¿Se encarga usted del proceso de creación del Plan de Cumplimiento Normativo del primer trimestre de 2021 de su empresa? Sin duda, conoce perfectamente la definición de «cumplimiento normativo corporativo».
Se puede resumir como el cumplimiento por parte de una empresa y sus empleados de las leyes, normas y reglamentos, así como la adhesión a los estándares y directrices del sector. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a multas cuantiosas, demandas judiciales o incluso sanciones más graves.
Ya sea in situ o a distancia, los nuevos empleados pueden tener algunas dudas o nervios. La falta de comunicación durante el período de «preincorporación», ese momento crítico entre la firma de la oferta y el primer día de trabajo, puede frenar el entusiasmo. De hecho, el 28 % de los nuevos empleados renuncia en los primeros tres meses. Y esto se debe en gran medida a la falta de compromiso emocional con su nuevo empleador.
Con numerosas leyes y normas que cumplir, los equipos de RR. HH. y jurídico tienen una serie de funciones críticas que desempeñar de cara al Plan de Cumplimiento Normativo del primer trimestre de 2021:
- Análisis de cumplimiento / evaluación de riesgos
- Formación y educación: garantizar que todos los empleados conozcan tanto las políticas internas de la empresa como las leyes federales y estatales externas.
- Aplicación y cumplimiento de las políticas
- Auditoría continua, prevención y detección de infracciones.
Cómo evitar multas por sus formularios I-9
Pero aunque las infracciones pueden producirse en cualquier aspecto de un plan de cumplimiento normativo voluminoso, hay un formulario que supera a todos los demás en lo que respecta a las multas gubernamentales: el formulario I-9.
Mantén abiertas las líneas de comunicación durante todo el periodo previo al incorporación, haciendo que se sientan bienvenidos y comprometidos, incluso antes de su primer día.
En pocas palabras, se debe completar un formulario I-9 para cada nuevo empleado, verificando que sea legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Pero ahí es donde termina la parte «sencilla». El cumplimiento de las normas de inmigración es un asunto complejo.
Con más de 1200 normas y reglamentos, junto con un mayor escrutinio gubernamental, las probabilidades de que una empresa sea auditada en materia de I-9 en la próxima década no son inferiores al 95 %. Las auditorías I-9 del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) han aumentado casi un 400 % en los últimos dos años.
Tanto el empleador como el empleado deben rellenar el formulario, y las infracciones pueden acarrear multas para su empresa que van desde cientos hasta decenas de miles de dólares por infracciones repetidas, múltiples y graves. ¿Cuál fue el importe total de las multas impuestas a los empleadores por infracciones del formulario I-9 en 2019? 14 millones de dólares.
¿Por qué el formulario I-9 es tan propenso a generar multas? Veamos las razones:
Errores comunes en el formulario I-9
- Secciones incompletas o incorrectas: Firmas, fechas o casillas de verificación omitidas, o información falsa/fraudulenta/incorrecta.
- Incumplimiento de la obligación de proporcionar, verificar y almacenar los documentos justificativos.
- No confirmar que los documentos justificativos no hayan caducado (de forma continua)
- Plazos de presentación incumplidos: La sección del empleado del formulario I-9 debe completarse antes de que finalice el primer día de trabajo; la verificación y cumplimentación por parte del empleador debe realizarse en un plazo de 3 días hábiles.
- Errores en la conservación de formularios: una empresa debe conservar los formularios I-9 durante un determinado periodo de tiempo tras la finalización del contrato y, posteriormente, debe deshacerse de ellos.
Problemas como estos pueden surgir por diversas razones, entre ellas, personal sin formación que supervisa los formularios, la falta de auditorías internas adecuadas para detectar errores en el proceso y, simplemente, el intento de hacer un seguimiento de la abrumadora cantidad de papeleo que ello conlleva.
¿Cuál es su mejor solución para el cumplimiento del formulario I-9?
Una decisión importante puede resolver todos estos problemas: invertir en una solución de software de élite para el formulario I-9. El software líder en el sector (como Tracker I-9 Compliance) convierte los montones de papeleo difícil de gestionar en una solución digital limpia, con una gestión electrónica continua para garantizar el cumplimiento normativo.
¿Recuerda los 14 millones de dólares en multas por infracciones del formulario I-9 que se impusieron el año pasado? Un grupo de usuarios de software no tuvo que pagar ni un centavo: Tracker I-9 Compliance es la única solución integral con un historial perfecto de 20 años sin cero multas a clientes.
Con una fácil integración de la API con cualquier plataforma de RR. HH. existente, una seguridad superior y una protección de auditoría completa, una solución como esta es una inversión que las empresas no pueden permitirse permitirse pueden permitirse
