Votre plan de conformité 2021 : Le formulaire I-9 est le plus à risque
Vous êtes chargé d'élaborer le plan de conformité Q1 2021 de votre entreprise ? Vous êtes sans doute plus que conscient de la définition de la "conformité d'entreprise".
Elle peut se résumer par le fait qu'une entreprise et ses employés respectent les lois, les règles et les règlements, ainsi que les normes et les lignes directrices de l'industrie. Le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes amendes, des poursuites judiciaires, voire pire.
Qu'ils travaillent sur place ou à distance, les nouveaux employés peuvent avoir des doutes ou être nerveux. Un manque de communication pendant la période de "pré-intégration" - cette période critique entre la signature de l'offre et le premier jour de travail - peut faire dérailler l'enthousiasme. En fait, 28 % des nouveaux employés démissionnent au cours des trois premiers mois. Cela s'explique en grande partie par un manque d'investissement émotionnel dans leur nouvel employeur.
Avec un grand nombre de lois et de règles à respecter, les équipes RH et juridiques ont un certain nombre de fonctions critiques à accomplir dans le cadre de leur plan de conformité pour le premier trimestre 2021 :
- Analyse de conformité / évaluation des risques
- Formation et éducation - veiller à ce que tous les employés soient au courant des politiques internes de l'entreprise et des lois fédérales et nationales externes.
- Mise en œuvre et application des politiques
- Audit permanent, prévention et détection des infractions
Éviter les amendes liées à vos I-9
Mais si les violations peuvent concerner n'importe quel aspect d'un plan de conformité volumineux, il existe un formulaire qui surpasse tous les autres lorsqu'il s'agit d'amendes imposées par le gouvernement : le formulaire I-9.
Gardez les lignes de communication ouvertes tout au long de la période de pré-embarquement, en continuant à leur faire sentir qu'ils sont les bienvenus et qu'ils sont engagés, même avant leur premier jour.
En termes simples, un formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé, afin de vérifier qu'il est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. La conformité en matière d'immigration est une affaire complexe.
Avec plus de 1200 règles et réglementations, combinées à une surveillance accrue du gouvernement, les chances d'une entreprise de faire l'objet d'un audit I-9 au cours de la prochaine décennie ne sont pas inférieures à 95 %. Les audits I-9 de l'Immigration & Customs Enforcement (ICE) ont augmenté de près de 400 % au cours des deux dernières années.
L'employeur et l'employé doivent tous deux remplir le formulaire, et les violations peuvent entraîner des amendes pour votre entreprise allant de quelques centaines à des dizaines de milliers de dollars en cas d'infractions répétées, multiples et graves. Le montant total des amendes infligées aux employeurs pour violation de l'I-9 en 2019 ? 14 millions de dollars.
Pourquoi l'I-9 est-il une telle mine d'amendes ? En voici les raisons :
Les erreurs les plus courantes du formulaire I-9
- Sections incomplètes ou incorrectes : Signatures, dates ou cases à cocher manquantes, ou informations fausses/frauduleuses/incorrectes.
- Défaut de fournir, de vérifier et de conserver les pièces justificatives
- Absence de confirmation que les pièces justificatives ne sont pas périmées (sur une base continue)
- Délais de dépôt non respectés : La partie du formulaire I-9 concernant l'employé doit être remplie avant la fin du premier jour de travail ; la vérification et le remplissage par l'employeur doivent se faire dans les 3 jours ouvrables.
- Erreurs de conservation des formulaires : Une entreprise doit conserver les formulaires I-9 pendant un certain temps après la cessation d'emploi, puis les éliminer.
De tels problèmes peuvent survenir pour un certain nombre de raisons, notamment un personnel non formé qui supervise les formulaires, l'absence d'audits internes appropriés pour détecter les faux pas en cours de route, et le simple fait d'essayer de suivre la lourdeur de la paperasserie impliquée.
Quelle est votre meilleure solution en matière de conformité I-9 ?
Une décision importante peut résoudre tous ces problèmes : Investir dans une solution logicielle d'élite pour le formulaire I-9. Les logiciels de pointe (tels que Tracker I-9 Compliance) transforment la paperasserie difficile à gérer en une solution numérique propre, avec une gestion électronique continue pour garantir la conformité.
Vous souvenez-vous des 14 millions de dollars d'amendes infligées l'année dernière pour violation de la législation I-9 ? Un groupe d'utilisateurs de logiciels n'a jamais eu à payer un centime : Tracker I-9 Compliance est la seule solution de bout en bout qui, depuis 20 ans, n'a donné lieu à aucune amende de la part des clients. zéro amende pour les clients.
Avec une intégration API facile avec n'importe quelle plateforme RH existante, une sécurité supérieure et une protection complète contre les audits, une solution comme celle-ci est un investissement que les entreprises ne peuvent pas se permettre. pas de ne pas le faire.
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