La perdurabilidad de la mentalidad de «si no está roto, no lo arregles» en lo que respecta a los sistemas contractuales no es sorprendente. La función contractual en la mayoría de las empresas sigue siendo, al menos en parte, competencia de los asesores jurídicos internos y externos. Por su formación, los abogados son conservadores con «c» minúscula y reacios al cambio.

Sin embargo, incluso el departamento jurídico más conservador reconoce que la contratación está plagada de ineficiencias, desde documentos extraviados hasta cláusulas contractuales erróneas, pasando por la gran dificultad que supone llevar un control de las obligaciones de una empresa en todo el conjunto de acuerdos.

Durante décadas, esas ineficiencias parecían insuperables, un coste fijo de hacer negocios. Ya no es así. A continuación se indican las mejoras que las empresas pueden introducir ahora en su sistema de contratos mediante la implementación de una plataforma configurable de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).

Una biblioteca inteligente de contenidos contractuales

Empecemos por lo básico. Una plataforma CLM sirve como centro neurálgico de un sistema de contratos. Se integra en todas las funciones contractuales de una empresa. Lo ideal es que la implementación incluya la digitalización y centralización de todos los contratos del sistema contractual heredado, desde sus inicios. Esto constituye el corpus contractual de la empresa.

Una solución CLM sirve como repositorio del corpus. Sin embargo, no se trata simplemente de una carpeta en un servidor. Una plataforma CLM actúa como un archivista de investigación inteligente que aprovecha el aprendizaje automático impulsado por la inteligencia artificial para analizar y examinar el corpus, lo que permite realizar búsquedas no solo por palabras, sino también por conceptos.

¿Quiere saber cuántos contratos a lo largo de los años tenían cláusulas de indemnización cruzada? Una plataforma CLM se lo puede decir. ¿Necesita plantillas de muestra para los contratos de venta que ha firmado históricamente con clientes en una jurisdicción concreta? Es muy sencillo. Su sistema de contratos nunca más sufrirá de sobrecarga de contenido o miopía. En cambio, su sistema de contratos pondrá a su alcance todo el contenido sustantivo del corpus en un formato útil y funcional.

Un flujo de trabajo de contratación eficiente y sin frustraciones.

El correo electrónico y el procesamiento de textos constituyeron grandes avances tecnológicos para el mundo empresarial, pero aún nos sorprende cómo la mayoría de los sistemas contractuales adaptaron esos avances a modos de contratación que resultaran familiares para los empresarios que redactaban contratos a mano.

¿Quién no se ha tirado de los pelos tratando de seguir el rastro de las «versiones» cada vez más numerosas de un borrador de contrato con marcas en rojo que se envía de un lado a otro por correo electrónico? ¿Quién, si aún le queda pelo, no ha contenido las lágrimas de frustración al revisar la versión «final y completamente ejecutada» de un acuerdo, al descubrir que se ha copiado y pegado texto de una plantilla que hace referencia al cliente equivocado, o que los párrafos están mal numerados, lo que hace que las referencias cruzadas internas sean ambiguas? Los sistemas de contratos han librado una batalla perdida contra estos problemas durante décadas.

Con una plataforma CLM completa y configurable, su empresa podrá finalmente optimizar el proceso de elaboración, negociación y ejecución de contratos. Una solución CLM simplifica la elaboración de contratos al integrar el proceso de redacción y montaje de documentos a partir de una plantilla con contenido aprobado. De hecho, es su manual legal completo de cláusulas de reserva aceptables.

Además, una solución CLM proporciona a las partes interesadas relevantes acceso a una única plataforma de negociación. Realiza un seguimiento de los cambios en un formato inteligente y fácil de seguir. Ayuda a revisar errores e incoherencias. Recopila firmas electrónicas, distribuye la versión final ejecutada a las partes e incorpora el nuevo acuerdo al corpus archivado. En resumen, es el sistema de contratos con el que siempre ha soñado. Sin tirarse de los pelos. Sin lágrimas.

Un supervisor de contratos constante y diligente.

Un reto particular de los sistemas contractuales heredados es la tarea de mantenerse al día con los contratos actuales para garantizar el cumplimiento y el rendimiento, y examinar los nuevos contratos para evitar crear tensiones con las obligaciones existentes. Los riesgos de no hacer bien este trabajo se extienden a todas las facetas de una empresa.

Por ejemplo, sin una comunicación clara y una gestión activa, las promesas hechas a los clientes por un equipo de ventas agresivo pueden causar estragos en el departamento de compras a la hora de gestionar las relaciones con los proveedores. Su departamento financiero debe vigilar de cerca el impacto que el lenguaje contractual puede tener en el momento del reconocimiento de ingresos a efectos de la declaración de impuestos y la presentación de informes reglamentarios.

Sus departamentos operativos y jurídicos deben defenderse contra el peligro siempre presente de incumplir un plazo para presentar una reclamación o enviar una notificación crítica a una contraparte morosa. Podríamos seguir enumerando ejemplos, pero basta con decir que, si un sistema contractual no supervisa eficazmente el rendimiento y el cumplimiento, las consecuencias pueden causar un daño duradero a una empresa.

Afortunadamente, hoy en día se puede configurar una plataforma CLM como ContractRoom para mitigar este riesgo. Por citar solo algunos ejemplos, se puede configurar una solución CLM para:

• Mantenga a sus directivos al día sobre los hitos de rendimiento y las métricas de cumplimiento.
• Realice un seguimiento e informe sobre los plazos de entrega para ayudar a sus equipos a coordinar sus esfuerzos.
• Configurar alertas para cuando una contraparte parezca haber incumplido una disposición clave; y
• Supervisar el grado de cumplimiento de las tareas contractuales por parte de cada miembro del equipo.

En resumen, cuando su sistema de contratos se integra en una plataforma CLM, pasa de ser una recopilación pasiva de documentos y prácticas a convertirse en un participante activo, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que garantiza que su empresa y sus contrapartes cumplan sus compromisos mutuos.