Die vorliegende Angelegenheit: Die Herausforderungen und Vorteile der Einführung eines besseren Matter-Management-Systems
Warum ein rationalisiertes Sachmanagement für automatisierte, zentralisierte und optimierte Abläufe im Jahr 2025 und darüber hinaus unerlässlich ist.
Bei der manuellen oder überholten Verwaltung von Angelegenheiten gibt es zwei wesentliche Herausforderungen:
- Mangel an standardisierten Prozessen
- Ineffiziente Systeme für die Verwaltung externer Anwälte
Oft gibt es auch Probleme mit mangelnder Funktionalität aufgrund übermäßiger Anpassungen oder Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit und der Inhaltsverwaltung. All dies, zusammen mit einem allgemeinen Mangel an Transparenz, hat im Alleingang zu mehr verpassten Fristen, fehlender Dokumentation und unnötigen Kosten beigetragen als alles andere. Hinzu kommt, dass ein Mangel an Vorhersehbarkeit und Kontrolle über die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten auch zu steigenden Kosten für externe Berater und aufgeblähten Budgets führt.
Diese beiden zentralen Herausforderungen führen zu einem Dominoeffekt, der sich auf die verfügbare Zeit und das Budget Ihres Teams auswirkt.
Die Lösung? Ein rationalisiertes System zur Verwaltung von Angelegenheiten.
Das Argument für ein rationalisiertes Matter-Management-System
Zeit ist für Juristen das wertvollste Gut. Der Großteil ihrer Arbeitszeit wird jedoch durch Verwaltungsaufgaben wie Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und andere hauswirtschaftliche Tätigkeiten verbraucht, die zwar notwendig sind, aber nicht direkt zum Unternehmensergebnis beitragen.
Die schiere Menge an neuen Angelegenheiten, die die Rechtsteams jedes Jahr bearbeiten müssen, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Angesichts tausender neuer Fälle und immer strengerer gesetzlicher Vorschriften und Kontrollen war der Druck, effizient zu arbeiten, noch nie so groß wie heute. Zwar verfügen die meisten Rechtsteams über einige Tools zur Verwaltung von Angelegenheiten, Ausgaben und Abrechnungen, doch verlassen sie sich häufig immer noch auf unzusammenhängende, unverbundene oder komplizierte Systeme, die nicht mehr tragfähig sind. Dies führt zu Ineffizienzen, Fehlern und verpassten Chancen, was erhebliche finanzielle und rufschädigende Folgen haben kann.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen vorausschauende Rechtsteams auf integrierte Rechtstechnologie als Lösung. Der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit und zur Erbringung qualitativ hochwertiger juristischer Dienstleistungen liegt in der strategischen Implementierung rationalisierter Systeme zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und alle mit der Angelegenheit zusammenhängenden Informationen auf einer einzigen, leicht zugänglichen Plattform zu zentralisieren.
Automatisierung, Optimierung und Zentralisierung: Aufbau des ultimativen Matter-Management-Systems
Zu unserem Glück gibt es Software für die Verwaltung von Angelegenheiten, die die drei Kernelemente jeder erfolgreichen Betriebsstrategie umfasst: Automatisierung, Optimierung und Zentralisierung.
Die Integration dieser drei Säulen in eine kohärente Matter-Management-Strategie wird Ihrem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht einen hohen ROI bescheren:
- Zeit - Die Automatisierung kann den Zeitaufwand für Routineaufgaben wie die Eröffnung neuer Angelegenheiten, die Erstellung von Dokumenten, die Terminplanung und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften drastisch reduzieren. Dadurch können sich die Anwälte nicht nur auf komplexere und strategische Aufgaben konzentrieren, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler minimieren.
- Flexibilität - Die Optimierung stellt sicher, dass die Arbeitsabläufe nicht nur effizient sind, sondern sich auch an die individuellen Anforderungen jeder Angelegenheit anpassen lassen.
- Zugänglichkeit - Durch die Zentralisierung werden alle relevanten Informationen - Dokumente, Mitteilungen, Fristen - an einem Ort zusammengeführt, was die Zusammenarbeit von Rechtsteams, die Verfolgung des Fortschritts und die Wahrung der Konsistenz in verschiedenen Angelegenheiten erleichtert.
- Risiko und Haftung - Ein wirksames System zur Verwaltung von Angelegenheiten hilft, Risiken und Haftungen weltweit zu verstehen und zu melden.
- Ausgabenmanagement - Die mühelose Verfolgung der Ausgaben für Rechtsangelegenheiten stellt sicher, dass das Geld sinnvoll ausgegeben wird.
- Provider Management - Sicherstellung der Effizienz der Liste von Anwaltskanzleien und Anbietern.
Tatsächlich haben wir herausgefunden, dass sich der ROI einer Sachbearbeitungslösung für Teams, die es richtig anstellen, innerhalb von drei Jahren um das 7-10fache erhöht.
Dies verbessert nicht nur die finanzielle Leistung der Kanzlei, sondern sorgt auch dafür, dass die Juristen mehr Zeit für das Wesentliche aufwenden können - die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Werts für ihre Kunden.
Nutzung von Matter-Management-Daten für aussagekräftige Geschäftsentscheidungen
In dem Maße, in dem Rechtsteams ihre Prozesse für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten durch Automatisierung, Optimierung und Zentralisierung rationalisieren, erschließen sie auch eine Fülle wertvoller Daten, die zu sinnvollen Geschäftsentscheidungen führen können. Diese Daten, die aus jedem Aspekt der juristischen Abläufe gewonnen werden - von der für Aufgaben aufgewendeten Zeit bis hin zu den Erfolgsquoten bestimmter Strategien - bieten wichtige Einblicke in Leistung, Effizienz und verbesserungswürdige Bereiche.
Durch die strategische Nutzung von Daten zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten können Muster aufgedeckt und Trends vorhergesagt werden, so dass die Rechtsteams datengestützte Entscheidungen treffen können, die die Kundenzufriedenheit verbessern, die Kosten senken und die Rentabilität steigern. Auf diese Weise entwickelt sich die Verwaltung von Angelegenheiten von einer bloßen betrieblichen Notwendigkeit zu einem leistungsstarken Instrument für Unternehmenswachstum und Wettbewerbsvorteile.
In unserem On-Demand-Webinar "What's the Matter?" erfahren Sie mehr von Anwendern der Materiemanagement-Software. Expertentipps für ein nahtloses Matter Management". Unsere Experten verraten, wie sie mit den Tausenden von neuen Angelegenheiten pro Jahr Schritt halten (neben den zunehmenden regulatorischen Aktivitäten und Prüfungen), indem sie der Automatisierung, Optimierung und Zentralisierung der juristischen Arbeit in einer strategischen Legal-Tech-Toolbox Priorität einräumen.
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