Su Plan de Cumplimiento 2021: El formulario I-9 es el que más riesgo corre
Si está encargado del proceso de creación del Plan de Cumplimiento Q1 2021 de su empresa? Sin duda conoce perfectamente la definición de "corporate compliance".
Puede resumirse en que una empresa y sus empleados cumplan las leyes, normas y reglamentos, así como las normas y directrices del sector. No hacerlo puede acarrear cuantiosas multas, demandas judiciales o algo peor.
Ya sea in situ o a distancia, los nuevos empleados pueden tener dudas o nervios. La falta de comunicación durante el periodo de "preinternado" -ese tiempo crítico entre la firma de la oferta y el primer día de trabajo- puede desbaratar el entusiasmo. De hecho, el 28% de los recién contratados abandona en los tres primeros meses. Y en gran medida puede deberse a una falta de inversión emocional en su nuevo empleador.
Con un montón de leyes y normas que cumplir, los equipos de RRHH y Jurídicos tienen una serie de funciones críticas que desempeñar de cara a su Plan de Cumplimiento del primer trimestre de 2021:
- Análisis de conformidad / evaluación de riesgos
- Formación y educación: garantizar que todos los empleados conozcan tanto las políticas internas de la empresa como las leyes federales y estatales externas.
- Aplicación y cumplimiento de las políticas
- Auditoría continua, prevención y detección de infracciones
Evitar multas por sus I-9
Pero aunque pueden producirse infracciones en cualquier aspecto de un voluminoso plan de cumplimiento, hay un formulario que supera a todos los demás en lo que se refiere a multas gubernamentales: El formulario I-9.
Mantenga abiertas las líneas de comunicación durante todo el periodo previo al embarque y siga haciéndoles sentir bienvenidos y comprometidos, incluso antes de su primer día.
En pocas palabras, hay que rellenar un formulario I-9 para cada nuevo empleado, verificando que cumplen los requisitos legales para trabajar en EE.UU. Pero ahí acaba la parte "sencilla". El cumplimiento de las normas de inmigración es un asunto complejo.
Con más de 1.200 normas y reglamentos, combinados con un mayor escrutinio gubernamental, las probabilidades de que una empresa sea objeto de una auditoría I-9 en la próxima década no son inferiores al 95%. Las auditorías I-9 del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) han aumentado casi un 400% en los dos últimos años.
Tanto el empleador como el empleado deben rellenar el formulario, y las infracciones pueden dar lugar a multas para su empresa a partir de cientos, hasta decenas de miles de dólares por infracciones repetidas, múltiples y graves. La cantidad total en multas a empleadores por violación del I-9 en 2019? 14 millones de dólares.
¿Por qué el formulario I-9 es una mina de multas? Hagamos un recuento:
Errores comunes del formulario I-9
- Secciones incompletas o incorrectas: Firmas, fechas o casillas de verificación omitidas, o información falsa/fraudulenta/incorrecta.
- Falta de presentación, verificación y conservación de los documentos justificativos
- No confirmar que los documentos justificativos no han caducado (de forma continua)
- Incumplimiento de los plazos de presentación: La sección del formulario I-9 correspondiente al empleado debe cumplimentarse antes de que finalice el primer día de trabajo; la verificación y cumplimentación por parte del empleador debe realizarse en un plazo de 3 días laborables.
- Errores en la conservación de los formularios: Una empresa debe conservar los formularios I-9 durante un determinado período de tiempo tras la finalización del contrato y, a continuación, debe deshacerse de ellos.
Los problemas de este tipo pueden surgir por varias razones, como la falta de formación del personal que supervisa los formularios, la no realización de auditorías internas adecuadas para detectar errores en el camino o, simplemente, el intento de hacer un seguimiento de la onerosa cantidad de papeleo implicado.
¿Cuál es su mejor solución para el cumplimiento del I-9?
Una decisión importante puede resolver todos estos problemas: Invertir en una solución de software de élite para el formulario I-9. El software líder del sector (como Tracker I-9 Compliance) convierte las resmas de papeleo difícil de gestionar en una solución digital limpia, con gestión electrónica continua para garantizar el cumplimiento.
¿Recuerda los 14 millones de dólares en multas por infracción del I-9 que se repartieron el año pasado? Un grupo de usuarios de software no tuvo que pagar ni un céntimo: Tracker I-9 Compliance es la única solución integral con un historial perfecto de 20 años sin multas a clientes. cero multas de clientes.
Con una fácil integración API con cualquier plataforma de RRHH existente, una seguridad superior y una completa protección contra auditorías, una solución como ésta es una inversión que las empresas no pueden permitirse no no hacer.
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