Los empleadores deben estar atentos para cumplir con sus prácticas de contratación y verificación de antecedentes. Para la mayoría de las organizaciones, esto significa no solo conocer, sino también comprender las nuevas regulaciones y normas que emanan de los gobiernos locales, estatales y federales. También es importante comprender estas diferentes normas y regulaciones que se aplican a nivel local o estatal para prepararse para los cambios que podrían producirse a nivel federal.
Actualmente, los empleadores están pendientes de la introducción de nuevas regulaciones en virtud de la Ley de Igualdad de Oportunidades (FCA) en California, que entrará en vigor el 1 de octubre de 2023. Estas regulaciones, que afectan al Código de Regulaciones de California, Título 2, Sección 11017.1, impone requisitos adicionales a los empleadores a la hora de utilizar los antecedentes penales y la verificación de antecedentes como parte de las decisiones de contratación.
En AssureHire, comprendemos los retos a los que se enfrentan los empleadores a la hora de cumplir con estas complejas normativas y nuestro objetivo es proporcionar soluciones personalizadas de verificación de antecedentes que ayuden a simplificar el proceso, al tiempo que garantizan prácticas de contratación justas y equitativas. Centrados en proporcionar información completa y precisa, nuestra innovadora tecnología ayuda a los empleadores a navegar por el intrincado panorama de los antecedentes penales como base para las decisiones de contratación en California y más allá.
¿Qué es la Ley de Igualdad de Oportunidades de California?
Promulgada en 2018 y con entrada en vigor el 1 de octubre de 2023, la Ley de Igualdad de Oportunidades de California promueve oportunidades laborales justas para las personas con antecedentes penales. Esta ley prohíbe a los empleadores (con una definición ampliada) examinar los antecedentes penales de un solicitante hasta que se le haya hecho una oferta de trabajo condicional. El Objetivo de la ley es ofrecer a las personas con condenas previas una oportunidad justa de empleo, evitando su descalificación automática por sus antecedentes penales. Ahora, los empleadores deben tener en cuenta la rehabilitación y las cualificaciones.
En virtud de la Ley de Igualdad de Oportunidades, los empleadores de California deben seguir procedimientos específicos al evaluar los antecedentes penales de un solicitante. Una vez enviada la oferta condicional al individuo, los empleadores pueden realizar legalmente verificaciones de antecedentes y tener en cuenta los antecedentes penales en sus decisiones de contratación. Sin embargo, antes de tomar medidas basadas en los resultados de una verificación de antecedentes, los empleadores deben proporcionar al solicitante una copia del informe y darle tiempo suficiente para revisarlo y responder.
La Ley de Igualdad de Oportunidades tiene como objetivo reducir las barreras de empleo a las que se enfrentan las personas con antecedentes penales mediante los siguientes cambios:
- ¿Quién se define como empleado y quién como empleador?
- Las normas relativas a las evaluaciones individualizadas
- Notificaciones de revocación de ofertas
- Cuando es legal recopilar información
Para obtener más información, vea esta entrevista en la que la directora del Centro Presley de Estudios sobre Crimen y Justicia, Sharon Oselin, habla con estudiantes de la Facultad de Políticas Públicas de la Universidad de California en Riverside sobre la Ley de Igualdad de Oportunidades de California.
Para ver el texto completo de la ley, haga clic aquí.
Los empleadores preocupados por el cumplimiento normativo deben buscar asesoramiento legal.
¿Qué hay en el horizonte?
Las nuevas regulaciones de la Ley de Igualdad de Oportunidades cambiarán los procesos y los flujos de trabajo de contratación de las organizaciones, tanto grandes como pequeñas. Todo el mundo debe cumplir con estos cambios normativos. Para los responsables de RR. HH. y los reclutadores, es importante conocer, comprender y aplicar estos cambios para seguir cumpliendo con la legislación en materia de contratación.
Para los líderes que ya utilizan AssureHire, nuestra política sobre medidas adversas está diseñada para que puedan actuar con agilidad y cumplir con la normativa. En función de cómo se envíe la notificación, AssureHire es capaz de realizar un seguimiento de los metadatos y las marcas de tiempo del envío, su recepción y la apertura de la medida adversa.
Estos cambios entrarán en vigor a partir del 1 de octubre de 2023.
Cambios en la definición de «empleador»
Quizás el mayor cambio comienza con la definición de empleador. Se está ampliando para abarcar una gama más amplia de entidades, incluyendo contratistas laborales, empleadores clientes, empleadores directos o conjuntos, entidades que evalúan los antecedentes penales de un solicitante en nombre de un empleador, agencias de empleo y entidades que seleccionan u obtienen trabajadores de listas de disponibilidad.
Cambios en la definición de «solicitante»
La definición del término «solicitante» también se ha modificado en virtud de las nuevas normas de California sobre verificación de antecedentes. Ahora incluye a los empleados actuales que hayan solicitado un puesto diferente dentro de su organización actual, así como a aquellos empleados que se enfrenten a una revisión de sus antecedentes penales debido a factores como cambios en la propiedad, la gestión, la política o la práctica.
