wenn es um die Finanzmärkte geht. Aber das Gegenteil ist auch der Fall, wenn es um Unternehmenssysteme für das rechtliche Risikomanagement geht: Die Unternehmen brauchen jetzt innovative Instrumente, um mit den regulatorischen Änderungen Schritt zu halten.
Das regulatorische Umfeld ist ständig in Bewegung. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, alle regulatorischen Aktualisierungen zu verfolgen, die sich auf die Verträge auswirken, die Ihr Unternehmen abschließt. Der effektivste Weg für eine moderne Rechtsabteilung, um sicherzustellen, dass Verträge mit diesen Änderungen übereinstimmen, ist die CLM-Technologie. Das ist einer der Gründe, warum so viele Unternehmen auf CLM setzen.
Eine CLM-Lösung kann Ihnen die unschätzbare Gewissheit geben, dass Sie das regulatorische Risiko mindern und die Einhaltung der vertraglichen Erwartungen und Verpflichtungen, die Teil des Verhandlungsprozesses sind, verbessern.
Durch die Förderung der Zusammenarbeit:
Mit einer CLM-Softwarelösung können Sie internen Nutzern, die keine Juristen sind, und Dritten, die bei der Ausarbeitung von Verträgen eine wichtige Rolle spielen, eine (kontrollierte!) Rolle bei der Vertragsprüfung einräumen. So sind am Ende alle Beteiligten zufrieden und freuen sich über die endgültige Vereinbarung, ohne dass es zu Reibereien kommt und das Dokument später überarbeitet werden muss. Wenn die von Ihnen eingesetzte Lösung über eine intuitive UX/UI verfügt , die in Echtzeit funktioniert, können Vertragsänderungen von den Beteiligten vorgeschlagen oder durchgeführt werden, selbst wenn sie über mehrere Regionen verteilt sind.
Darüber hinaus können Sie festlegen, dass nur bestimmte Benutzer den Vertrag an bestimmten Punkten der Entwurfsphase prüfen können. So können sie nur an den Stellen einen Beitrag leisten, an denen ihr Fachwissen und ihre Zustimmung einen Mehrwert für den Prozess darstellen.
Das Ergebnis? Sie sparen Zeit und bieten gleichzeitig ein nahtloses Erlebnis, und das alles in einem einzigen, einheitlichen Repository.
Management und Minderung von Vertragsrisiken
Das Vertragsrisiko muss bei jeder möglichen Gelegenheit während des Vertragslebenszyklus gemindert werden. Der Vertrag selbst muss so strukturiert sein, dass bekannte und potenzielle Risiken vermieden oder minimiert werden, und auch die Überwachung einer Vereinbarung, während sie in Kraft tritt, ist von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört auch das Verständnis der vielen Möglichkeiten, wie ein schlecht gestalteter Vertrag Risiken hervorrufen kann.
Die oben genannten Risiken sind nur einige der potenziellen Gefahren, mit denen eine moderne Rechtsabteilung eines Unternehmens konfrontiert ist. Da Verträge immer komplexer und vielfältiger werden und die Geschäftswelt immer stärker reguliert und von Rechtsstreitigkeiten geprägt ist, wird der Einsatz einer erstklassigen CLM-Lösung zur Bewältigung dieser zunehmenden Herausforderungen immer wichtiger.
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