Por qué la gestión racionalizada de asuntos es esencial para las operaciones automatizadas, centralizadas y optimizadas en 2025 y más allá.
La gestión manual o anticuada de los asuntos plantea dos retos fundamentales:
- Falta de procesos normalizados
- Sistemas ineficaces de gestión de abogados externos
También suele haber un problema de falta de funcionalidad debido a un exceso de personalización o a problemas de usabilidad y gestión de contenidos. Todo ello, unido a una falta general de visibilidad, ha contribuido por sí solo a que se incumplan más plazos, falte más documentación y se generen más costes innecesarios que ninguna otra cosa. Por si fuera poco, la falta de previsibilidad y de control sobre el gasto jurídico se traduce en un aumento de los costes de los abogados externos y en presupuestos desbordados.
Estos dos retos clave provocan un efecto dominó que repercute en el tiempo disponible y el presupuesto de su equipo.
¿La solución? Un sistema racionalizado de gestión de asuntos.
Argumentos a favor de un sistema de gestión de asuntos más ágil
El tiempo es el bien más valioso para los profesionales del Derecho. Sin embargo, la mayor parte de sus horas se consumen en tareas administrativas, como la gestión de documentos, el control del tiempo y otras actividades domésticas que, aunque necesarias, no contribuyen directamente a los resultados de la empresa.
El mero volumen de nuevos asuntos que los equipos jurídicos deben gestionar cada año se suma al reto. Con la avalancha de miles de nuevos casos, junto con el aumento constante de los requisitos normativos y el escrutinio, la presión para actuar con eficiencia nunca ha sido mayor. Aunque la mayoría de los equipos jurídicos disponen de algunas herramientas para gestionar los asuntos, los gastos y la facturación, a menudo siguen dependiendo de sistemas desarticulados, desconectados o complicados que ya no son sostenibles. El resultado son ineficiencias, errores y oportunidades perdidas, todo lo cual puede tener importantes consecuencias financieras y para la reputación.
Para combatir estos retos, los equipos jurídicos con visión de futuro están recurriendo a la tecnología jurídica integrada como solución. La clave para mantener la competitividad y prestar servicios jurídicos de alta calidad reside en la implantación estratégica de sistemas racionalizados de gestión de asuntos. Estos sistemas están diseñados para automatizar las tareas repetitivas, optimizar los flujos de trabajo y centralizar toda la información relacionada con los asuntos en una plataforma única y accesible.
Automatización, optimización y centralización: Creación del sistema definitivo de gestión de asuntos
Por suerte para nosotros, existe un software de gestión de asuntos que consta de los tres elementos fundamentales para el éxito de cualquier estrategia de operaciones: automatización, optimización y centralización.
La integración de estos tres pilares en una estrategia de gestión de asuntos cohesionada generará un fuerte retorno de la inversión para su empresa de varias formas clave:
- Tiempo - La automatización puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas rutinarias como la apertura de nuevos asuntos, la redacción de documentos, la programación y el seguimiento del cumplimiento. Esto no solo libera a los abogados para que se centren en tareas más complejas y estratégicas, sino que también minimiza el riesgo de error humano.
- Flexibilidad: la optimización garantiza que los flujos de trabajo no sólo sean eficientes, sino también adaptables a las necesidades únicas de cada asunto.
- Accesibilidad - Por otro lado, la centralización reúne toda la información relevante -documentos, comunicaciones, plazos- en un único lugar, lo que facilita a los equipos jurídicos la colaboración, el seguimiento de los avances y el mantenimiento de la coherencia en todos los asuntos.
- Riesgos y responsabilidades - Un sistema eficaz de gestión de asuntos ayuda a comprender y notificar los riesgos y responsabilidades de forma global.
- Gestión del gasto: la capacidad de realizar un seguimiento del gasto legal sin esfuerzo también garantiza que el dinero se gasta de forma inteligente.
- Gestión de proveedores - Garantice la eficacia de la lista de bufetes de abogados y proveedores.
De hecho, hemos descubierto que el retorno de la inversión de una solución de gestión de asuntos oscila entre 7 y 10 veces en tres años para los equipos que lo hacen bien.
Esto no sólo mejora el rendimiento financiero del bufete, sino que también garantiza que los profesionales jurídicos puedan dedicar más tiempo a lo que realmente importa: ofrecer un valor excepcional a sus clientes.
Aprovechar los datos de gestión de asuntos para tomar decisiones empresariales significativas
A medida que los equipos jurídicos agilizan sus procesos de gestión de asuntos mediante la automatización, la optimización y la centralización, también desbloquean una gran cantidad de datos valiosos que pueden impulsar decisiones empresariales significativas. Estos datos, recopilados de todos los aspectos de las operaciones jurídicas -desde el tiempo dedicado a las tareas hasta las tasas de éxito de estrategias específicas- ofrecen información crítica sobre el rendimiento, la eficiencia y las áreas de mejora.
El uso estratégico de los datos de gestión de asuntos puede revelar patrones, predecir tendencias y, en última instancia, capacitar a los equipos jurídicos para tomar decisiones basadas en datos que mejoren la satisfacción del cliente, reduzcan los costes y aumenten la rentabilidad. De este modo, la gestión de asuntos pasa de ser una mera necesidad operativa a convertirse en una poderosa herramienta de crecimiento empresarial y ventaja competitiva.
Obtenga más información de usuarios reales de software de gestión de asuntos en nuestro seminario web a petición, "¿Cuál es el asunto? Consejos de expertos para impulsar una gestión de asuntos sin fisuras". Nuestros expertos revelan cómo se mantienen al día con los miles de nuevos asuntos anuales (junto con el aumento de la actividad regulatoria y el escrutinio), dando prioridad a la automatización, optimización y centralización del trabajo legal en una caja de herramientas de tecnología legal estratégica.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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