Realización de evaluaciones individualizadas
Se ha exigido a los empleadores que realicen evaluaciones individuales de los candidatos con antecedentes penales. Las nuevas regulaciones amplían las categorías de información que California ha indicado que son importantes en esas evaluaciones individuales y establecen que los empleadores deben realizar evaluaciones individualizadas «iniciales» antes de enviar notificaciones de medidas adversas previas.
La sección B profundiza en las evaluaciones individualizadas y dice lo siguiente:
(B) La evaluación individualizada debe incluir, como mínimo, la consideración de los siguientes factores:
(i) La naturaleza y gravedad del delito o conducta. La consideración de este factor puede incluir, entre otros, los siguientes aspectos:
(I) La conducta personal específica del solicitante que dio lugar a la condena;
(II) Si el daño fue a la propiedad o a las personas;
(III) El grado del daño (por ejemplo, el importe de la pérdida en caso de robo);
(IV) La permanencia del daño;
(V) El contexto en el que se produjo la infracción;
(VI) Si una discapacidad, incluyendo, entre otras, una adicción a las drogas o una discapacidad mental en el pasado, contribuyó al delito o a la conducta, y, en caso afirmativo, si la probabilidad de que se produzcan daños derivados de una conducta similar podría mitigarse o eliminarse suficientemente mediante una adaptación razonable, o si la discapacidad se ha mitigado o eliminado mediante tratamiento o por otros medios;
(VII) Si el trauma, la violencia doméstica o en el noviazgo, la agresión sexual, el acoso, la trata de personas, la coacción u otros factores similares contribuyeron al delito o la conducta; y/o
(VIII) La edad del solicitante cuando se produjo la conducta.
(ii) El tiempo transcurrido desde la infracción o conducta y/o la finalización de la sentencia. La consideración de este factor puede incluir, entre otros, los siguientes aspectos:
(I) El tiempo transcurrido desde la conducta que motivó la condena, que puede ser muy anterior a la propia condena; y/o
(II) Cuando la condena haya dado lugar a encarcelamiento, el tiempo transcurrido desde la puesta en libertad del solicitante.
(iii) La naturaleza del puesto de trabajo ocupado o solicitado. La consideración de este factor puede incluir, entre otros, los siguientes aspectos:
(I) Las funciones específicas del puesto;
(II) Si es probable que el contexto en el que se produjo la condena se repita en el lugar de trabajo; y/o
(III) Si es probable que el tipo o el grado de daño que se derivó de la condena se produzca en el lugar de trabajo.
La necesidad de una conexión clara y específica
Además, los empleadores solo pueden tener en cuenta los antecedentes penales que estén directamente relacionados con el puesto de trabajo en cuestión. Esto significa que no se puede rechazar a un candidato únicamente por sus antecedentes penales a menos que exista una conexión clara y específica entre la condena y las funciones del puesto de trabajo en cuestión.
Las políticas de verificación de antecedentes deben ser necesarias y estar relacionadas con el trabajo.
En el futuro, no todas las políticas de verificación de antecedentes cumplirán con la normativa. Ahora es el momento de revisar su política y eliminar cualquier aspecto que sea ambiguo, excesivamente amplio o innecesario. Según la nueva normativa, los empleadores deben demostrar la necesidad de sus verificaciones de antecedentes. Estas pueden estar relacionadas con el tipo de trabajo que se realiza, el entorno laboral o razones relacionadas con el puesto.
Notificación por escrito a los solicitantes
Si los empleadores deciden no contratar a un solicitante basándose en los resultados de la selección, deben proporcionar una notificación por escrito sobre la decisión y proporcionar información sobre determinados derechos. Antes de eso, la notificación previa a la acción adversa debe especificar los registros que preocupan al empleador y este no puede tomar medidas adversas basándose en la falta de respuesta del solicitante a la notificación previa a la acción adversa.
Proceso de reevaluación
Quizás el cambio más significativo es que las nuevas normas de California sobre la verificación de antecedentes incluyen un proceso paso a paso que debe seguir si finalmente deniega un empleo basándose en los antecedentes penales. Este proceso le ayuda a cumplir con las nuevas normas y ofrece a los solicitantes las oportunidades más justas de empleo.
Utilice AssureHire en su proceso de verificación de antecedentes.
Las nuevas normas complican a los empleadores la tarea de preguntar y considerar los antecedentes penales de los solicitantes. Por lo tanto, los empleadores deben revisar sus normas actuales, especialmente las relacionadas con la consulta de los antecedentes penales de las personas, para asegurarse de que cumplen con las nuevas normas. Si no dispone de una política escrita para la verificación de antecedentes, como la que puede tener para su política sobre drogas y alcohol, es hora de elaborarla.
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