Ihr Compliance-Plan 2021: Das Formular I-9 ist am meisten gefährdet
Wenn Sie mit der Erstellung des Compliance-Plans Q1 2021 Ihres Unternehmens beauftragt sind? Sie sind sich zweifellos der Definition von "Corporate Compliance" mehr als bewusst.
Man kann es so zusammenfassen, dass ein Unternehmen und seine Mitarbeiter Gesetze, Regeln und Vorschriften befolgen und sich an Branchenstandards und Richtlinien halten. Andernfalls kann es zu saftigen Geldstrafen, Gerichtsverfahren oder Schlimmerem kommen.
Ob vor Ort oder aus der Ferne, neue Mitarbeiter haben vielleicht noch Zweifel oder sind nervös. Mangelnde Kommunikation während der "Pre-Boarding"-Phase - der kritischen Zeit zwischen der Unterzeichnung des Angebots und dem ersten Arbeitstag - kann die Begeisterung entgleisen lassen. Tatsächlich kündigen 28 % der neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb der ersten drei Monate. Und das kann größtenteils auf eine mangelnde emotionale Bindung an den neuen Arbeitgeber zurückgeführt werden.
Angesichts der zahlreichen Gesetze und Vorschriften, die es zu beachten gilt, müssen die Personal- und Rechtsteams im ersten Quartal 2021 eine Reihe von wichtigen Aufgaben erfüllen:
- Compliance-Analyse / Risikobewertung
- Schulung und Ausbildung - Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter sowohl die internen Unternehmensrichtlinien als auch die externen Bundes- und Landesgesetze kennen
- Umsetzung und Durchsetzung der Politik
- Laufende Prüfung, Prävention und Aufdeckung von Verstößen
Vermeidung von Geldbußen für Ihre I-9s
Verstöße können zwar bei jedem Aspekt eines umfangreichen Compliance-Plans vorkommen, aber es gibt ein Formular, das alle anderen übertrifft, wenn es um staatliche Geldbußen geht: Formular I-9.
Halten Sie die Kommunikationswege während der gesamten Vorbereitungszeit offen, damit sie sich willkommen und engagiert fühlen, auch schon vor ihrem ersten Tag.
Einfach ausgedrückt, muss für jeden neuen Mitarbeiter ein I-9 ausgefüllt werden, um zu überprüfen, ob er rechtmäßig in den USA arbeiten darf. Aber hier endet der "einfache" Teil. Die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen ist eine komplexe Angelegenheit.
Angesichts von mehr als 1200 Regeln und Vorschriften in Verbindung mit einer verstärkten staatlichen Kontrolle liegt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen in den nächsten zehn Jahren einem I-9-Audit unterzogen wird, bei nicht weniger als 95 %. Die I-9-Prüfungen der Einwanderungs- und Zollbehörden (ICE) sind in den letzten zwei Jahren um fast 400 % gestiegen.
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen das Formular ausfüllen, und Verstöße können für Ihr Unternehmen zu Geldbußen führen, die von Hunderten bis hin zu Zehntausenden von Dollar bei wiederholten, mehrfachen und schweren Verstößen reichen. Der Gesamtbetrag der Geldbußen für Arbeitgeber bei Verstößen gegen das I-9-Formular im Jahr 2019? 14 Millionen Dollar.
Warum ist das Formular I-9 eine solche Landmine für Geldbußen? Lassen Sie uns die Gründe aufzählen:
Häufige Fehler beim Formular I-9
- Unvollständige oder falsche Abschnitte: Fehlende Unterschriften, Daten oder Kontrollkästchen oder falsche/betrügerische/falsche Angaben
- Versäumnis, Belege vorzulegen, zu überprüfen und aufzubewahren
- Versäumnis, zu bestätigen, dass die Belege nicht abgelaufen sind (laufend)
- Versäumte Einreichungsfristen: Der Arbeitnehmerteil des Formulars I-9 muss bis zum Ende des ersten Arbeitstages ausgefüllt werden; Überprüfung und Ausfüllen durch den Arbeitgeber innerhalb von 3 Arbeitstagen
- Fehler bei der Aufbewahrung von Formularen: Ein Unternehmen muss die I-9-Formulare für einen bestimmten Zeitraum nach der Kündigung aufbewahren und sie dann entsorgen
Solche Probleme können aus einer Reihe von Gründen entstehen, z. B. durch ungeschultes Personal, das die Formulare überwacht, durch das Versäumnis, angemessene interne Prüfungen durchzuführen, um Fehltritte aufzuspüren, oder einfach durch den Versuch, die lästige Menge an Papierkram zu bewältigen.
Was ist Ihre beste Lösung für die Einhaltung der I-9-Vorschriften?
Eine wichtige Entscheidung kann all diese Probleme lösen: Die Investition in eine erstklassige Softwarelösung für das Formular I-9. Branchenführende Software (wie Tracker I-9 Compliance) verwandelt die Unmengen an schwer zu verwaltendem Papierkram in eine saubere digitale Lösung mit laufender elektronischer Verwaltung zur Sicherstellung der Compliance.
Erinnern Sie sich an die 14 Millionen Dollar an Bußgeldern für Verstöße gegen die I-9-Verordnung, die letztes Jahr verhängt wurden? Eine Gruppe von Software-Nutzern musste nie einen Cent bezahlen: Tracker I-9 Compliance ist die einzige End-to-End-Lösung mit einer perfekten 20-jährigen Erfolgsbilanz von null Geldstrafen für Kunden.
Dank der einfachen API-Integration in jede bestehende HR-Plattform, der überragenden Sicherheit und des vollständigen Audit-Schutzes ist eine Lösung wie diese eine Investition, die sich Unternehmen nicht leisten können. nicht machen.
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